1. Særlige ansøgningsskemaer mv.
Ofte rejses spørgsmålet, om danske forvaltningsmyndigheder generelt kan opstille begrænsninger for borgernes anvendelse af AI ved kontakt til myndighederne – f.eks. ved at kræve anvendelse af særlige ansøgningsskemaer mv., der bl.a. kan indeholde begrænsninger i antallet af tegn.
På nogle områder findes der – uden at dette har baggrund i spørgsmål om brug af AI – særlige regler om, at henvendelse til en myndighed skal ske via særlige it-løsninger, ansøgningsskemaer mv., og evt. også at der skal betales et gebyr for at indgive en ansøgning eller at klage.
En myndighed kan imidlertid ikke uden en særlig hjemmel kræve, at henvendelser til myndigheden generelt kun sker via særlige it-løsninger, ansøgningsskemaer mv. En myndighed kan dog stille ansøgningsskemaer mv. til rådighed og opfordre til, at henvendelser sker via disse, hvis det er hensigtsmæssigt.
Overblik #13 om generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer – pkt. 3 om rammerne for digital kommunikation med borgere
2. Vejledning og dialog
En myndighed skal i nødvendigt omfang yde vejledning og bistand til borgere, der henvender sig om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Formålet med myndighedernes vejledningspligt er at imødekomme borgernes informationsbehov og undgå, at borgerne på grund af fejl, uvidenhed eller misforståelser udsættes for retstab.
Myndigheder kan vælge at yde generel vejledning – f.eks. på en hjemmeside – om hvordan henvendelser til myndigheden mest hensigtsmæssigt udformes, herunder hvis man som borger ønsker at bruge AI til at udarbejde henvendelsen.
Myndigheden kan f.eks. opfordre til, at borgeren forholder sig kritisk til indhold, der er udarbejdet ved brug af AI, og tager stilling til, om hele det AI-genererede indhold er korrekt og relevant for den henvendelse, som borgeren ønsker at sende til myndigheden.
Myndigheden kan også anføre, at omfattende eller uklare henvendelser vil kunne lede til forlænget sagsbehandlingstid, og myndigheden vil kunne gøre opmærksom på, at brugen af AI indebærer en risiko for, at egne og andres personoplysninger kan blive delt utilsigtet på grund af AI-værktøjernes indretning og funktion. Læs nærmere f.eks. i artiklen Flere klager til Datatilsynet udarbejdes med AI-værktøjer på Datatilsynets hjemmeside.
Ved modtagelse af en uklar eller omfattende henvendelse vil myndigheden derudover ofte med fordel kunne kontakte borgeren – enten telefonisk eller skriftligt – for at afklare, hvad henvendelsens sigte eller centrale temaer er, og om nogle klagepunkter eventuelt ikke er relevante.
Vejledningen skal i øvrigt ligge inden for de almindelige rammer for vejledningspligten.
Overblik #5 om vejledning
3. Sagsoplysning (officialprincippet)
Spørgsmålet om, hvor langt myndighederne skal gå for at oplyse og undersøge en sag, opstår ofte i praksis.
Der kan ikke i almindelighed opstilles mere præcise regler for, hvilke oplysninger og undersøgelser der er nødvendige i en sag. Men en sag skal oplyses og undersøges så langt, som det er nødvendigt i det enkelte tilfælde for at træffe en materielt lovlig og rigtig afgørelse. Det er først og fremmest det retsgrundlag, der er relevant og anvendes i en konkret sag, som styrer sagsoplysningen.
Det er således myndighedens ansvar at tage stilling til, hvad der er nødvendigt at undersøge i den enkelte sag.
Generelt kan det anføres, at der naturligvis ikke skal gennemføres undersøgelser mv., som ikke er relevante for afgørelsen. Det gælder normalt også, selv om der er tale om forhold, der er anført i en henvendelse til myndigheden.
Sagsoplysningen skal i øvrigt ligge inden for de almindelige rammer for officialprincippet.
Overblik #8 om officialprincippet
4. Begrundelse
En begrundelse i en afgørelse skal fremtræde som en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det indhold, den har.
En begrundelse skal i en vis udstrækning også tage stilling til partsanbringender. Det gælder ikke kun, når partens anbringender angår kriterier, som myndigheden selv har inddraget i afgørelsen – det gælder også andre partsanbringender, som ikke umiddelbart kan afvises som uvæsentlige eller irrelevante for afgørelsen.
Heri ligger imidlertid tillige, at myndigheden ikke har pligt til i begrundelsen at komme ind på alle partens anbringender eller synspunkter. Ved vurderingen af, om et anbringende skal nævnes i begrundelsen, skal der – ud over anbringendets væsentlighed og relevans – tages hensyn til bl.a., hvor indgribende afgørelsen er for parten.
For så vidt angår anbringender, som af myndigheden anses for uvæsentlige eller irrelevante, men som parten selv lægger stor vægt på, vil det efter omstændighederne være rigtigst i begrundelsen kortfattet at angive, at de pågældende anbringender ikke er tillagt betydning. Så kan parten konstatere, at myndigheden har været opmærksom på dem. Det kan bl.a. være relevant ved omfattende og uklare henvendelser.
Begrundelsen skal i øvrigt ligge inden for de almindelige rammer for begrundelsespligten.
Overblik #10 om begrundelse
5. Begrænsning af kontakt med borgeren
Det kan forekomme, at borgere gør brug af AI til i et meget stort omfang at generere omfattende henvendelser til en myndighed.
Myndighederne må generelt gøre en meget betydelig indsats for at opretholde en god dialog og kontakt med borgerne. Men hvis en borger – f.eks. ved omfanget og antallet af sine henvendelser til en myndighed – har udsat myndigheden for åbenbart formålsløse opgaver eller urimeligt pres i en sådan grad, at myndigheden bliver væsentligt belastet, kan myndigheden inden for visse snævre rammer beslutte at begrænse eller afskære kontakten med borgeren. En begrænsning skal være saglig og proportional, ligesom indgrebet som udgangspunkt skal være tidsbegrænset, og beslutningen bør meddeles skriftligt.
Begrænsninger i kontakten med borgeren skal i øvrigt ligge inden for de almindelige rammer.
Overblik #18 om myndigheders mulighed for at begrænse kontakten med den enkelte borger