Et selskab klagede til ombudsmanden over, at Skatteankestyrelsen havde afvist at behandle selskabets klage over en afgørelse fra Skattestyrelsen, fordi klagen var modtaget efter klagefristens udløb.
Afgørelsen var sendt samme dag til både selskabet med fysisk post og til partsrepræsentanten med fysisk og elektronisk post. Der var vedlagt vejledning om klagefristen på tre måneder fra modtagelsen af afgørelsen.
Partsrepræsentanten modtog afgørelsen, den dag afgørelsen blev sendt, mens selskabet efter det oplyste først modtog afgørelsen 7 dage senere.
Afgørelsen var i alle versioner stilet til selskabet. Ved fremsendelsen af afgørelsen til partsrepræsentanten var det anført, at der var tale om fremsendelse af en kopi, og den danske version af den fysisk fremsendte afgørelse til partsrepræsentanten var forsynet med vandmærket ”kopi”.
Ombudsmanden udtalte, at når en part er repræsenteret af en anden, regnes klagefristen efter praksis fra det tidspunkt, hvor partsrepræsentanten modtog myndighedens afgørelse. På den baggrund fandt ombudsmanden ikke grundlag for at tilsidesætte Skatteankestyrelsens vurdering af, at klagen var indgivet efter udløb af klagefristen på 3 måneder, idet selskabets partsrepræsentant havde modtaget Skattestyrelsens afgørelse den 27. maj 2024, og klagen først blev modtaget i Skatteankestyrelsen den 3. september 2024.
Ombudsmanden har tidligere udtalt, at en fremgangsmåde, hvor myndighedens afgørelse stiles direkte til parten og alene sendes til repræsentanten i kopi, kan medføre usikkerhed om, hvem der skal gøre partsbeføjelser gældende, hvilket vil kunne føre til tab af partsbeføjelse i sager, hvor der er fastsat frister, der løber fra modtagelsen af myndighedens meddelelse. I situationer, hvor afgørelsen stiles til partsrepræsentanten – og der sendes kopi til parten – bør det endvidere for at undgå misforståelser fremgå, at der blot er tale om en kopi til orientering.
Uanset at der i sagen var en professionel partsrepræsentant, var den fremgangsmåde, som Skattestyrelsen havde anvendt ved meddelelse af afgørelsen, efter ombudsmandens opfattelse egnet til at skabe tvivl om, hvilket tidspunkt klagefristen løb fra, og hvornår klagefristen derfor udløb. Dette blev understøttet af, at klagen blev modtaget inden for den klagefrist, der kunne udledes af den version af Skattestyrelsens afgørelse, som blev sendt til selskabet. På den baggrund, og da der var tale om en momssag, hvori der ikke forelå modstående hensyn til andre private parter, var det samlet set ombudsmandens opfattelse, at der forelå sådanne særlige omstændigheder, at der burde ses bort fra selskabets overskridelse af klagefristen.
Ombudsmanden henstillede på den baggrund, at Skatteankestyrelsen genoptog behandlingen af selskabets klagesag.
(Sag nr. 25/02183)