Når ombudsmanden indleder en egentlig ombudsmandsundersøgelse, sender han som oftest en høring med konkrete spørgsmål til myndigheden og beder om sagens akter. Som regel får klageren mulighed for at kommentere myndighedens svar.
Der kan være flere såkaldte høringsrunder, inden ombudsmanden skriver sin endelige udtalelse.
Ombudsmanden er nu gået ind i sagen og har indledt en egentlig ombudsmandsundersøgelse. Han bestemmer dog selv, om han vil undersøge alle borgerens klagepunkter.
Ingen afhøringer eller ransagninger
Ombudsmanden behandler sager på et skriftligt grundlag og bygger derfor sine udtalelser på sagens akter, myndighedens udtalelser og borgerens bemærkninger.
Derimod foretager ombudsmanden ikke afhøringer som domstolene eller ransagninger som politiet. Vi må derfor se på de oplysninger, som myndighed og borger giver.
Myndighederne har pligt til at give ombudsmanden de oplysninger og dokumenter, som han beder om, og myndigheden har pligt til at fortælle sandheden. Myndighederne har også pligt til at komme med en udtalelse til ombudsmanden, hvis han beder om det. Det følger af ombudsmandslovens § 19.
Kritik og henstilling
Hvis ombudsmanden mener, at myndigheden har begået fejl, kan han kritisere og eventuelt også henstille, at myndigheden behandler sagen igen og træffer en ny afgørelse.
Ombudsmanden kan ikke kræve, at myndighederne følger en henstilling – det gør de dog i praksis altid.