Partsrepræsentation

1. Oversigt

Bestemmelsen om partsrepræsentation findes i forvaltningslovens § 8. Bestemmelsen gælder kun i afgørelsessager, men er udtryk for et almindeligt princip om, at den, der kommer i forbindelse med den offentlige forvaltning, i almindelighed kan vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Retten til at lade sig repræsentere eller bistå behandles i afsnit 2.

Myndigheden er forpligtet til at korrespondere med partsrepræsentanten og er som udgangspunkt også berettiget til kun at korrespondere med repræsentanten. De nærmere regler om dette behandles i afsnit 3.

Det kan være nødvendigt, at parten medvirker personligt under sagen, selv om der er en repræsentant. Mulighederne for at kræve, at parten medvirker personligt, beskrives i afsnit 4.

I få tilfælde kan parten nægtes adgang til at lade sig repræsentere eller bistå. Hvornår det gælder, behandles i afsnit 5.

2. Retten til at lade sig repræsentere eller bistå af andre

Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Det følger af forvaltningslovens § 8, stk. 1, 1. pkt.

Overblik #3 om partsbegrebet

Bestemmelsen udtrykker et grundlæggende princip om, at parten har ret til selv at vælge, om og i givet fald hvordan han eller hun ønsker at lade sig repræsentere eller bistå over for forvaltningen.

Myndigheden må ikke uberettiget begrænse eller besværliggøre partens adgang til at vælge en repræsentant eller omvendt pålægge parten at lade sig repræsentere af en anden. Se afsnit 5 om undtagelser fra retten til at lade sig repræsentere eller bistå af andre.

En myndighed skal i nødvendigt omfang yde vejledning og bistand til personer, der henvender sig om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Det følger af forvaltningslovens § 7, stk. 1. Myndigheden må derfor efter omstændighederne også af egen drift vejlede parten om muligheden for at vælge en repræsentant eller bisidder.

Overblik #5 om vejledning

Forvaltningslovens bestemmelse om partsrepræsentation gælder kun i sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed (afgørelsessager).

Overblik #4 om afgørelsesbegrebet

Men bestemmelsen er udtryk for et almindeligt princip om, at borgere i almindelighed kan vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre, når de er i kontakt med den offentlige forvaltning. Det gælder, medmindre væsentlige modhensyn kan anføres til støtte for at begrænse denne ret, eller andet følger af lovgivningen på det pågældende område eller af forholdets natur.

Principper svarende til forvaltningslovens § 8 om retten til repræsentation og bistand gælder derfor også, når en myndighed udøver faktisk forvaltningsvirksomhed (f.eks. undervisning, pleje og sygehusbehandling).

Tilsvarende vil en offentligt ansat, som myndigheden indkalder til en tjenstlig samtale hos ledelsen, kunne vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Det gælder, uanset om samtalen må forventes at udmønte sig i en tjenstlig sanktion, der har karakter af afgørelsessag.

Parten bærer selv omkostningerne til sin repræsentant eller bisidder, medmindre myndigheden har særlig hjemmel eller pligt til at dække udgifterne.

Retten til at lade sig repræsentere eller bistå gælder også, når sagsbehandlingen foregår digitalt. Myndighederne skal derfor sikre sig, at retten til partsrepræsentation ikke begrænses, når myndighederne udvikler eller anvender digitale selvbetjeningsløsninger og andre it-systemer.

Overblik #12 om partsrettigheder og offentlige it-systemer

Overblik #13 om forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer

Visse steder i lovgivningen er der fastsat særlige regler om adgang til bisiddere, rådgivere eller bistandsværger. Det fremgår f.eks. af tjenestemandslovens § 21, stk. 1, at en tjenestemand er berettiget til at møde med en bisidder til tjenstlige forhør.

2.1. Partsrepræsentant eller bisidder

Hvis en part lader sig repræsentere af en anden, har det som udgangspunkt den virkning, at repræsentanten opnår de rettigheder, der efter forvaltningsloven tilkommer parten. Det betyder bl.a., at henvendelser fra myndigheden om sagens behandling, herunder afgørelsen i sagen, normalt sendes til partsrepræsentanten. Se afsnit 3 om, hvem myndigheden skal kommunikere med, hvis der er en repræsentant.

En part kan lade sig repræsentere under hele sagens behandling, men kan også vælge kun at lade sig repræsentere under en del af sagens behandling eller kun at lade sig bistå under møder med myndigheden.

En bisidder kan deltage i møder sammen med parten, men bisidderen opnår ikke uden videre de beføjelser, som efter forvaltningsretten tilkommer parten. Myndigheden må derfor kun inddrage bisidderen i sagsbehandlingen, i det omfang det er aftalt med parten.

2.2. Hvem kan repræsentere eller bistå andre?

Der er ikke fastsat regler om, hvem der kan repræsentere eller bistå en part. Parten kan således lade sig repræsentere eller bistå af sagkyndige (f.eks. en advokat, revisor eller en interesseorganisation) eller af andre (f.eks. en ægtefælle eller samlever, et familiemedlem eller en bekendt).

En partsrepræsentant kan i visse tilfælde pådrage sig straf- og erstatningsansvar, og det vil derfor normalt kunne kræves, at partens repræsentant er myndig. Et sådant krav gælder som regel ikke for personer, der blot bistår parten.

Der kan være regler i særlovgivningen, som begrænser adgangen til at være repræsentant eller bisidder for en part. Det følger f.eks. af barnets lov, § 6, stk. 4, at en bisidder for et barn eller en ung skal være fyldt 15 år.

2.3. Dokumentation for repræsentationsforholdet

Parten afgør, hvornår og i hvilket omfang han eller hun ønsker at lade sig repræsentere, men det er myndighedens ansvar at sikre, at den ikke korresponderer med en partsrepræsentant, uden at der foreligger den nødvendige bemyndigelse fra parten. Er myndigheden i tvivl om omfanget af bemyndigelsen, må den – bl.a. for ikke at overtræde sin tavshedspligt – tage initiativ til at få spørgsmålet afklaret, f.eks. ved at indhente dokumentation for omfanget af repræsentationsforholdet.

Det er således myndigheden, der afgør, om repræsentanten skal fremlægge en skriftlig fuldmagt eller på anden måde godtgøre, at den pågældende kan optræde som partsrepræsentant.

Der er i almindelighed ikke grund til at forlange dokumentation for repræsentationsforholdet fra advokater eller medlemmer af en stand, der inden for det pågældende forvaltningsområde typisk optræder som partsrepræsentant, f.eks. godkendte revisorer i skattesager eller landinspektører i udstykningssager.

Omvendt må der i almindelighed indhentes dokumentation fra fagforeninger, andre foreninger, tillidsmænd, læger og tandlæger mv. Der kan således ikke opstilles en generel formodning om, at f.eks. en fagforening er partsrepræsentant for sine medlemmer. Myndigheden må undersøge, om fagforeningen kan repræsentere sit medlem.

Der vil desuden generelt være grund til at forlange dokumentation for repræsentationsforholdet, hvis det er særligt begrundet i sagens karakter eller omstændighederne i øvrigt.

Det kan f.eks. være tilfældet, hvor sagsbehandlingen vil kunne påføre parten økonomiske omkostninger eller i øvrigt få afgørende betydning for partens personlige forhold. Navnlig vil der kunne være grund til at forlange dokumentation for repræsentationsforholdet i de tilfælde, hvor myndigheden ikke i forvejen er eller i løbet af sagsbehandlingen kommer i kontakt med parten selv eller på anden måde kan konstatere, at parten er indforstået med, at sagen er under behandling.

Myndigheden skal notere oplysningerne om partsrepræsentationen og journalisere dem på sagen sammen med eventuel dokumentation for repræsentationsforholdet.

Overblik #2 om notatpligt

Overblik #7 om journalisering

3. Hvem skal myndigheden kommunikere med, hvis der er en partsrepræsentant?

Har en part under hele sagen været repræsenteret af en anden, bør henvendelser fra myndigheden om sagens behandling og om sagens afgørelse normalt ske til den pågældende repræsentant.

Hvis der foreligger en egentlig partsrepræsentation, vil myndigheden være forpligtet til at korrespondere med partsrepræsentanten. Samtidig vil myndigheden være berettiget til udelukkende at korrespondere med partsrepræsentanten, herunder at meddele afgørelsen i sagen til partsrepræsentanten med bindende virkning for parten. Det indebærer bl.a., at eventuelle klage- eller indbringelsesfrister regnes, fra partsrepræsentanten modtager afgørelsen.

Når det findes hensigtsmæssigt, er myndighederne som udgangspunkt berettiget til som service over for parten at sende en kopi af den endelige afgørelse i sagen til parten selv også, herunder eventuelt kopi af den øvrige brevveksling under sagen. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis der er fastsat særlige klagefrister eller en frist for at indbringe afgørelsen for domstolene. Partsrepræsentanten kan normalt ikke kræve, at myndigheden undlader at sende kopi af afgørelsen eller brevvekslingen i sagen til parten.

Hvis myndigheden vælger at korrespondere både med parten selv og partsrepræsentanten (eller hvor der alene er tale om en bisidder), bør myndigheden korrespondere med begge parter under hele sagens forløb.

Fremsætter en part anmodning om, at henvendelser fra myndigheden også eller i stedet rettes til parten selv, bør myndigheden efterkomme anmodningen. En part kan også frabede sig direkte henvendelse fra myndigheden, således at korrespondancen alene sker med repræsentanten.

Har parten kun været repræsenteret eller bistået under en del af sagen, skal underretning gives til parten selv.

4. Partens personlige medvirken har betydning for sagens afgørelse

En myndighed kan kræve, at parten – selv om han eller hun i øvrigt har en repræsentant – medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse. Det følger af forvaltningslovens § 8, stk. 1, 2. pkt.

Retten til partsrepræsentation gælder derfor ikke i situationer, hvor det i lovgivningen er bestemt, at en part skal medvirke personligt ved sagens behandling, eller partens personlige medvirken på grund af sagens karakter i øvrigt er af betydning, herunder af bevismæssige grunde. Det vil f.eks. være tilfældet ved udstedelse af lægeerklæringer eller pas, eller når der skal afgives en personlig erklæring til en offentlig myndighed.

Hvis det er nødvendigt, at en part medvirker personligt, er der i almindelighed ikke noget til hinder for, at parten kan lade sig bistå af andre, f.eks. have en bisidder. Om undtagelser fra adgangen til at lade sig repræsentere eller bistå af andre, se afsnit 5.

5. Undtagelser fra adgangen til at lade sig repræsentere eller bistå af andre

Partens adgang til at lade sig repræsentere eller bistå gælder ikke, hvis partens interesse heri findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Det følger af forvaltningslovens § 8, stk. 2.

Der kan kun i ganske særlige tilfælde nægtes en part adgang til at lade sig repræsentere eller bistå. Det kræves således, at modhensynene er forholdsvis tungtvejende. Se f.eks. FOB 2024-7, hvor den omstændighed, at partsrepræsentanten for en forurettet, der søgte aktindsigt i en afsluttet straffesag efter retsplejelovens § 41 d, var journalist, eller at anmodningen om aktindsigt havde et journalistisk sigte, ikke i sig selv kunne føre til, at repræsentation kunne afskæres eller begrænses.

Undtagelsesbestemmelsen indebærer, at myndigheden i hvert enkelt tilfælde må foretage en konkret afvejning af på den ene side partens interesse i at få bistand og på den anden side de hensyn, der taler for at afskære partens adgang til at lade sig repræsentere eller bistå.

Bestemmelsen vil f.eks. kunne anvendes i tilfælde, hvor parten under et møde med myndigheden ønsker sig bistået af flere personer, og myndigheden, af hensyn til sagsbehandlingen, ro og orden eller af hensyn til andre parter finder, at det er nødvendigt at begrænse antallet af bisiddere eller helt at udelukke andre end parterne selv fra at deltage i mødet.

Undtagelsesbestemmelsen vil også kunne anvendes i tilfælde, hvor parten ønsker at skifte repræsentant, og sagen derfor må udsættes, med den konsekvens at en lovbestemt frist for sagens afgørelse bliver overskredet. Hvis udsættelsen i øvrigt findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse, kan myndigheden også undlade at efterkomme partens ønske om at lade sig repræsentere eller bistå under sagen.

Hvis repræsentanten eller den ønskede bisidder er ganske uegnet til at varetage partens interesser eller måske direkte vil kunne skade parten, kan bestemmelsen i særlige tilfælde tænkes anvendt også af hensyn til parten selv.

Denne undtagelsesmulighed over for en uegnet partrepræsentant betyder også, at myndigheden – i tilfælde, hvor en adgang til at nægte partsrepræsentation ikke anvendes – ikke uden videre vil kunne lade det få andre konsekvenser til skade for parten i den underliggende sag, hvis partsrepræsentanten efter myndighedens opfattelse skader partens interesser.

Partens adgang til at lade sig repræsentere eller bistå gælder heller ikke, hvis andet er fastsat ved lov. Det følger af forvaltningslovens § 8, stk. 2. Der skal dog være sikkert holdepunkt for at antage, at adgangen til repræsentation er blevet indsnævret ved regler i anden lovgivning. 

6. Typiske fejl

Den, der er part i en sag, har ret til at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Det sikrer, at parten kan varetage sine interesser under sagen.

Typiske fejl i forbindelse med repræsentation:

• Myndigheden er ikke tilstrækkelig præcis, når den vejleder om muligheden for at lade sig repræsentere eller bistå. En upræcis formulering kan blive opfattet, som at myndigheden stiller krav om partsrepræsentation, eller at den modsat begrænser eller besværliggør partens adgang til at lade sig repræsentere eller bistå.
• Myndigheden undersøger ikke omfanget af partsrepræsentationen, selv om der er tvivl om det.
• Myndigheden kommunikerer uberettiget om sagen med en, som ikke repræsenterer parten. Det indebærer bl.a. en risiko for, at reglerne om tavshedspligt overtrædes.
• Myndigheden begrænser eller afskærer partens adgang til at lade sig repræsentere eller bistå uden at have foretaget en konkret vurdering af, om der foreligger tilstrækkelig tungtvejende hensyn, som kan danne grundlag for en sådan begrænsning.
• Myndigheden får ikke indtænkt reglerne om partsrepræsentation, når den udvikler nye it-systemer, f.eks. digitale selvbetjeningsløsninger.

7. Konsekvenser, hvis reglerne om partsrepræsentation ikke overholdes

Hvis en part uberettiget er blevet nægtet adgang til at lade sig repræsentere eller bistå, vil det efter omstændighederne kunne medføre, at afgørelsen bliver ugyldig, hvis en sådan bistand ville have været af væsentlig betydning for varetagelsen af partens interesse eller sagens oplysning.

Manglende underretning om en sags afgørelse til partsrepræsentanten, f.eks. fordi myndigheden overser, at parten i sagen har en repræsentant, vil i almindelighed medføre, at eventuelle klage-, indbringelses- og ansøgningsfrister suspenderes, indtil afgørelsen meddeles repræsentanten.

En myndighed må ikke uberettiget videregive fortrolige oplysninger om en sag til andre end den, oplysningerne angår. Hvis myndigheden retter henvendelse til andre end parten i en sag uden at undersøge, om der eksisterer et repræsentationsforhold, er der risiko for, at myndigheden uberettiget videregiver fortrolige oplysninger om parten. Det vil kunne medføre en overtrædelse af reglerne om tavshedspligt. Se FOB 2008.303 (omtalt i indledningen).

Desuden vil eksempelvis en myndigheds fremsendelse af et høringsbrev til en anden end parten, uden at myndigheden sikrer, at der eksisterer et repræsentationsforhold, indebære en risiko for, at pligten til at partshøre ikke bliver overholdt.