Ombudsmanden: Myndighederne skal have øje for samspillet mellem it-systemer

21. juni 2022 | Nyhed

I to nye undersøgelser har Folketingets Ombudsmand set nærmere på skattemyndighedernes udvikling af it-systemer.

Undersøgelserne angår, hvordan der ved udviklingen af offentlige it-systemer tages højde for forvaltningsretlige regler og rettigheder, f.eks. om partshøring og partsrepræsentation. Et fælles tema i undersøgelserne har været, hvordan forvaltningsretten efterleves i samspillet mellem it-systemer.

Offentlige it-systemer indgår i et komplekst samspil

Den ene undersøgelse angår it-systemet ”Deleøkonomisk Indberetningsløsning”, der understøtter beskatningen af indtægter fra deleøkonomien i Danmark. Via dette it-system skal virksomheder, der formidler udlejning af f.eks. bolig eller bil, indberette udlejerens lejeindtægter.

I Deleøkonomisk Indberetningsløsning træffes der ikke afgørelser. Men andre af Skatteforvaltningens it-systemer og andre myndigheder kan trække oplysninger fra indberetningsløsningen og bruge dem til bl.a. årsopgørelser, beregning af pension og offentlige tilskud. Indberetningsløsningen indgår dermed i en kæde af it-systemer mv., hvor oplysningerne fra systemet bruges i forskellige sammenhænge, herunder i afgørelser over for borgerne.

”Når myndighederne udvikler nye it-systemer, er det vigtigt, at de tænker forvaltningsretten ind i arbejdet fra starten. Og her kan myndighederne ikke nøjes med at se på det enkelte it-system, men må tage hensyn til den helhed, som systemet skal indgå i. Kun på den måde kan det sikres, at reglerne i sidste ende bliver efterlevet,” siger Folketingets Ombudsmand, Niels Fenger.

Udviklings- og Forenklingsstyrelsen burde derfor ifølge ombudsmanden have haft større fokus på samspillet med andre it-systemer mv., da styrelsen udviklede Deleøkonomisk Indberetningsløsning – herunder om der var forvaltningsretlige krav om f.eks. partshøring, som it-systemet skulle være med til at opfylde, selv om der ikke skulle træffes afgørelser i systemet.

Ombudsmanden konstaterer herudover, at retten til partsrepræsentation ikke var tænkt ind fra start ved udviklingen af indberetningsløsningen. Tværtimod blev der truffet beslutning om, at der skulle idriftsættes et nyt it-system, som styrelsen vidste ikke tog højde for lovgivningens krav om ret til partsrepræsentation. Det finder ombudsmanden meget beklageligt. Han har bedt Udviklings- og Forenklingsstyrelsen om at underrette ham om status for implementeringen af planlagte løsninger til sikring af adgangen til partsrepræsentation.

Endelig peger ombudsmanden på, at der kan være behov for f.eks. dialog og koordinerende samarbejde mellem de involverede myndigheder for at kunne vurdere, hvordan sager behandles og understøttes i samspillet med andre it-systemer mv., og sikre en afdækning af ansvars- og rollefordelingen.

Opgradering af Skatteforvaltningens sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system)

Ombudsmandens anden undersøgelse illustrerer også samspillet mellem it-systemer. Undersøgelsen vedrører opgraderingen af Skatteforvaltningens almindelige ESDH-system. Systemet understøtter sagsbehandling på tværs af forvaltningens syv styrelser og indgår i et samspil med andre it-systemer mv.

”Også ved opgradering af et eksisterende it-system skal myndighederne huske forvaltningsretten. Det gælder tillige, når de følger op på systemets funktion, efter at det er sat i drift – om nødvendigt med inddragelse af andre myndigheder, som systemet indgår i samspil med,” siger Niels Fenger.

Ombudsmandens fokus på digitalisering

De to undersøgelser er lavet som et led i ombudsmandens fokus på, at myndighederne tager højde for forvaltningsretlige regler i forbindelse med udviklingen af et it-system. Arbejdet er forankret i Ombudsmandens Skattekontor, hvor digitaliseringen hos skattemyndighederne er gjort til et særligt tema.

Læs redegørelsen om Deleøkonomisk Indberetningsløsning.

Læs redegørelsen om opgraderingen af Skatteforvaltningens ESDH-system.

 

Yderligere oplysninger:

Folketingets Ombudsmand Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91

Souschef Stephan Andreas Damgaard, tlf. 33 13 25 12

 

FAKTA

Deleøkonomisk Indberetningsløsning er en it-løsning, som virksomheder (deleøkonomiske platforme og udlejningsbureauer), der formidler udlejning for en skattepligtig af bolig, køretøj mv. eller båd, skal bruge til at indberette den skattepligtiges lejeindtægter til skattemyndighederne.

Når den skattepligtige udlejer aktiverne gennem disse virksomheder, der indberetter lejeindtægterne til skattemyndighederne, opnår den skattepligtige et forhøjet bundfradrag. Det følger af reglerne i ligningslovens §§ 15 O, 15 Q og 15 R sammenholdt med skatteindberetningslovens § 43.

Ved opgraderingen af Skatteforvaltningens ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) er forvaltningens syv styrelser – Administrations- og Servicestyrelsen, Gældsstyrelsen, Motorstyrelsen, Skattestyrelsen, Toldstyrelsen, Vurderingsstyrelsen og Udviklings- og Forenklingsstyrelsen – overgået fra det tidligere benyttede it-system WorkZone/Captia til systemet WorkZone Client. Systemet understøtter bl.a. sagsbehandling – ofte på tværs af den enkelte styrelse og på tværs af flere styrelser – hvor der træffes afgørelser over for borgere og virksomheder.

Læs mere om generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer (overblik #13) og om partsrettigheder og offentlige it-systemer (overblik #12) i Myn­dighedsguiden på Folketingets Ombudsmands hjemmeside.