Landets statsforvaltninger kasserede i 2006 i stor stil sociale sager som kun var lidt over 1 år gamle. Folketingets ombudsmand kritiserer at sagerne er kasseret.
3 ud af 5 statsforvaltninger kasserede i forbindelse med strukturreformen alle bilag i stort set alle sociale sager, som var oprettet før den 1. januar 2005. 1 statsforvaltning kasserede dog kun sager der hørte til en del af statsforvaltningens område. Kassationen skete i forbindelse med sammenlægningen af de 14 statsamter til 5 statsforvaltninger den 1. januar 2007. I samarbejde med det daværende Indenrigs- og Sundhedsministerium besluttede statsforvaltningerne at der ikke var behov for at gemme en stor del af de sociale sager på myndighedernes arkiv. Sagerne kunne makuleres fordi bilagene efter statsforvaltningernes opfattelse sandsynligvis kunne findes i arkiverne hos landets kommuner.
”Der er grund til at være bekymret for borgernes retssikkerhed” udtaler ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen. ”Hvis man som borger ønsker at ens sag om f.eks. førtidspension eller kontanthjælp skal bedømmes igen af myndighederne, kan man risikere at ankemyndighedens bedømmelsesgrundlag er mangelfuldt, fordi bilag i sagen er makuleret”, udtaler ombudsmanden. Han fastslår også at statsforvaltningen – uanset at en sags dokumenter er sendt til kommunen – stadig har ansvaret for at dokumenterne gemmes forsvarligt.
Ombudsmanden tager i udtalelsen udgangspunkt i arkivbekendtgørelsens betingelse om at myndigheder ikke må kassere bilag i en sag så længe der er et ”retligt eller administrativt behov”. Han påpeger at myndigheder ved deres overvejelser om hvornår de rydder op og kasserer bilag fra deres eget arkiv, bør lægge sig op ad de almindelige forældelsesregler, der kræver at dokumenter gemmes 3, 5, 10 eller 20 år afhængig af sagen.
Både Velfærdsministeriet og statsforvaltningerne har i svar til ombudsmanden oplyst at de tager ombudsmandens kritik til efterretning, og at retningslinjerne for at kassere sager er blevet revideret.
Samtidig med at redegørelsen er sendt til statsforvaltningerne og Velfærdsministeriet, har Hans Gammeltoft-Hansen valgt at se nærmere på spørgsmålet om Statens Arkivers tilsynsrolle. Han har derfor taget dette spørgsmål op over for Rigsarkivaren.
Du kan læse mere om ombudsmandens undersøgelse her. Ombudsmanden har behandlet en konkret sag hvor sagens bilag var kasseret. Du kan læse mere om denne sag her.
Yderligere information kan fås hos kontorchef Bente Mundt på telefon 33 13 25 12 eller ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen på mobil nr. 40 43 45 43.
FAKTA
· Statsforvaltningen Hovedstaden har kasseret sociale sager der var oprettet før den 1. januar 2005. En stor del af de sociale sager fra 2005 der stammede fra det tidligere sociale nævn for Københavns og Frederiksberg Kommuner er også blevet kasseret. Statsforvaltningen har nu ændret retningslinjer bl.a. så kassation i fremtiden sker under hensyntagen til forældelsesreglerne.
· Statsforvaltningen Sjælland beholder alle sociale sager fra før den 1. maj 2007 i en 10-årig periode. Statsforvaltningen Sjælland har dog ændret retningslinjer bl.a. så kassation i fremtiden sker under hensyntagen til forældelsesreglerne.
· Statsforvaltningen Syddanmark har kasseret sociale sager der var oprettet før den 1. januar 2005. Statsforvaltningen har nu ændret retningslinjer bl.a. så kassation i fremtiden sker under hensyntagen til hvornår afgivelse af bevaringsværdige sager sker til Landsarkivet efter i hvert fald 15 år.
· Statsforvaltningen Midtjylland har kasseret sociale sager der var oprettet før den 1. januar 2005. Statsforvaltningen har nu ændret retningslinjer bl.a. så kassation i fremtiden sker under hensyntagen til forældelsesreglerne.
· Statsforvaltningen Nordjylland har ikke kasseret sociale sager og har ikke planer om at kassere sociale sager i fremtiden. For sociale sager der stammer fra det tidligere Statsamtet Viborg er sager der var oprettet før den 1. januar 2005 kasseret. Kassation sker fortsat under hensyntagen til hvornår afgivelse af bevaringsværdige sager sker til Landsarkivet efter i hvert fald 15 år.
Folketingets Ombudsmand er nedsat for at kontrollere statslige og kommunale myndigheder og andre offentlige forvaltningsmyndigheder. Han er valgt af Folketinget og kan således ikke behandle sager vedrørende Folketinget, ligesom han heller ikke kan behandle klager over landets domstole. Ombudsmanden kan behandle klager over forvaltningsmyndighederne, men han kan også tage sager op på eget initiativ. I 2006 tog ombudsmanden 245 sager op på eget initiativ.