Årsagerne til, at ombudsmanden ikke må gå ind i en sag, er typisk:
- At borgeren ikke har klaget til andre klageinstanser først. Ombudsmanden kan først behandle en klage, når andre klagemuligheder er brugt. En arbejdsskadesag skal for eksempel behandles af Arbejdsmarkedets Erhvervssikring og dernæst af Ankestyrelsen, inden ombudsmanden kan behandle den.
- At klagen er rettet mod nogen, som ombudsmanden ikke kan behandle klager over. Det kan for eksempel være en privat virksomhed eller domstolene.
- At klagen er indgivet for sent. Ombudsmanden skal have klagen, inden for et år efter at borgeren har modtaget myndighedens afgørelse. Fristen for at klage til ombudsmanden regnes fra den øverste forvaltningsmyndigheds afgørelse.
Hvis ombudsmanden ikke kan behandle klagen (ikke har kompetence), skriver sagsbehandleren et brev til borgeren med en forklaring på, hvorfor ombudsmanden må afvise klagen.
Selv om ombudsmanden ikke undersøger klagen nærmere, skal borgeren regne med, at den eller de involverede myndigheder bliver orienteret om ombudsmandens svar på klagen.