overblik #6
Det kan være krævende at være part i en sag hos en offentlig myndighed. Sagen kan have store personlige eller økonomiske konsekvenser for parten, og parten kan have behov for bistand fra andre for at kunne varetage sine interesser under sagen.
En part i en sag hos en offentlig myndighed har derfor i almindelighed ret til at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Det kan ske, ved at en repræsentant træder i partens sted og som udgangspunkt overtager partens beføjelser i forhold til myndigheden, eller ved at parten deltager i f.eks. et møde med myndigheden sammen med en anden (en bisidder).
Hvis reglerne om partsrepræsentation ikke bliver fulgt, kan det betyde, at parten ikke fuldt ud kan varetage sine interesser. Omvendt vil en myndighed uberettiget kunne komme til at videregive fortrolige oplysninger om en part – og derved bl.a. overtræde reglerne om tavshedspligt – hvis den retter henvendelse til andre end parten i en sag uden at undersøge, om der eksisterer et repræsentationsforhold.
27. marts 2024
Overblikkets afsnit 5 om undtagelser fra adgangen til at lade sig repræsentere eller bistå af andre er opdateret med ny ombudsmandspraksis (FOB 2024-7).
Søgning efter ny praksis mv. med henblik på eventuel opdatering er senest foretaget 28. februar 2024.
SKAT offentliggjorde nogle retningslinjer, som indeholdt en formodning om, at den skattepligtige – hvis et nyt sagsforløb begyndte på SKATs initiativ – fortsat havde den samme professionelle partsrepræsentant som ved den seneste kontakt med SKAT.
SKAT havde opregnet nogle udtrykkelige tilfælde, hvor formodningen ikke gjaldt, fordi der generelt betragtet i disse tilfælde kunne være usikkerhed om, hvorvidt repræsentationsforholdet fortsat bestod.
Ombudsmanden var enig med SKAT i, at selve oplysningen om, at der var påbegyndt en sag hos SKAT, var en tavshedsbelagt oplysning.
Til trods for de opregnede undtagelsestilfælde kunne det efter ombudsmandens opfattelse ikke udelukkes, at SKAT på grund af formodningen kom til at rette henvendelse til en tidligere repræsentant, som ikke længere repræsenterede den skattepligtige. Det indebar efter ombudsmandens opfattelse en risiko for, at SKAT i nogle tilfælde ville overtræde forvaltningslovens regler om partsrepræsentation, reglerne om tavshedspligt og videregivelse af oplysninger til andre private og bestemmelserne om behandling af personoplysninger i den tidligere gældende persondatalov.
Ombudsmanden henstillede på den baggrund, at SKAT ændrede sine retningslinjer.
Bestemmelsen om partsrepræsentation findes i forvaltningslovens § 8. Bestemmelsen gælder kun i afgørelsessager, men er udtryk for et almindeligt princip om, at den, der kommer i forbindelse med den offentlige forvaltning, i almindelighed kan vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Retten til at lade sig repræsentere eller bistå behandles i afsnit 2.
Myndigheden er forpligtet til at korrespondere med partsrepræsentanten og er som udgangspunkt også berettiget til kun at korrespondere med repræsentanten. De nærmere regler herom behandles i afsnit 3.
Det kan være nødvendigt, at parten medvirker personligt under sagen, selvom der er en repræsentant. Mulighederne for at kræve, at parten medvirker personligt, beskrives i afsnit 4.
I få tilfælde kan parten nægtes adgang til at lade sig repræsentere eller bistå. Hvornår det gælder, behandles i afsnit 5.
Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Det følger af forvaltningslovens § 8, stk. 1, 1. pkt.
Bestemmelsen udtrykker et grundlæggende princip om, at parten har ret til selv at vælge, om og i givet fald hvordan han eller hun ønsker at lade sig repræsentere eller bistå over for forvaltningen.
Myndigheden må ikke uberettiget begrænse eller besværliggøre partens adgang til at vælge en repræsentant eller omvendt pålægge parten at lade sig repræsentere af en anden. Se afsnit 5 om undtagelser fra retten til at lade sig repræsentere eller bistå af andre.
En kommune undersøgte en mistanke om, at et fireårigt barn var blevet misbrugt seksuelt. Efter et møde med kommunen fik barnets forældre en skriftlig tilbagemelding med en opfordring til ”ikke at tale med andre om det, I har læst og talt om i dag”.
Ombudsmanden mente, at forældrene kunne opfatte opfordringen som et forbud mod at kontakte udenforstående. Samtidig mente ombudsmanden, at forældrene kunne have haft behov for at lade sig bistå af andre.
Ombudsmanden fandt derfor, at kommunens tilkendegivelse krænkede princippet i forvaltningslovens § 8, hvorefter en part har ret til på ethvert tidspunkt af en sag at lade sig bistå af andre.
En borgers henvendelser til en kommune blev besvaret af en advokat på kommunens vegne. Advokaten afviste flere gange at behandle sagen.
Advokaten skrev bl.a. til borgeren, at ”Jeg foreslår Dem, at De snarest kontakter Deres advokat med henblik på, at denne advokat kan være Dem behjælpelig med at stille præcise og entydige spørgsmål, som herefter bedes sendt til mig. Jeg vil herefter vurdere, i hvilket omfang (X) Kommune har mulighed for inden for lovgivningens rammer at foretage besvarelse”.
I et andet brev skrev advokaten, at ”såfremt De har reelle klager at gøre gældende, må disse komme via Deres advokat til mig, således advokaterne indbyrdes kan få en dialog om problemstillingen, og jeg vil ikke behandle Deres udokumenterede strøm af klager”.
Ombudsmanden mente, at disse formuleringer ikke blot lød som en opfordring til borgeren om at søge advokatbistand, men at de med rette kunne opfattes som et krav til borgeren, hvis hun ville have et svar. Ombudsmanden fandt derfor, at formuleringerne var uheldige.
En myndighed skal i nødvendigt omfang yde vejledning og bistand til personer, der henvender sig om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Det følger af forvaltningslovens § 7, stk. 1. Myndigheden må derfor efter omstændighederne også af egen drift vejlede parten om muligheden for at vælge en repræsentant eller bisidder.
Myndigheden må overveje muligheden for at iværksætte et værgemål efter værgemålsloven, hvis parten på grund af sygdom eller psykisk funktionsnedsættelse ikke er i stand til at varetage sine egne interesser.
Forvaltningslovens bestemmelse om partsrepræsentation gælder kun i sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed (afgørelsessager).
Overblik #4 om afgørelsesbegrebet
Men bestemmelsen er udtryk for et almindeligt princip om, at borgere i almindelighed kan vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre, når de er i kontakt med den offentlige forvaltning. Det gælder, medmindre væsentlige modhensyn kan anføres til støtte for at begrænse denne ret, eller andet følger af lovgivningen på det pågældende område eller af forholdets natur.
Principper svarende til forvaltningslovens § 8 om retten til repræsentation og bistand gælder derfor også, når en myndighed udøver faktisk forvaltningsvirksomhed (f.eks. undervisning, pleje og sygehusbehandling).
Tilsvarende vil en offentligt ansat, som myndigheden indkalder til en tjenstlig samtale hos ledelsen, kunne vælge at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Det gælder, uanset om samtalen må forventes at udmønte sig i en tjenstlig sanktion, der har karakter af afgørelsessag.
En præst, der var indkaldt til tjenstlig samtale hos biskoppen, ønskede at tage en advokat med som bisidder. Det afslog biskoppen og henviste i stedet præsten til at tage en tillidsrepræsentant med til mødet.
Biskoppen mente ikke, at der var tale om en sag omfattet af forvaltningslovens bestemmelser. Ombudsmanden udtalte, at sagen ikke var omfattet af forvaltningslovens § 8, men at grundsætningen om retten til repræsentation også måtte antages at gælde på ulovbestemt grundlag. Sagen burde derfor også have været vurderet på dette grundlag.
Ombudsmanden mente ikke, at der i sagen var omstændigheder, som kunne berettige, at præsten ikke måtte deltage i samtalen med sin advokat som bisidder. Biskoppen burde derfor ikke have afvist, at præsten kunne deltage i mødet med sin advokat.
Parten bærer selv omkostningerne til sin repræsentant eller bisidder, medmindre myndigheden har særlig hjemmel eller pligt til at dække udgifterne.
Retten til at lade sig repræsentere eller bistå gælder også, når sagsbehandlingen foregår digitalt. Myndighederne skal derfor sikre sig, at retten til partsrepræsentation ikke begrænses, når myndighederne udvikler eller anvender digitale selvbetjeningsløsninger og andre it-systemer.
Overblik #12 om partsrettigheder og offentlige it-systemer
Overblik #13 om forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer
Visse steder i lovgivningen er der fastsat særlige regler om adgang til bisiddere, rådgivere eller bistandsværger. Det fremgår f.eks. af tjenestemandslovens § 21, stk. 1, at en tjenestemand er berettiget til at møde med en bisidder til tjenstlige forhør.
Hvis en part lader sig repræsentere af en anden, har det som udgangspunkt den virkning, at repræsentanten opnår de rettigheder, der efter forvaltningsloven tilkommer parten. Det betyder bl.a., at henvendelser fra myndigheden om sagens behandling, herunder afgørelsen i sagen, normalt sendes til partsrepræsentanten. Se afsnit 3 om, hvem myndigheden skal kommunikere med, hvis der er en repræsentant.
En part kan lade sig repræsentere under hele sagens behandling, men kan også vælge kun at lade sig repræsentere under en del af sagens behandling eller kun at lade sig bistå under møder med myndigheden.
En bisidder kan deltage i møder sammen med parten, men bisidderen opnår ikke uden videre de beføjelser, som efter forvaltningsretten tilkommer parten. Myndigheden må derfor kun inddrage bisidderen i sagsbehandlingen, i det omfang det er aftalt med parten.
Da en ansat hos DSB skulle deltage i et tjenstligt forhør, tog han en bisidder med. Efter forhøret blev en høringsskrivelse alene sendt til bisidderen, og der blev bedt om bisidderens og den ansattes kommentarer.
Ombudsmanden fandt, at det ikke kan antages, at en bisidder uden videre overtager en parts beføjelser på tilsvarende måde som en partsrepræsentant. Bl.a. sagsoplysningsskridt, herunder fremsendelse af høringsskrivelser, måtte som følge heraf under alle omstændigheder foretages over for parten selv.
Der er ikke fastsat regler om, hvem der kan repræsentere eller bistå en part. Parten kan således lade sig repræsentere eller bistå af sagkyndige (f.eks. en advokat, revisor eller en interesseorganisation) eller af andre (f.eks. en ægtefælle eller samlever, et familiemedlem eller en bekendt).
En partsrepræsentant kan i visse tilfælde pådrage sig straf- og erstatningsansvar, og det vil derfor normalt kunne kræves, at partens repræsentant er myndig. Et sådant krav gælder som regel ikke for personer, der blot bistår parten.
En myndighed skal dog være opmærksom på, at det afhængigt af sagens karakter ikke vil være korrekt at lade et mindreårigt barn fungere som tolk af hensyn til barnet selv. Det gælder især, hvis barnet eller den unge skal fungere som tolk i sager eller sagsforhold, som kan virke belastende for dem selv, afhængig af deres alder og forholdets karakter. Det kan f.eks. være i forbindelse med lægelig behandling af andet end dagligdags småskavanker, eventuelle sager om familiens væsentlige, sociale problemer, separation og skilsmisse, sager om andre familiemedlemmers kriminelle forhold eller lignende livsforhold, der rækker videre end almindelig og dagligdags kontakt til forvaltningsmyndighederne. Hvis forældrene ønsker, at barnet deltager, må myndigheden sørge for, at der er tilstrækkelig professionel bistand til rådighed, så barnet ikke får nogen aktiv rolle som tolk mv.
Der kan være regler i særlovgivningen, som begrænser adgangen til at være repræsentant eller bisidder for en part. Det følger f.eks. af barnets lov § 6, stk. 4, at en bisidder for et barn eller en ung skal være fyldt 15 år.
Parten afgør, hvornår og i hvilket omfang han eller hun ønsker at lade sig repræsentere, men det er myndighedens ansvar at sikre, at den ikke korresponderer med en partsrepræsentant, uden at der foreligger den nødvendige bemyndigelse fra parten. Er myndigheden i tvivl om omfanget af bemyndigelsen, må den – bl.a. for ikke at overtræde sin tavshedspligt – tage initiativ til at få spørgsmålet afklaret, f.eks. ved at indhente dokumentation for omfanget af repræsentationsforholdet.
Det er således myndigheden, der afgør, om repræsentanten skal fremlægge en skriftlig fuldmagt eller på anden måde godtgøre, at den pågældende kan optræde som partsrepræsentant.
Forvaltningslovens bestemmelse om partsrepræsentation må ikke forveksles med forældremyndighedsindehaverens adgang til efter forældreansvarsloven at varetage barnets interesse og behov som legal partsrepræsentant. Denne adgang følger således umiddelbart af forældreansvarsloven og forudsætter ikke beslutninger om partsrepræsentation i de enkelte relevante sager.
Der er i almindelighed ikke grund til at forlange dokumentation for repræsentationsforholdet fra advokater eller medlemmer af en stand, der inden for det pågældende forvaltningsområde typisk optræder som partsrepræsentant, f.eks. godkendte revisorer i skattesager eller landinspektører i udstykningssager.
Omvendt må der i almindelighed indhentes dokumentation fra fagforeninger, andre foreninger, tillidsmænd, læger og tandlæger mv. Der kan således ikke opstilles en generel formodning om, at f.eks. en fagforening er partsrepræsentant for sine medlemmer. Myndigheden må undersøge, om fagforeningen kan repræsentere sit medlem.
En førtidspensionist fik afslag fra en kommune på tilskud til tandbehandling. Afgørelsen var truffet på baggrund af en erklæring fra kommunens tandlægekonsulent, uden at kommunen havde partshørt førtidspensionisten om erklæringen.
Kommunen oplyste, at de havde hørt førtidspensionistens tandlæge, som de mente var førtidspensionistens partsrepræsentant.
Ombudsmanden mente ikke, at der eksisterede en generel formodning for, at tandlæger (i kraft af deres stilling) kunne anses for at være partsrepræsentanter for deres patienter. Der var i øvrigt ikke andre forhold, f.eks. fuldmagt e.l., der kunne give belæg for, at tandlægen skulle være partsrepræsentant for førtidspensionisten, og ombudsmanden kunne heller ikke se, at kommunen havde undersøgt spørgsmålet nærmere.
Ombudsmanden lagde derfor til grund, at tandlægen ikke var førtidspensionistens partsrepræsentant, og kritiserede, at kommunen ikke havde partshørt førtidspensionisten over tandlægekonsulentens undersøgelse.
Der vil desuden generelt være grund til at forlange dokumentation for repræsentationsforholdet, hvis det er særligt begrundet i sagens karakter eller omstændighederne i øvrigt.
Det kan f.eks. være tilfældet, hvor sagsbehandlingen vil kunne påføre parten økonomiske omkostninger eller i øvrigt få afgørende betydning for partens personlige forhold. Navnlig vil der kunne være grund til at forlange dokumentation for repræsentationsforholdet i de tilfælde, hvor myndigheden ikke i forvejen er eller i løbet af sagsbehandlingen kommer i kontakt med parten selv eller på anden måde kan konstatere, at parten er indforstået med, at sagen er under behandling.
Myndigheden skal notere oplysningerne om partsrepræsentationen og journalisere dem på sagen sammen med eventuel dokumentation for repræsentationsforholdet.
Har en part under hele sagen været repræsenteret af en anden, bør henvendelser fra myndigheden om sagens behandling og om sagens afgørelse normalt ske til den pågældende repræsentant.
Hvis der foreligger en egentlig partsrepræsentation, vil myndigheden være forpligtet til at korrespondere med partsrepræsentanten. Samtidig vil myndigheden være berettiget til udelukkende at korrespondere med partsrepræsentanten, herunder at meddele afgørelsen i sagen til partsrepræsentanten med bindende virkning for parten. Det indebærer bl.a., at eventuelle klage- eller indbringelsesfrister regnes, fra partsrepræsentanten modtager afgørelsen.
Indenrigsministeriet traf afgørelse om, at en borgers opholdstilladelse i Danmark var bortfaldet, og pålagde ham at udrejse.
Afgørelsen blev meddelt til den advokat, som havde repræsenteret borgeren under Indenrigsministeriets behandling af sagen. Borgeren fik dog først senere besked fra sin advokat om afgørelsen, fordi han ved en fejl havde givet advokaten en forkert adresse.
Der gjaldt en frist på 14 dage for at indbringe afgørelsen for domstolene. Advokaten gjorde under retssagen gældende, at fristen skulle regnes fra det tidspunkt, da borgeren modtog afgørelsen.
Højesteret fastslog, at advokaten repræsenterede borgeren i forbindelse med Indenrigsministeriets behandling af sagen, og at fristen derfor måtte regnes fra det tidspunkt, da afgørelsen blev meddelt advokaten.
Da der ikke var oplyst om sådanne særlige omstændigheder, at der var grundlag for at bortse fra fristoverskridelsen, afviste Højesteret sagen.
Ugeskrift for Retsvæsen U 2001.2197 H
Se også Ugeskrift for Retsvæsen U 2001.1570 V, hvor Vestre Landsret fandt, at fristen for at kræve en styrelses afgørelse indbragt for landsretten ikke kunne regnes fra et tidligere tidspunkt, end afgørelsen var modtaget af partens advokat, selv om parten modtog afgørelsen tidligere.
Når det findes hensigtsmæssigt, er myndighederne som udgangspunkt berettiget til som service over for parten at sende en kopi af den endelige afgørelse i sagen til parten selv også, herunder eventuelt kopi af den øvrige brevveksling under sagen. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis der er fastsat særlige klagefrister eller en frist for at indbringe afgørelsen for domstolene. Partsrepræsentanten kan normalt ikke kræve, at myndigheden undlader at sende kopi af afgørelsen eller brevvekslingen i sagen til parten.
Hvis myndigheden vælger at korrespondere både med parten selv og partsrepræsentanten (eller hvor der alene er tale om en bisidder), bør myndigheden korrespondere med begge parter under hele sagens forløb.
Fremsætter en part anmodning om, at henvendelser fra myndigheden også eller i stedet rettes til parten selv, bør myndigheden efterkomme anmodningen. En part kan også frabede sig direkte henvendelse fra myndigheden, således at korrespondancen alene sker med repræsentanten.
En advokat klagede til ombudsmanden, fordi en styrelse sendte hans klienter kopi af de breve, styrelsen sendte til ham, selvom advokaten flere gange havde bedt styrelsen om at undlade dette.
Efter ombudsmandens opfattelse var myndighederne som udgangspunkt berettiget til – som en service over for parten – at sende en kopi af den endelige afgørelse i sagen til parten, herunder eventuelt kopi af den øvrige brevveksling under sagen.
Ombudsmanden mente derimod ikke, at parten var afskåret fra at frabede sig denne underretning fra myndighederne, medmindre partens personlige medvirken var nødvendig, eller hensynet til parten selv medførte, at partsrepræsentationen måtte afslås.
Et ønske om ikke at modtage underretning om sagen måtte dog som udgangspunkt komme direkte fra parten selv, medmindre det var overladt til repræsentanten i fuldmagten, eller det var i partens interesse ikke at blive underrettet om sagen.
Har parten kun været repræsenteret eller bistået under en del af sagen, skal underretning gives til parten selv.
Når en myndighed indsamler personoplysninger om en borger, har myndigheden som udgangspunkt en oplysningspligt over for den registrerede. Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14. Er borgeren repræsenteret af en anden, vil myndigheden normalt kunne iagttage den registreredes rettigheder ved at opfylde sin oplysningspligt over for repræsentanten.
En myndighed kan kræve, at parten – selv om han eller hun i øvrigt har en repræsentant – medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse. Det følger af forvaltningslovens § 8, stk. 1, 2. pkt.
Retten til partsrepræsentation gælder derfor ikke i situationer, hvor det i lovgivningen er bestemt, at en part skal medvirke personligt ved sagens behandling, eller partens personlige medvirken på grund af sagens karakter i øvrigt er af betydning, herunder af bevismæssige grunde. Det vil f.eks. være tilfældet ved udstedelse af lægeerklæringer eller pas, eller når der skal afgives en personlig erklæring til en offentlig myndighed.
Hvis det er nødvendigt, at en part medvirker personligt, er der i almindelighed ikke noget til hinder for, at parten kan lade sig bistå af andre, f.eks. have en bisidder. Om undtagelser fra adgangen til at lade sig repræsentere eller bistå af andre, se afsnit 5.
Udlændingestyrelsen og Indenrigsministeriet afviste at anerkende en partsrepræsentants underskrift på en visumansøgning, men krævede, at ansøgeren selv skulle underskrive ansøgningen. Myndighederne henviste bl.a. til risikoen for forflygtigelse af straffeansvar og udlændingelovens regler om svig samt nødvendigheden af et samtykke for at kunne indhente fortrolige oplysninger om ansøgeren.
Ombudsmanden mente, at myndighederne kunne bede parten om at medvirke personligt, hvis de havde en begrundet mistanke om, at de oplysninger, som en partsrepræsentant afgav, ikke var korrekte. Der var dog ikke noget i sagen, som tydede på, at myndighederne havde haft en sådan mistanke.
Ombudsmanden fandt desuden, at risikoen for forflygtigelse af straffeansvar og udlændingelovens regler om svig ikke var hensyn, der generelt kunne begrunde, at myndighederne krævede ansøgerens egenhændige underskrift på ansøgningen som en forudsætning for at realitetsbehandle den.
Ombudsmanden var enig med myndighederne i, at de skulle sikre, at der forelå det fornødne samtykke til, at der om nødvendigt kunne indhentes fortrolige oplysninger om ansøgeren. Ombudsmanden mente dog ikke, at myndighederne af den grund generelt kunne kræve ansøgerens egenhændige underskrift på ansøgningen, idet det forudsatte, at myndighederne ud fra en konkret vurdering fandt, at partsrepræsentantens fuldmagt ikke omfattede et sådan samtykke. Ombudsmanden kunne ikke lægge til grund, at myndighederne havde foretaget en sådan vurdering.
Ombudsmanden fandt det bl.a. på baggrund heraf beklageligt, at myndighederne havde stillet krav om ansøgerens egenhændige underskrift som forudsætning for at påbegynde behandlingen af visumansøgningen.
Partens adgang til at lade sig repræsentere eller bistå gælder ikke, hvis partens interesse heri findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Det følger af forvaltningslovens § 8, stk. 2.
Der kan kun i ganske særlige tilfælde nægtes en part adgang til at lade sig repræsentere eller bistå. Det kræves således, at modhensynene er forholdsvis tungtvejende. Se f.eks. FOB 2024-7, hvor den omstændighed, at partsrepræsentanten for en forurettet, der søgte aktindsigt i en afsluttet straffesag efter retsplejelovens § 41 d, var journalist, eller at anmodningen om aktindsigt havde et journalistisk sigte, ikke i sig selv kunne føre til, at repræsentation kunne afskæres eller begrænses.
Undtagelsesbestemmelsen indebærer, at myndigheden i hvert enkelt tilfælde må foretage en konkret afvejning af på den ene side partens interesse i at få bistand og på den anden side de hensyn, der taler for at afskære partens adgang til at lade sig repræsentere eller bistå.
Bestemmelsen vil f.eks. kunne anvendes i tilfælde, hvor parten under et møde med myndigheden ønsker sig bistået af flere personer, og myndigheden af hensyn til sagsbehandlingen, ro og orden eller af hensyn til andre parter finder, at det er nødvendigt at begrænse antallet af bisiddere eller helt at udelukke andre end parterne selv fra at deltage i mødet.
To unge stofmisbrugere var i behandling for deres misbrug på et behandlingscenter. De havde to partsrepræsentanter, som også deltog i behandlingssamtalerne som bisiddere.
Behandlingssamtalerne gik primært med, at bisidderne kritiserede metadonudleveringen, og samtalerne blev derfor ikke brugt til at hjælpe stofmisbrugerne.
Efter to måneder vurderede behandlingscentret, at situationen var uholdbar, fordi det endnu ikke havde været muligt for behandleren at opbygge en tillid til de to stofmisbrugere og etablere en reel behandling. Behandlingscentret valgte derfor at begrænse bisiddernes adgang til at deltage i behandlingssamtalerne.
De kunne dog fortsat deltage i møder om f.eks. behandlingsændringer samt afslag på bl.a. døgnophold.
Ombudsmanden fandt ikke grundlag for at kritisere beslutningen. Ombudsmanden lagde vægt på, at der var foretaget en konkret vurdering i sagen, at der var inddraget relevante kriterier i afvejningen af grundlaget for beslutningen, og at beslutningen var afgrænset til kun at vedrøre behandlingssamtalerne.
Undtagelsesbestemmelsen vil også kunne anvendes i tilfælde, hvor parten ønsker at skifte repræsentant, og sagen derfor må udsættes, med den konsekvens at en lovbestemt frist for sagens afgørelse bliver overskredet. Hvis udsættelsen i øvrigt findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse, kan myndigheden også undlade at efterkomme partens ønske om at lade sig repræsentere eller bistå under sagen.
Hvis repræsentanten eller den ønskede bisidder er ganske uegnet til at varetage partens interesser eller måske direkte vil kunne skade parten, kan bestemmelsen i særlige tilfælde tænkes anvendt også af hensyn til parten selv.
Denne undtagelsesmulighed over for en uegnet partrepræsentant betyder også, at myndigheden – i tilfælde, hvor en adgang til at nægte partsrepræsentation ikke anvendes – ikke uden videre vil kunne lade det få andre konsekvenser til skade for parten i den underliggende sag, hvis partsrepræsentanten efter myndighedens opfattelse skader partens interesser.
En kommune indkaldte en medarbejder til tjenstlig samtale, efter at hun i en e-mail til sin fagforening med kopi til kommunens administrerende direktør havde tilkendegivet sin utilfredshed med en lønreguleringsaftale og oplyst, at den havde gjort hende demotiveret.
Kommunen valgte at afskedige medarbejderen, fordi hun – og særligt hendes partsrepræsentant – efter kommunens opfattelse ikke havde ønsket at drøfte udtalelserne i e-mailen eller på anden måde finde en løsning på det fremtidige samarbejde.
Ombudsmanden bemærkede, at forvaltningslovens § 8, stk. 2, i særlige tilfælde kan anvendes også af hensyn til parten selv, hvis f.eks. den pågældende repræsentant eller bisidder vil kunne skade parten i rollen som repræsentant eller bisidder.
Efter ombudsmandens opfattelse kunne kommunen således ikke uden videre lade det komme parten til skade i den underliggende sag, hvis partsrepræsentanten efter myndighedens opfattelse skadede hendes interesser.
Ombudsmanden mente derimod, at det ville have været nærliggende, at kommunen tog initiativ til en ny samtale med medarbejderen – eventuelt med forslag om, at partsrepræsentanten ikke deltog. Ombudsmanden tog ikke stilling til, om kommunen faktisk kunne have nægtet partsrepræsentanten at medvirke i et eventuelt videre forløb.
Partens adgang til at lade sig repræsentere eller bistå gælder heller ikke, hvis andet er fastsat ved lov. Det følger af forvaltningslovens § 8, stk. 2. Der skal dog være sikkert holdepunkt for at antage, at adgangen til repræsentation er blevet indsnævret ved regler i anden lovgivning.
Den, der er part i en sag, har ret til at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Det sikrer, at parten kan varetage sine interesser under sagen.
Typiske fejl i forbindelse med repræsentation:
Hvis en part uberettiget er blevet nægtet adgang til at lade sig repræsentere eller bistå, vil det efter omstændighederne kunne medføre, at afgørelsen bliver ugyldig, hvis en sådan bistand ville have været af væsentlig betydning for varetagelsen af partens interesse eller sagens oplysning.
Manglende underretning om en sags afgørelse til partsrepræsentanten, f.eks. fordi myndigheden overser, at parten i sagen har en repræsentant, vil i almindelighed medføre, at eventuelle klage-, indbringelses- og ansøgningsfrister suspenderes, indtil afgørelsen meddeles repræsentanten.
En myndighed må ikke uberettiget videregive fortrolige oplysninger om en sag til andre end den, oplysningerne angår. Hvis myndigheden retter henvendelse til andre end parten i en sag uden at undersøge, om der eksisterer et repræsentationsforhold, er der risiko for, at myndigheden uberettiget videregiver fortrolige oplysninger om parten. Det vil kunne medføre en overtrædelse af reglerne om tavshedspligt. Se FOB 2008.303 (omtalt i indledningen).
Desuden vil eksempelvis en myndigheds fremsendelse af et høringsbrev til en anden end parten, uden at myndigheden sikrer, at der eksisterer et repræsentationsforhold, indebære en risiko for, at pligten til at partshøre ikke bliver overholdt.
Dette overblik bygger på forvaltningsloven med tilhørende forarbejder og administrative forskrifter, relevant retspraksis og ombudsmandspraksis samt den generelle forvaltningsretlige litteratur, herunder navnlig Niels Fenger mfl., Forvaltningsret (2018), s. 606 ff., Niels Fenger, Forvaltningsloven med kommentarer, 2. udgave (2021), s. 313 ff., Karsten Revsbech mfl., Forvaltningsret – Sagsbehandling, 8. udgave (2019), s. 207 ff., og Steen Rønsholdt, Forvaltningsret – retssikkerhed, proces, sagsbehandling, 6. udgave (2023), s. 287 ff.