Når en myndighed modtager flere aktindsigtsanmodninger om det samme emne, er det lovligt at behandle anmodningerne samlet for at spare ressourcer. Men offentlighedslovens tidsfrister skal stadig overholdes i forhold til hver enkelt journalist eller borger.
Det er budskabet, efter at Folketingets Ombudsmand har rejst spørgsmålet over for Justitsministeriet, der nu har udsendt information til alle ministerier.
”Grundlæggende kan det give god mening at ’pulje’ et større antal mere eller mindre enslydende aktindsigtsanmodninger for at spare ressourcer. Men vi har set eksempler på, at det kan gå ud over dem, der har søgt om aktindsigt, og det må det naturligvis ikke”, siger ombudsmand Jørgen Steen Sørensen.
Ombudsmanden har bl.a. set eksempler på, at samlet behandling af flere anmodninger har forlænget sagsbehandlingstiden. Derudover har han set eksempler på, at anmodninger er blevet udvidet uden aftale med journalisterne.
”Lidt firkantet kan man sige, at hvis en journalist f.eks. kun ønsker et enkelt dokument, så bør man ikke uden nærmere aftale sende yderligere 20 dokumenter. Og slet ikke, hvis det forsinker svaret,” siger Jørgen Steen Sørensen.
4 måneder om at udlevere ét dokument
Ombudsmanden blev som led i sin behandling af klagesager om aktindsigt opmærksom på tilfælde, hvor det at ”pulje” aktindsigtsanmodninger førte til lange sagsbehandlingstider.
Det skete bl.a. i den såkaldte Eritrea-sag, hvor Justitsministeriet inden for kort tid modtog et stort antal aktindsigtsanmodninger fra pressen, heraf flere meget omfattende. En af journalisterne bad blot om et enkelt dokument. Han måtte imidlertid vente mere end 4 måneder på at få dokumentet, fordi hans anmodning lå i en bunke sammen med mange andre – mere omfattende – anmodninger. Ombudsmanden fandt, at journalistens anmodning burde være blevet udskilt fra puljen til særskilt behandling.
På baggrund af denne og andre lignende sager rejste ombudsmanden spørgsmålet over for Justitsministeriet, som nu efter dialog med ombudsmanden har udsendt information til alle ministerier og offentliggjort materialet på offentlighedsportalen.
Se Justitsministeriets information
For yderligere oplysninger:
Folketingets Ombudsmand Jørgen Steen Sørensen, tlf. 20 33 97 52.
Specialkonsulent Janne Lundin Vadmand, tlf. 33 13 25 12.
HVAD BØR MYNDIGHEDER VÆRE OPMÆRKSOMME PÅ?
Myndigheder kan som udgangspunkt behandle flere anmodninger om aktindsigt samlet, men det skal ske inden for rammerne af offentlighedsloven og almindelige forvaltningsretlige principper. Justitsministeriet fremhæver i en ny information bl.a. følgende:
- Offentlighedslovens sagsbehandlingsfrister og de målsætninger for sagsbehandlingstiderne, som er fastsat i lovens forarbejder, kan ikke udskydes med henvisning til, at ressourcemæssige grunde tilsiger samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger.
- Sagsbehandlingen skal i videst muligt omfang tilrettelægges sådan, at de mindst omfattende aktindsigtsanmodninger kan afsluttes hurtigst muligt, og sådan at der om muligt løbende tages stilling til delmængder af en samlet anmodning.
- Myndigheden kan godt udvide en anmodning og udlevere mere materiale, end der oprindelig er anmodet om, hvis det på forhånd er aftalt med den aktindsigtssøgende.
OMBUDSMANDSSAGER OM PULJE-BEHANDLING
FOB 2015-38: Justitsministeriet var mere end 4 måneder om at behandle en aktindsigtsanmodning, som vedrørte et enkelt dokument i den såkaldte Eritrea-sag. Det viste sig, at anmodningen var blevet behandlet sammen med andre og mere omfattende anmodninger. Ombudsmanden udtalte, at der burde være foretaget en grundigere vurdering af aktindsigtsanmodningen ved modtagelsen, så sagen allerede på det tidspunkt var blevet udskilt til særskilt behandling. Se ombudsmandens udtalelse
Ombudsmandens udtalelse af 13. marts 2014 (sag nr. 13/05008): Justitsministeriet havde behandlet en anmodning om aktindsigt i brevveksling i en sag i en nærmere angivet periode på 2 uger sammen med anmodninger, der dækkede længere perioder, med bl.a. den konsekvens, at behandlingen af sagen trak ud i 7 måneder. Det var ombudsmandens opfattelse, at ministeriet ikke burde have udvidet omfanget af aktindsigtsanmodningen uden først at have aftalt det med den aktindsigtssøgende. Se ombudsmandens udtalelse