1. Kan ombudsmanden behandle sagen?

    • Ombudsmanden kan ikke behandle klagen

      Omkring 15-20 pct. af de klager, ombudsmanden modtager, opfylder ikke de formelle betingelser. Det kan f.eks. skyldes, at

      • klagen er indgivet efter udløbet af klagefristen på 1 år,
      • klagemulighederne ikke er udnyttet,
      • klagen angår en myndighed, som ikke er omfattet af ombudsmandens kompetence.
    • Anden behandling af sagen

      I mere end 1/3 af sagerne hjælper ombudsmanden på anden måde end ved at gennemføre en undersøgelse. Det sker bl.a. ved at vejlede borgeren eller ved at sende klagen videre til en myndighed, f.eks. for at

      • en overordnet myndighed kan få mulighed for at tage stilling til klagen,
      • myndigheden får mulighed for at uddybe sin begrundelse over for borgeren,
      • myndigheden får kendskab til, at borgeren er utilfreds med sagsbehandlingstiden.
  2. Er der grundlag for at undersøge sagen?

    • Sagen afsluttes uden nærmere undersøgelser

      Ombudsmanden beslutter i ca. 15-20 pct. af sagerne ikke at indlede en nærmere undersøgelse. Det kan f.eks. skyldes, at

      • klagen er ubegrundet eller af bagatelagtig karakter,
      • klageren ikke har tilstrækkelig interesse i en nærmere undersøgelse af sagen,
      • sagen falder uden for ombudsmandens kerneområde, f.eks. fordi den afhænger af en vurdering af beviser og vidneforklaringer mv.,
      • en ombudsmandsundersøgelse ikke vil kunne gøre en reel forskel for klageren.
    • Anden behandling af sagen

      I mere end 1/3 af sagerne hjælper ombudsmanden på anden måde end ved at gennemføre en undersøgelse. Det sker bl.a. ved at vejlede borgeren eller ved at sende klagen videre til en myndighed, f.eks. for at

      • en overordnet myndighed kan få mulighed for at tage stilling til klagen,
      • myndigheden får mulighed for at uddybe sin begrundelse over for borgeren,
      • myndigheden får kendskab til, at borgeren er utilfreds med sagsbehandlingstiden.
  3. Skal sagen undersøges til bunds?

    • Sagen afsluttes efter en begrænset undersøgelse

      Ombudsmanden kan beslutte at undergive en sag en begrænset undersøgelse, hvis der ikke er udsigt til, at han kan hjælpe klageren til at opnå en bedre retsstilling. Det sker i ca. 10-20 pct. af sagerne og kan f.eks. skyldes, at en indledende undersøgelse viser, at de centrale spørgsmål i sagen

      • afhænger af vurderinger, som kræver særlig fag- eller sagkundskab,
      • afhænger af en vurdering af beviser og vidneforklaringer mv.,
      • ikke rejser problemstillinger, hvor der er udsigt til kritik af en myndighed.
  4. Tilbundsgående undersøgelse indledes

    • Sagen afsluttes med en udtalelse efter en fuld undersøgelse

      Ombudsmanden gennemfører i ca. 5 pct. af sagerne en fuld ombudsmandsundersøgelse, som bl.a. indebærer en høring af myndighed og klager.

      Undersøgelsen afsluttes med en udtalelse om ombudsmandens opfattelse af sagen. Her kan ombudsmanden

      • frifinde myndigheden,
      • tilkendegive sin uenighed med myndigheden,
      • udtale kritik af myndigheden,
      • afgive henstilling til myndigheden.
    • Myndigheden genoptager sagen mv.

      Ombudsmanden indstiller oftest sin behandling af en sag uden en vurdering af den, hvis myndigheden genoptager behandlingen af sagen, f.eks. i forbindelse med ombudsmandens høring.

  5. Opfølgning

    • Ombudsmanden følger op på afsluttede sager

      Ombudsmanden beder normalt om at blive underrettet om sagens videre forløb, hvis

      • ombudsmanden har afgivet en henstilling,
      • myndigheden har genoptaget sagen i høringsperioden,
      • sagen i øvrigt indeholder spørgsmål af væsentlig betydning eller af generel karakter.