Sagsbehandlingsrutiner og sagsbehandlingstid i sager om partsaktindsigt

FOB 2023-34

Vurderingsstyrelsen sendte høringsbreve om ændret ejendomskategori til ejerne af 22.228 ejendomme, hvorefter styrelsen modtog indsigelser for næsten halvdelen af ejendommene. Størstedelen af indsigelserne modtog styrelsen i en automatiseret sagsgang, som indebar, at der ved modtagelsen blev sendt en automatisk genereret kvittering til ejeren af ejendommen med oplysning om en forventet sagsbehandlingstid på 10 uger. Mange ejere havde i indsigelsen også anmodet om aktindsigt.

Anmodningerne om aktindsigt blev i begyndelsen først identificeret, når ejerne rykkede for svar, eller når en sagsbehandler begyndte at behandle indsigelsen inden for fristen på 10 uger. Da styrelsen blev opmærksom på, at nogle af indsigelserne indeholdt anmodninger om aktindsigt, igangsatte styrelsen en visitation for at finde anmodningerne.

På tidspunktet for ombudsmandens undersøgelse havde styrelsen oprettet ca. 2.000 sager om partsaktindsigt vedrørende de omhandlede ejendomme. Fem sager var uafsluttede. Efter ombudsmandens opfattelse var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på 32 arbejdsdage i de afsluttede sager for lang og ikke i overensstemmelse med fristen i forvaltningslovens § 16, stk. 2.

En væsentlig årsag til, at behandlingen af aktindsigtssagerne blev forsinket, var, at styrelsen ikke på tilstrækkelig måde havde indrettet sig på at kunne visitere indsigelserne, så de indeholdte anmodninger om partsaktindsigt kunne identificeres og behandles rettidigt.

Ombudsmanden anerkendte, at styrelsen tog målrettede skridt til at nedbringe sagsbehandlingstiden, da den blev opmærksom på problemstillingen. Samtidig måtte ombudsmanden konstatere, at disse skridt ikke ændrede på, at identifikationen af anmodningerne – og dermed det først mulige tidspunkt for sagernes behandling – var sket så sent, at indsatsen ikke afværgede, at sagsbehandlingstiden blev væsentlig længere end udgangspunktet på 7 arbejdsdage i § 16, stk. 2, i forvaltningsloven.

På den baggrund måtte styrelsens indledende håndtering af sagerne og sagsbehandlingstiden samlet set anses for meget beklagelig.

(Sag nr. 23/03036)