Spring til indhold

Behandling af personoplysninger hos ombudsmanden

Ombudsmanden indsamler og behandler personoplysninger

  • om borgere, der klager til ombudsmanden
  • om andre end klagere, hvis de andre er omtalt i en klage til ombudsmanden eller i det materiale, som ombudsmanden indsamler som led i behandlingen af en klage
  • når han undersøger en sag af egen drift, dvs. selv tager initiativ til at undersøge en sag
  • når han kommer på tilsynsbesøg i institutioner under hans kompetence.

Oplysningerne registreres i ombudsmandens IT-system og indgår i sagsbehandlingen. 

Hvilke oplysninger indsamles

Ombudsmanden indsamler de personoplysninger, der er relevante for den sag, han behandler. I mange tilfælde er det nødvendigt at indsamle materiale fra klagere og myndigheder ud over det, som var vedlagt klagen.

For alle klagere (og andre omtalte personer) registreres

  • navn og adresse (identifikationsoplysninger).

Der registreres også de oplysninger, som den konkrete sag handler om. Det kan f.eks. være oplysninger om 

  • sociale forhold
  • økonomiske forhold
  • familieforhold
  • ansættelsesforhold.

Nogle sager indeholder desuden følsomme oplysninger, f.eks. om

  • helbred
  • race og etnicitet
  • fagforeningsforhold.

Ombudsmanden behandler også sager, hvor der indgår oplysninger om strafbare forhold.

Ombudsmanden registrerer cpr-numre for entydigt at kunne identificere borgere og kontakte dem via den digitale postkasse.

Ombudsmanden registrerer både de oplysninger, borgere selv sender ind, og oplysninger fra myndigheder.

Ombudsmandens virksomhed og opgaver er reguleret i ombudsmandsloven.

Med hensyn til registrering, indsamling og behandling af personoplysninger suppleres ombudsmandsloven af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Videregivelse af oplysninger

I mange tilfælde har ombudsmanden brug for at videregive oplysninger, f.eks.

  • fordi en eller flere myndigheder skal udtale sig om sagen – i så fald sendes en kopi af klagen til myndigheden sammen med det materiale, ombudsmanden
    eventuelt har modtaget sammen med klagen
  • fordi klagen skal sendes videre til myndigheden, eller myndigheden skal orienteres om sagen
  • fordi ombudsmanden behandler en anmodning om indsigt.

Hvis en person bor i Grønland eller på Færøerne, kan ombudsmanden få brug for at videregive oplysninger til rigsmyndighederne dér.

Al sagsbehandling hos ombudsmanden foretages af sagsbehandlere – ombudsmanden benytter ikke automatiske afgørelser.

Opbevaring og offentliggørelse

Oplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt for at løse ombudsmandens opgaver. Et formål med at opbevare
oplysninger (sager) er at have adgang til klagerens eventuelle tidligere sager, et andet er at kunne søge i lignende sager.


Enkelte af ombudsmandens breve og udtalelser bliver offentliggjort på ombudsmanden.dk eller offentlighedsportalen.dk og i Retsinformation – f.eks. fordi sagen har
principiel betydning.

Inden tekster offentliggøres, bliver de redigeret, så personer ikke kan genkendes.

Kontakt ombudsmanden

Hvis du har spørgsmål om dine rettigheder, er du velkommen til at ringe.
Tlf. +45 33 13 25 12

Skriv til ombudsmanden, hvis du ønsker indsigt mv. i en sag, hvor ombudsmanden har registreret oplysninger om dig:

Folketingets Ombudsmand
Gammeltorv 22
DK-1457 København K
eller: post@ombudsmanden.dk

Du kan skrive til os fra din digitale postkasse på Borger.dk.

Klageadgang

Du har mulighed for at klage til Datatilsynet over ombudsmandens registrering mv. af oplysninger om dig:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
DK-2500 Valby
dt@datatilsynet.dk
Tlf. +45 33 19 32 00

Du kan skrive til Datatilsynet fra din digitale postkasse på Borger.dk.

Denne tekst er senest revideret i november 2020.

Databeskyttelsesrådgiver

Ombudsmanden har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, der kan kontaktes på: dpo@ombudsmanden.dk og tlf. +45 33 13 25 12.

Du kan skrive til databeskyttelsesrådgiveren fra din digitale postkasse på Borger.dk.

Rettigheder

Personer, som registreres hos ombudsmanden, har ret til at få at vide

  • at ombudsmanden har modtaget og gemt oplysninger om dem
  • hvilke oplysninger ombudsmanden har modtaget og brugt i sin sagsbehandling
  • hvor ombudsmanden har oplysningerne fra (hvis de ikke kommer fra den registrerede selv).

Den registrerede har også ret til at se oplysningerne.

Som registreret person har man ret til at bede om, at ombudsmanden retter (dvs. berigtiger eller fuldstændiggør) eller sletter oplysninger, hvis man mener, at oplysningerne
f.eks. er forkerte eller giver et forkert indtryk.

Man kan også have ret til at gøre indsigelse mod ombudsmandens ellers lovlige behandling af ens personoplysninger.

Ombudsmanden har pligt til at tage stilling til den registreredes anmodninger.

Se evt. Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder (datatilsynet.dk).

Grundlaget

Grundlaget for ombudsmandens registrering og behandling af oplysninger er ombudsmandsloven (lov om Folketingets Ombudsmand, jf. lovbekendtgørelse nr. 349 af 22. marts 2013), databeskyttelsesforordningen (2016/679/EU) art. 5, stk. 1, art. 6, stk. 1, litra c og e, art. 9, stk. 1, jf. stk. 2, litra f, art. 10 samt databeskyttelseslovens (lov nr. 502 af 23. maj 2018) § 5, stk. 1 og 2, § 6, stk. 1, § 7, stk. 1, § 8, stk. 1, § 9, stk. 1, og § 11, stk. 1.

Flere oplysninger

Læs mere om ombudsmandens sagsbehandling mv. på ombudsmandens hjemmeside:
ombudsmanden.dk/findviden/publikationer

Find flere oplysninger om databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven på Datatilsynets hjemmeside, datatilsynet.dk.