Kritik af manglende journalisering, aktindsigt og partshøring vedrørende interne notater med eksempler på samarbejdsvanskeligheder

2020-45

Forud for en afgørelse om flytning af en lærer til en anden skole i samme kommune havde den centrale forvaltning i kommunen modtaget syv notater med eksempler på samarbejdsvanskeligheder, som gennem en periode var udarbejdet af hendes nærmeste chef, en skoleleder. Da den lokale fagforening som bisidder for læreren anmodede kommunen om aktindsigt, blev de syv notater ikke medsendt eller omtalt i kommunens svar på anmodningen. Det samme var tilfældet i kommunens senere partshøring af læreren. Inden partshøringsfristen udløb, sendte kommunen de syv notater til fagforeningen og journaliserede dem samtidig på sagen.

Ombudsmanden var enig med kommunen i, at notaterne måtte anses for interne arbejdsdokumenter, da de alene var udvekslet mellem enheder inden for den kommunale enhedsforvaltning. Men i modsætning til kommunen mente ombudsmanden, at notaterne i vidt omfang indeholdt ekstraheringspligtige oplysninger, f.eks. lederens beskrivelse af forskellige konkrete hændelsesforløb, som belyste samarbejdet mellem læreren og lederen.

På den baggrund fandt ombudsmanden, at det var kritisabelt, at kommunen ikke havde partshørt læreren over oplysninger om sagens faktiske grundlag i de syv notater. Desuden fandt ombudsmanden, at det var en beklagelig fejl, at kommunen ikke ved besvarelsen af fagforeningens anmodning om aktindsigt helt eller delvis havde givet foreningen indsigt i de syv notater, og at det var en beklagelig fejl, at kommunen ikke på et tidligere tidspunkt, og senest forud for besvarelsen af fagforeningens anmodning om aktindsigt, havde journaliseret de syv notater på sagen.

Ombudsmanden overvejede, om de nævnte fejl var af en sådan karakter, at han havde grundlag for at henstille til kommunen, at den genoptog sagen, men fandt, at det ikke var tilfældet. Han lagde i den forbindelse vægt på bl.a., at fagforeningen forud for kommunens afgørelse om flytning fik indsigt i de syv notater, og at foreningen havde haft mulighed for at kommentere indholdet af notaterne over for kommunen inden afgørelsen.

(Sag nr. 19/04690)