Journalister og andre har krav på hurtige svar på aktindsigtsanmodninger. Det følger af offentlighedsloven, og det gælder som udgangspunkt også, selv om en myndighed holder lukket i en periode. En aktindsigtsanmodning kunne derfor ikke udsættes i 3 uger med henvisning til sommerferielukning. Det konkluderer ombudsmanden i en ny udtalelse.
”Et hurtigt svar på en aktindsigtsanmodning er en grundlæggende forudsætning for, at medierne kan orientere befolkningen om aktuelle sager. Lovgiver har afspejlet dette ved at fastsætte håndfaste frister for behandlingen af aktindsigtssager. En myndighed kan derfor heller ikke lukke ned for behandlingen af aktindsigtsanmodninger i f.eks. sommerferieperioden,” siger ombudsmand Niels Fenger.
Myndigheder skal sikre bemanding
Offentlighedsloven åbner mulighed for, at svarfristen på 7 arbejdsdage for behandlingen af aktindsigtsanmodninger i nogle tilfælde vil kunne udsættes på grund af en myndigheds lukning i en sammenhængende periode, f.eks. omkring jul og nytår, hvis lukningen betyder, at anmodningen om aktindsigt ikke (med rimelighed) kan forventes færdigbehandlet inden for fristen.
Ombudsmanden mener dog ikke, at denne undtagelsesmulighed betyder, at behandlingen af en aktindsigtsanmodning kunne udsættes henover sommeren på grund af ferielukning.
”Jeg har forståelse for, at medarbejdere skal holde ferie, men myndighederne har et ansvar for at sikre en bemanding også i f.eks. sommerferieperioden, der som udgangspunkt gør det muligt at behandle aktindsigtssager inden for de frister, der er opstillet i loven og forarbejderne”, siger Niels Fenger.
Sagen, der har givet ombudsmanden anledning til at udtale sig om spørgsmålet, angik en klage fra en journalist over, at Kommunernes Landsforening (KL) udsatte behandlingen af en aktindsigtsanmodning i 3 uger, fordi KL holdt ferielukket i ugerne 28, 29 og 30.
Læs ombudsmandens afsluttende udtalelse i sagen her.
For yderligere oplysninger:
Folketingets Ombudsmand Niels Fenger, tlf. 42 47 50 91.
Områdechef Kirsten Talevski, tlf. 33 13 25 12.
FAKTA
Offentlighedslovens regler
Formål: Det fremgår af offentlighedslovens § 1, stk. 1, at loven har til formål at sikre åbenhed hos myndigheder m.v. med henblik på at understøtte bl.a. offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning og mediernes formidling af informationer til offentligheden.
Svarfrister: I offentlighedslovens § 36, stk. 2, fremgår det, at myndigheder mv. snarest afgør, om en fremsat anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt.
I forarbejderne til bestemmelsen er der desuden opstillet mere specifikke målsætninger for sagsbehandlingstiden. Det fremgår, at det bl.a. er forudsat, at ukomplicerede aktindsigtssager skal tilstræbes færdigbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage.
De mest omfattende og komplicerede aktindsigtsanmodninger (de ”helt særlige tilfælde”) skal efter forarbejderne søges færdigbehandlet inden for 40 arbejdsdage efter modtagelsen.
Tidligere ombudsmandsudtalelser
I den aktuelle sag udtaler ombudsmanden sig om den situation, hvor en myndighed lukker helt, herunder for behandlingen af aktindsigtssager, i en længere sammenhængende ferieperiode. To tidligere ombudsmandssager har handlet om den situation, hvor en myndighed har udsat behandlingen, fordi der på grund af ferie har været færre medarbejdere på arbejde end sædvanlig:
Ombudsmanden udtalte i FOB 2016-45 bl.a., at afholdelse af sommerferie hos relevante sagsbehandlere ikke i sig selv kunne bevirke, at svarfristerne i offentlighedslovens § 36, stk. 2 (og forarbejderne hertil), kunne udsættes. Myndigheder må således sikre, at der er et beredskab i ferien, der i udgangspunktet gør det muligt at behandle sagerne inden for de frister, der er opstillet i loven og forarbejderne.
I FOB 1994-424, der vedrørte udsættelse af en afgørelsen i en aktindsigtssag på grund af efterårsferie, udtalte ombudsmanden, at ferie ikke kunne begrunde udsættelse af en afgørelse om aktindsigt, og at afgørelsen måtte overlades til en anden, hvis den sagsbehandler, der skulle have behandlet aktindsigtsanmodningen, er på ferie.