Dette notat beskriver praksis med hensyn til indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand.

1.

Fra den 25. maj 2018 gælder Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesforordningen) og lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven).

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder direkte anvendelse for Folketingets Ombudsmand, og bestemmelserne om indsigt findes i forordningens art. 12 og 15 samt lovens § 22.

En person har efter disse regler ret til at få oplyst, om ombudsmanden behandler oplysninger om vedkommende. Hvis det er tilfældet, har vedkommende som udgangspunkt ret til at få udleveret de personoplysninger, der behandles, samt til at få information om bl.a. formålet med behandlingen og om de øvrige rettigheder, herunder til at klage, som personen har.

Indsigtsretten gælder dog ikke, hvis personens interesse i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser. Endvidere kan oplysninger undtages fra retten til indsigt, i samme omfang som oplysninger kan undtages fra retten til egenacces, jf. § 8 i lov om offentlighed i forvaltningen (se om offentlighedsloven nedenfor under pkt. 3).

 

2.

Forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014) indeholder i kapitel 4 bestemmelser om aktindsigt for parter i afgørelsessager. Loven gælder ikke for Folketingets Ombudsmand. Det skyldes, at loven ”gælder for alle dele af den offentlige forvaltning” (lovens § 1, stk. 1), og at Folketingets Ombudsmand ikke er en del af den offentlige forvaltning. I praksis vil der dog til parter blive givet indsigt efter principperne i forvaltningsloven for så vidt angår breve til og fra Folketingets Ombudsmand samt visse oplysninger i interne arbejdsdokumenter i Folketingets Ombudsmands sager.

Anmodninger om aktindsigt i myndighedernes sagsakter, der er sendt til ombudsmanden som led i ombudsmandens behandling af en sag, vil derimod som udgangspunkt blive sendt videre til vedkommende forvaltningsmyndighed, eller borgeren vil – efter en konkret vurdering – blive vejledt om muligheden for selv at bede myndigheden om aktindsigt. Det sker, med henblik på at myndigheden kan tage stilling til anmodningen om aktindsigt. Det samme gælder som udgangspunkt bilag, som er modtaget fra en klager eller andre, og som samtidig indgår i en sag hos en forvaltningsmyndighed. Denne fremgangsmåde skyldes flere forhold. For det første vil ombudsmanden efter omstændighederne kunne have svært ved – som første instans – at vurdere, om en eller flere af lovens undtagelser vil kunne være relevante i en sag. For det andet ville borgeren miste en klagemulighed til Folketingets Ombudsmand, hvis ombudsmanden traf afgørelse i første instans. For det tredje ville ombudsmandens tilsyn med forvaltningen samtidig forsvinde på et både principielt og praktisk centralt område. Og for det fjerde ville det indebære en tilsidesættelse af forvaltningslovens kompetenceregler, hvis ombudsmanden i første instans traf afgørelse om aktindsigt i myndighedernes sagsakter.

Hvis en anmodning om aktindsigt i myndighedernes sagsakter omfatter personoplysninger, der også er omfattet af indsigtsretten efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, vil ombudsmanden selv tage stilling til den del af anmodningen – eventuelt efter at have indhentet en udtalelse fra den myndighed, hvis sagsakt oplysningerne indgår i.

3.

På tilsvarende måde gælder offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) ifølge dennes § 2 for ”al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning”. Offentlighedsloven gælder dermed heller ikke for Folketingets Ombudsmand. Offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt for ”enhver” (dvs. ikke-parter i ombudsmandens sager samt personer, som ombudsmanden ikke behandler personoplysninger om) gælder således heller ikke for Folketingets Ombudsmand.

I praksis har ombudsmanden etableret en ordning, hvorefter pressen og andre vil kunne få indsigt i en (allerede foreliggende) anonymiseret udgave af ombudsmandens afsluttende udtalelse i sager, som er eller påtænkes offentliggjort af ombudsmanden (på ombudsmanden.dk eller på anden måde). Enhver vil normalt også – efter principperne i offentlighedsloven – kunne få indsigt i sager, hvor ombudsmandens afsluttende udtalelse ikke indeholder fortrolige oplysninger. I andre sager henvises den, der søger indsigt, som udgangspunkt til at rette henvendelse til den, der er part i ombudsmandens sag, hvis den indsigtssøgende ved, hvem parten er. Denne ordning afvejer hensynet til offentlighed over for tavshedspligten i ombudsmandslovens § 28.

Om anmodninger om aktindsigt i myndighedernes sagsakter henvises til det, der er anført ovenfor under pkt. 2. Det gælder således også for anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven, at ombudsmanden som udgangspunkt vil oversende anmodningen til vedkommende myndighed for så vidt angår myndighedens sagsakter, der er sendt til ombudsmanden som led i ombudsmandens behandling af en sag.

4.

Hvor en forvaltningsmyndighed ville skulle afgøre spørgsmålet om indsigt efter andre regler – f.eks. efter reglerne i retsplejelovens kapitel 3 a (lovbekendtgørelse nr. 1101 af 22. september 2017) , miljøoplysningsloven (bekendtgørelse nr. 980 af 16. august 2017 af lov om aktindsigt i miljøoplysninger) eller sundhedsloven (lovbekendtgørelse nr. 903 af 26. august 2019) – vil ombudsmanden tage stilling til anmodninger om indsigt efter principperne i disse bestemmelser. Også her gælder dog den modifikation med hensyn til dokumenter, der indgår i myndighedernes sager, som er nævnt ovenfor i relation til forvaltningsloven og offentlighedsloven.

5.

På tilsynsområdet gælder: 

Mens tilsynssagen er under behandling

Der kan gives aktindsigt i alle dokumenter (bortset fra oplysninger, som er tavshedsbelagte) på nær følgende:

• det tilsynsnotat, der udarbejdes vedrørende selve besøget
• brev- og mailudveksling med DIGNITY – Dansk Institut Mod Tortur og Institut for Menneskerettigheder
• notater i forbindelse med tilsynsbesøget

For så vidt angår de dokumenter, som myndighederne har sendt til ombudsmanden, kan der gives aktindsigt i materiale, som er produceret til ombudsmanden i anledning af besøget. Anmodning om aktindsigt i andet materiale vil derimod blive sendt videre til institutionen/myndigheden, eller borgeren vil – efter en konkret vurdering – blive vejledt om muligheden for selv at bede institutionen/myndigheden om aktindsigt. Se i øvrigt ovenfor i pkt. 2 og 3.

Når tilsynssagen er slut

Der kan gives aktindsigt i det materiale, der også kan gives under sagens behandling.

Herudover kan der gives aktindsigt i tilsynsnotatet – dog undtages bl.a. interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger.

Der kan desuden efter en konkret vurdering gives aktindsigt i de øvrige dokumenter, der ikke gives aktindsigt i, mens sagen er under behandling. Interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger mv. vil også her blive undtaget.

Hvis der gives aktindsigt, vil tilsynsnotatet først blive sendt til institutionen/myndigheden, så institutionen/myndigheden bliver bekendt med, hvad der gives aktindsigt i. 

6.

Dette notat erstatter Folketingets Ombudsmands notat af 25. maj 2018 (dokument nr. 13/01916-5).

Niels Fenger