Langeland Kommunes brug af en funktion i det it-system, som kommunens medarbejdere anvender til at behandle sager om udsatte børn og unge, har betydet, at der kan være oplysninger i systemet om aktiviteter og sagsskridt i sagsjournalerne, som ikke er retvisende.
Det viser en undersøgelse, som ombudsmanden af egen drift satte i værk, da han i forbindelse med en konkret klagesag og medieomtale blev opmærksom på mulige problemer ved Langeland Kommunes anvendelse af it-systemet.
Konkret handler det om kommunens håndtering af såkaldte automatisk genererede aktiviteter i it-systemet ”Digitalisering – Udsatte Børn og Unge” (DUBU), der er indkøbt af KOMBIT (kommunernes it-fællesskab) og anvendes af de fleste af landets kommuner.
Automatisk genererede aktiviteter i it-systemet har til formål at medvirke til, at sagsbehandlingen er i overensstemmelse med kravene i lovgivningen og overholder god forvaltningsskik i sager om udsatte børn og unge mv. Kommunens anvendelse af den automatiske funktionalitet har imidlertid betydet, at der i børnene og de unges journaler kan være oplysninger vedrørende aktiviteter, som ikke er retvisende, f.eks. fordi en aktivitet er registreret som udført på en forkert dato.
”Det er klart uhensigtsmæssigt, at kommunen har brugt it-systemet på en måde, der kan skabe tvivl om rigtigheden af oplysningerne i borgernes journaler. En myndighed har pligt til at sikre, at oplysninger i sagsjournaler er dækkende og korrekte og giver et retvisende billede af, hvad der er sket i sagen. Både af hensyn til borgernes retssikkerhed og for at sikre muligheden for tilsyn og kontrol med myndighedens arbejde. Ved at sikre bevis og tydelighed om, hvad der er foregået i en sag, kan myndigheden samtidig medvirke til, at der skabes et tillidsfuldt forhold mellem borgerne og forvaltningen”, siger Folketingets Ombudsmand, Christian Britten Lundblad.
Langeland Kommune har over for ombudsmanden oplyst om sin oplæring og løbende uddannelse af medarbejdere, der benytter it-systemet. Efter kommunens opfattelse er der ikke udfordringer for medarbejderne med at konstatere, hvilke aktiviteter der er udført i en sag.
Ombudsmanden konstaterer, at Langeland Kommune har taget kontakt til KOMBIT for at få lavet systemtilpasninger med henblik på at sikre bl.a. retvisende registreringer – og at kommunen, i tiden indtil sådanne tilpasninger måtte blive foretaget, har indført kompenserende tiltag, bl.a. forklarende notater og en øget vejledningsindsats i relevante sammenhænge, f.eks. over for borgere i forbindelse med aktindsigt i sager, der er behandlet i it-systemet.
På den baggrund foretager ombudsmanden sig ikke mere i sagen.
Læs hele ombudsmandens udtalelse til Langeland Kommune
Yderligere oplysninger:
Folketingets Ombudsmand, Christian Britten Lundblad, tlf. 22 65 91 03
Områdechef Louise Christophersen, tlf. 33 13 25 12