En undersøgelse af Skatteforvaltningens udvikling af it-systemet SMV-løsningen gav ombudsmanden anledning til generelle overvejelser om myndigheders udvikling af it-systemer, herunder automatiserede it-systemer.
SMV-løsningen skulle understøtte en EU-ordning om momsfritagelse af små virksomheder fra både Danmark og andre EU-lande. Sagsskridtene var i meget vidt omfang automatiserede og blev foretaget på baggrund af oplysninger indgivet af den enkelte virksomhed.
Ombudsmanden udtalte bl.a., at når en myndighed udvikler en sådan digital selvbetjeningsløsning, må myndigheden være meget omhyggelig med at overveje, hvilke oplysninger fra brugerne der er nødvendige i forhold til de mulige sagsskridt. Det kan også omfatte sagsskridt, som skal understøttes i samspil med andre it-systemer mv. eller – som i det foreliggende tilfælde – foretages af andre landes myndigheder.
Myndighedens overvejelser har ikke mindst væsentlig betydning ved automatisering, og overvejelserne må omfatte bl.a. udformningen af selvbetjeningsløsningen og dens brugerflade.
Som led i sikringen af, at regelgrundlaget understøtter automatisering, kan myndighederne – som det også var gjort ved udviklingen af SMV-løsningen – med fordel have fokus på fra start at etablere et samarbejde mellem de myndigheder, der er ansvarlige for it-udviklingen henholdsvis for regelgrundlaget, herunder udarbejdelsen af nye regler mv. Det gjaldt efter ombudsmandens opfattelse som udgangspunkt tilsvarende i forhold til f.eks. et samarbejde med EU-myndigheder.
Ombudsmanden udtalte også, at myndighederne bør have fokus på at understøtte et hensigtsmæssigt tværfagligt samarbejde under it-udviklingen, bl.a. mellem jurister og it-faglige. Herunder kan en myndighed være opmærksom på fælles forståelser af f.eks. de relevante sagsgange samt juridiske udfordringer og løsninger mv.
Om opfølgningen på implementeringen af et it-system udtalte ombudsmanden bl.a., at en opfølgning med fordel kan omfatte en opsamling af erfaringer og læring, som udviklingsforløbet har givet anledning til.
(Sag nr. 23/00292)