Langt de fleste sager hos ombudsmanden udspringer af en klage fra en borger. Men ombudsmanden kan også på eget initiativ foretage undersøgelser. 

Ombudsmanden følger ved sin sagsbehandling i vidt omfang de regler, der gælder for andre forvaltningsmyndigheder. Når ombudsmanden undersøger en sag, inddrages sagens parter, og de får mulighed for at gøre deres synspunkter gældende.

Myndigheder har pligt til at give ombudsmanden de oplysninger og dokumenter, ombudsmanden beder om.   

1 Sagstyper 

1.1. Klagesager

Ombudsmanden behandler først og fremmest klagesager fra borgere og virksomheder. En klage skal angå forhold, som er omfattet af ombudsmandens kompetence, ligesom klagen skal opfylde en række formelle krav.

Klagesager, herunder betingelserne for at klage til ombudsmanden, er nærmere behandlet i afsnit 2.

Sagsbehandlingen ved ombudsmandens undersøgelse af bl.a. klagesager er beskrevet under afsnit 4.

1.2. Sager rejst på ombudsmandens initiativ

Ifølge ombudsmandslovens § 17, stk. 1, kan ombudsmanden af egen drift tage en sag op til undersøgelse.

Baggrunden for, at en sag tages op til undersøgelse, kan f.eks. være omtale i pressen, artikler i faglige tidsskrifter, en henvendelse fra en whistleblower eller opfordringer udefra. Det kan også være en problemstilling, som udspringer af en konkret klagesag, der giver anledning til en undersøgelse på ombudsmandens initiativ.

Efter ombudsmandslovens § 17, stk. 2, kan ombudsmanden også på eget initiativ gennemføre generelle undersøgelser af en myndigheds behandling af sager.

Grundlaget for disse undersøgelser er oftest et større antal sager fra en bestemt myndighed. Ved beslutningen om at igangsætte en generel undersøgelse kan der bl.a. lægges vægt på, om det pågældende område rejser særlige retssikkerhedsmæssige spørgsmål, herunder væsentlige forvaltningsprocessuelle spørgsmål, og om der foreligger oplysninger, f.eks. fra klagesager, der giver mistanke om eventuelle mangler. En undersøgelse kan også blive besluttet som ren stikprøvekontrol.

Undersøgelser, som iværksættes på ombudsmandens initiativ, er nærmere omtalt i afsnit 3, mens sagsbehandlingen ved bl.a. gennemførelsen af disse undersøgelser er beskrevet i afsnit 4. 

1.3. Tilsyn

Grundlaget for ombudsmandens tilsynsvirksomhed findes i ombudsmandslovens § 18. Ifølge denne bestemmelse kan enhver institution eller virksomhed samt ethvert tjenestested, der hører under ombudsmandens virksomhed, undersøges.

Ombudsmanden gennemfører i praksis forskellige typer af tilsyn. De bygger som udgangspunkt alle på bestemmelsen i ombudsmandslovens § 18, men suppleres af andre lovbestemmelser og internationale regler mv. 

Medarbejdere fra ombudsmanden gennemfører hvert år en række tilsynsbesøg inden for bl.a. kriminalforsorgen, psykiatrien og det sociale område. Tilsynsbesøgene foregår på institutioner mv., hvor børn eller voksne bor eller opholder sig, enten frivilligt eller tvangsmæssigt, f.eks. i fængsler, på psykiatriske afdelinger, på skoler og døgninstitutioner for børn og unge.

Herudover tager medarbejdere fra ombudsmanden med på nogle af politiets tvangsmæssige udsendelser af udlændinge, hvor medarbejderne fører tilsyn med politiets adfærd.  

Ombudsmandens tilsynsvirksomhed

2 Klagesager

Mere end 90 pct. af de sager, ombudsmanden behandler, bliver rejst på baggrund af en klage.

Her gennemgås først de formelle betingelser for, at en klage kan behandles af ombudsmanden. Dernæst er der en kort omtale af ombudsmandens forskellige behandlingsmuligheder, når det er konstateret, at klagen opfylder de formelle krav.   

Figur: Ombudsmandens proces

2.1. Ombudsmandens kompetence

Ombudsmandens virksomhed omfatter alle dele af den offentlige forvaltning. Det følger af ombudsmandslovens § 7, stk. 1.

Som udgangspunkt kan ombudsmanden således behandle klager over forvaltningsmyndigheder.

Folketinget er ikke en del af den offentlige forvaltning og er derfor ikke omfattet af ombudsmandens kompetence.

Domstolene er undtaget fra ombudsmandens virksomhed. Det følger af ombudsmandslovens § 7, stk. 2.

Rammerne for ombudsmandens arbejde – afsnit 3 om ombudsmandens kompetence

2.2. Klageberettigelse

Enhver kan klage til ombudsmanden. Det følger af ombudsmandslovens § 13, stk. 1. De fleste klager over egne forhold, men der er ikke et formelt krav om, at klageren har partsstatus i sagen eller i øvrigt har en retlig interesse i sagens udfald. I praksis afviser ombudsmanden dog ofte sager, hvor klageren er uden væsentlig eller rimelig interesse i sagen.

En klager kan lade sig repræsentere af andre. Det forudsætter som udgangspunkt, at der indsendes en original, skriftlig fuldmagt, som er dateret og underskrevet af klageren. Det gælder dog ikke, hvis partsrepræsentanten f.eks. er godkendt revisor i en skattesag eller advokat.

Et eksempel på en fuldmagtsblanket er tilgængelig på ombudsmandens hjemmeside.

Som nævnt er ”enhver” klageberettiget. Ombudsmanden ser det dog som sin hovedopgave at vurdere konflikter mellem den offentlige forvaltning og borgerne, mens myndighedernes indbyrdes konflikter må afgøres på andre måder, f.eks. ved forhandling eller søgsmål.

Derfor kan underordnede forvaltningsmyndigheder ikke forvente at få behandlet klager over, at de er blevet underkendt af en overordnet myndighed, som har givet en borger medhold. Det samme gælder, når der er tale om en intern konflikt i myndigheden, som myndigheden beder ombudsmanden om at løse. Ombudsmanden vil derfor normalt afvise en klage fra et mindretal i et kolle­gialt organ over afgørelser truffet af et flertal i organet. Dette gælder dog ikke, hvis den påklagede afgørelse drejer sig om mindretallets retsstilling i forhold til det kollegiale organ, f.eks. hvis der er tale om en afgørelse om inhabilitet eller vederlag.

Hvis en myndighed i det konkrete sagsforhold kan sidestilles med en privat person, kan en klage over en anden myndighed dog blive anerkendt – f.eks. når kommuner på lige fod med private kan ansøge en statslig myndighed om en tilladelse eller en ydelse.  

2.3. Formkrav

En klage skal være navngivet. Det følger af ombudsmandslovens § 13, stk. 2. Det vil sige, at det ud fra klagen skal være muligt at foretage en sikker identifikation af klageren.

Det er f.eks. som udgangspunkt ikke tilstrækkeligt, hvis en klager alene opgiver sit navn i en klage, som er sendt pr. brev eller via usikker e-mail til ombudsmanden.

Ombudsmanden har mulighed for at behandle en anonym klage, hvis den opfylder kriterierne for at tage en sag op på eget initiativ efter ombudsmandslovens § 17, stk. 1. F.eks. er ombudsmanden i flere tilfælde gået ind i en sag, hvor offentligt ansatte har henvendt sig om ulovligheder eller uforsvarlige forhold i den offentlige forvaltning (såkaldte ”whistleblowere”) – hvad enten den ansatte har været navngiven eller ej.

Klageren bør så vidt muligt indgive sin klage skriftligt, begrunde den nærmere og vedlægge relevante bilag.  Mange klager indgives ved, at borgeren udfylder og sender det klageskema, som findes på ombudsmandens hjemmeside. En klage kan også indgives på andre måder, f.eks. pr. brev eller via e-mail.  

Klager fra børn behandles altid, medmindre lovbundne klagebetingelser ikke er overholdt. En mundtlig klage fra et barn bliver så vidt muligt behandlet, og eventuelle manglende bilag eller oplysninger indhentes om nødvendigt fra myndigheder mv.

Børnekontoret hos Folketingets Ombudsmand har en hjemmeside, der er specielt rettet mod børn og unge, bl.a. med et særligt klageskema for denne gruppe af klagere. Der er desuden en chatfunktion, som er åben et par gange om ugen.

2.4. Forældelse

En klage skal indgives, inden et år efter at forholdet er begået. Det følger af ombudsmandslovens § 13, stk. 3.

Fristen regnes fra den dag, klageren har modtaget den øverste administrative myndigheds afgørelse i sagen.

Det afbryder normalt ikke fristen, hvis en klager – inden udløbet af etårsfristen – retter henvendelse til andre myndigheder, som ikke er klageinstans på området. Hvis en borger klager til det kommunale tilsyn over en kommunal afgørelse, hvor der ikke er en særlig klageadgang, beregnes fristen dog normalt i praksis fra tilsynets svar.

Ombudsmanden vil uafhængig af etårsfristen kunne rejse en sag af egen drift.

2.5. Udnyttelse af rekurs

Klage over forhold, der kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed, kan ikke indgives, før denne myndighed har truffet afgørelse. Det følger af ombudsmandslovens § 14.  

Med andre ord skal rekursen være udnyttet, før der kan klages til ombudsmanden. Ved rekurs forstås klageordninger, hvorefter klageren – når de processuelle betingelser er opfyldt – har krav på at få sin klage behandlet af en overordnet administrativ myndighed.

I de tilfælde, hvor den højere myndighed ikke er en egentlig administrativ rekursmyndighed, men på andet grundlag er forpligtet til at tage stilling til sagen, finder § 14 også anvendelse. Se f.eks. FOB 1994.196, om Kulturministeriets stilling som tilsynsmyndighed over for Det Kongelige Teater.

Baggrunden for bestemmelsen i § 14 er, at konflikter mellem forvaltningen og borgerne bør forsøges løst internt i forvaltningen, inden ombudsmanden inddrages i sagen.

2.6. Tilstrækkelig anledning til undersøgelse

Ombudsmanden er ikke forpligtet til at undersøge enhver klage, der opfylder de grundlæggende processuelle krav. Efter ombudsmandslovens § 16, stk. 1, afgør ombudsmanden selv, om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse.

Ombudsmandens afgørelse af, hvornår der er grundlag for at afvise at indlede en undersøgelse i en klagesag, beror på et skøn.

Ombudsmanden har derudover efter lovens § 16, stk. 2, mulighed for at afslutte en sag, der ikke giver anledning til kritik eller henstilling mv., uden at forelægge den for den relevante myndighed.

Hvis ombudsmanden efter en begrænset undersøgelse vurderer, at der ikke er udsigt til at kunne hjælpe med sagen, afsluttes den med henvisning til ombudsmandslovens § 16, stk. 1 eller 2.   

Der er i ombudsmandsinstitutionen i øvrigt stort fokus på, at en lang række klagere kan hjælpes på rette vej i det offentlige system, uden at der foretages en fuld ombudsmandsundersøgelse. Ombudsmanden videresender derfor ofte en klage til en relevant myndighed eller vejleder borgeren om mulighederne for at få svar på spørgsmål mv.

Selv om en klage opfylder de formelle klagebetingelser, er det således ikke sikkert, at det fører til en fuld undersøgelse med indhentelse af udtalelser fra den indklagede myndighed mv. Der er en række vigtige mellemformer i ombudsmandens behandling af klagesager.

Ombudsmanden har dermed mulighed for at koncentrere sig om de problemer i den offentlige forvaltning, der ud fra retssikkerheds- og beskyttelseshensyn er mest betydningsfulde, og for at koncentrere sig om de spørgsmål, hvor der er særlig grund til at tro, at ombudsmandens udtalelser vil kunne gøre en forskel.

Udfald af en ombudsmandssag

Figur: Ombudsmandens proces

2.7. Opsættende virkning

En klage til ombudsmanden har ikke opsættende virkning for den afgørelse, som klagen angår, og ombudsmanden kan ikke tillægge en klage opsættende virkning. Om en klage til ombudsmanden kan tillægges opsættende virkning, må afgøres af vedkommende myndighed.

En klage til ombudsmanden kan i nogle – lovbestemte – tilfælde have fristafbrydende virkning, f.eks. i forhold til forældelse, jf. forældelseslovens § 21, stk. 2. Desuden udskydes fristen for at indbringe en skattemyndigheds endelige administrative afgørelse for domstolene, hvis klage indgives til ombudsmanden inden udløbet af søgsmålsfristen på 3 måneder. Det følger af skatteforvaltningslovens § 48, stk. 4, jf. stk. 3.

3 Sager rejst på ombudsmandens initiativ

Ombudsmanden kan på eget initiativ både tage en konkret sag op til undersøgelse og foretage en mere generel undersøgelse af en myndigheds sagsbehandling på et område.

Baggrunden for at rejse disse sager og de indledende sagsbehandlingsskridt – som er særlige for disse sager – er omtalt i det følgende:  

3.1. Konkrete egen drift-sager

Ifølge ombudsmandslovens § 17, stk. 1, kan ombudsmanden af egen drift tage en sag op til undersøgelse.

Baggrunden for, at en sag tages op til undersøgelse, kan f.eks. være omtale i pressen, artikler i faglige tidsskrifter, en henvendelse fra en whistleblower eller opfordringer udefra. Det kan også være en problemstilling, som udspringer af en konkret klagesag, der giver anledning til en undersøgelse på ombudsmandens initiativ.

I den forbindelse er det ikke et krav, at de formelle klagebetingelser er opfyldt. 

Ombudsmanden kan på eget initiativ f.eks. tage en sag op på baggrund af en anonym henvendelse, og der gælder ikke en etårsfrist eller et krav om, at den administrative rekurs skal være udnyttet.

Drejer det sig om en personsag, kontaktes vedkommende normalt, hvis han eller hun ikke selv har anmodet ombudsmanden om at indlede en undersøgelse. Hvis personen ikke ønsker, at ombudsmanden behandler sagen, vil det sædvanligvis blive respekteret.

Ombudsmanden indleder ofte sin undersøgelse af sager, som tages op på eget initiativ, med at bede om myndighedens bemærkninger til det eller de spørgsmål, der ønskes undersøgt, og eventuelt bede om at få tilsendt sagens akter.

En fuld undersøgelse af en egen drift-sag gennemføres i øvrigt på samme måde som i andre sager, se herom under afsnit 4.

Egen drift-sag indledt i forlængelse af behandlingen af en konkret sag

Efter at en specialskolelærer blev overfaldet af en 10-årig elev, anmeldte skolen eleven til politiet. Skolen fulgte dermed de retningslinjer, som kommunen havde fastsat og indskærpet. 

Ombudsmanden undersøgte den konkrete sag og nåede frem til, at det ikke havde været sagligt og relevant at anmelde den 10-årige.

På baggrund af den konkrete sag rejste ombudsmanden en egen drift-sag om kommunens retningslinjer for politianmeldelse i tilfælde af vold og chikane mod kommunens ansatte.

Ombudsmanden udtalte bl.a., at handlinger foretaget af børn under den kriminelle lavalder ikke straffes, og at det derfor ikke er relevant at inddrage politiet i en sag om et barn under 15 år, medmindre der foreligger særlige omstændigheder. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis henvendelsen til politiet sker som led i SSP-samarbejdet.

Ombudsmanden påpegede, at der bør være stor bevidsthed i kommunen om ikke uberettiget at videregive oplysninger om børn til politiet.

FOB 2015-58

3.2. Generelle egen drift-undersøgelser

Ombudsmanden kan på eget initiativ gennemføre generelle undersøgelser af en myndigheds behandling af sager (se ombudsmandslovens § 17, stk. 2).

Ved beslutningen om at igangsætte en generel undersøgelse kan der bl.a. lægges vægt på, om det pågældende område rejser særlige retssikkerhedsmæssige spørgsmål, herunder væsentlige forvaltningsprocessuelle spørgsmål, og om der foreligger oplysninger, f.eks. fra klagesager, der giver mistanke om eventuelle mangler. En undersøgelse kan også blive besluttet som ren stikprøvekontrol.

I nogle tilfælde foretages en forundersøgelse (et pilotprojekt) for at vurdere, om det pågældende område er velegnet til den påtænkte undersøgelse, og for at identificere eventuelle særlige fokusområder.

Der kan foretages undersøgelser af såvel sagsbehandlingsspørgsmål som forhold vedrørende sagernes materielle indhold, herunder hjemmelsspørgsmål.

Ombudsmanden gennemførte en egen drift-undersøgelse af ministeriernes brug af offentlighedslovens § 24 om ministerbetjening og § 14 om meroffentlighed. Undersøgelsen byggede på 30 udvalgte sager fra fire ministerier og på ombudsmandens erfaringer fra behandlingen af et stort antal konkrete klagesager efter den nye offentlighedslov. Se FOB 2016-43.

En undersøgelse indledes typisk ved en skriftlig henvendelse fra ombudsmanden til den myndighed, som den påtænkte undersøgelse vedrører.

Ofte beder ombudsmanden i forlængelse heraf myndigheden om at deltage i et møde i forbindelse med undersøgelsens tilrettelæggelse.

Den videre sagsbehandling (høring af myndigheden osv.) sker for så vidt på samme måde, som når ombudsmanden i øvrigt gennemfører en fuld undersøgelse. Se nærmere herom i afsnit 4.

4 Ombudsmandens sagsbehandling

Ombudsmanden er ikke en del af den offentlige forvaltning, og de almindelige forvaltningsretlige sagsbehandlingsregler, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, finder derfor ikke direkte anvendelse ved ombudsmandens sagsbehandling. Tilsvarende principper anvendes dog i vidt omfang.

Persondataloven gælder ikke for Folketinget og institutioner under Folketinget – og dermed heller ikke for Folketingets Ombudsmand. Ombudsmanden har dog besluttet at følge de centrale regler i persondataloven, som tillægger borgerne rettigheder.

Om ombudsmandens anvendelse af principperne i forvaltningsloven, offentlighedsloven og persondataloven i relation til indsigt i oplysninger og sager hos ombudsmanden: 

Indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand.

Regler om tavshedspligt og inhabilitet er fastsat i ombudsmandslovens §§ 28 og 29. I tilfælde af at ombudsmanden må erklære sig inhabil i forhold til behandlingen af en konkret sag, udpeger Folketingets Retsudvalg en sætteombudsmand, som behandler sagen. 

Som led i sagsoplysningen kan klageren blive bedt om nærmere at præcisere grundlaget for klagen og om at indsende relevante bilag.

Ombudsmanden er dog ikke begrænset i sin sagsoplysning til det tema, som klageren angiver, idet sagsoplysningen er undergivet et officialprincip. Hertil kommer beføjelsen til at undersøge et spørgsmål af egen drift.

Folketingets Ombudsmands overblik #8 om officialprincippet

4.1. Sagsgangen ved en fuld undersøgelse

En fuld undersøgelse starter som udgangspunkt med, at ombudsmanden henvender sig til den myndighed, sagen vedrører, og beder om at få kopi af sagens akter tilsendt og om myndighedens bemærkninger til klagen samt svar på eventuelle spørgsmål (se herunder om myndighedens oplysningspligt).

Anmodningen om sagens akter omfatter samtlige de dokumenter, som er indgået i grundlaget for myndighedens behandling af sagen, herunder interne akter.

Ombudsmanden kan normalt ikke tage stilling til en sag om aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven uden at have de akter, som myndighedens afgørelse om aktindsigt drejer sig om. Myndigheden anmodes derfor i disse sager normalt om at sende både akterne i selve aktindsigtssagen og de akter mv., der er omfattet af anmodningen om aktindsigt – også dem, der er givet helt eller delvist afslag på indsigt i.

For så vidt angår anmodningen om myndighedens bemærkninger henviser ombudsmanden nogle gange blot til klagen og beder om en udtalelse fra myndigheden, men ofte stilles der allerede i den indledende høring en række spørgsmål med henblik på at få belyst sagens retlige eller faktiske forhold.

Ved en fuld ombudsmandsundersøgelse er høringsprocessen sædvanligvis skriftlig. I nogle sager holdes der også møder med myndighederne, enten på myndighedens eller på ombudsmandens initiativ.

Ombudsmanden sender som udgangspunkt sin anmodning om oplysninger, dokumenter og udtalelser mv. til den øverste administrative myndighed på området og forudsætter, at denne myndighed i relevant omfang indhenter dokumenter og oplysninger fra eventuelle underordnede instanser.

Der fastsættes som udgangspunkt en svarfrist på 4 uger for myndighedens udtalelse, hvis det kun er én myndighed, der høres (den tilsvarende frist er oftest på 2 uger i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven). Skal flere myndigheder involveres, fastsættes i reglen en lidt længere frist.     

Når myndighedens svar er modtaget, og sagens akter er gennemgået, kan der være behov for at bede myndigheden om supplerende udtalelser.

Er sagen rejst på baggrund af en klage, vil klageren normalt også få lejlighed til at kommentere myndighedens udtalelser. Klagerens eventuelle nye indlæg vil efter omstændighederne blive forelagt myndigheden, inden ombudsmanden afgiver sin endelige udtalelse.

Hvis ombudsmanden på eget initiativ behandler en personsag, vil den pågældende person normalt blive inddraget på samme måde som en klager i forbindelse med sagens behandling.

Hvis ombudsmanden vælger at undersøge et spørgsmål, som ikke er direkte omfattet af klagetemaet (evt. som egen drift efter ombudsmandslovens § 17, stk. 1), og som myndigheden derfor ikke kan regne med er omfattet af ombudsmandsundersøgelsen, skal ombudsmanden også give myndigheden lejlighed til at udtale sig om spørgsmålet, inden ombudsmanden udtaler sin endelige kritiske opfattelse.

I nogle sager vælger ombudsmanden – inden sagen afsluttes – at sende et udkast til redegørelse i høring hos myndigheden, inden den endelige redegørelse afgives. Denne fremgangsmåde bruges f.eks., hvis der er usikkerhed om forståelsen af vigtigt faktum i sagen, eller hvis der er tvivl om, hvorvidt myndigheden har forholdt sig til et eller flere af de forhold, som ombudsmanden påtænker at kritisere.

Høring af myndigheden er en forudsætning for, at ombudsmanden kan udtale kritik eller afgive henstilling mv. Det følger af ombudsmandslovens § 20, stk. 1.

I ombudsmandens praksis undlades høring af myndigheden ofte i tilfælde, hvor ombudsmandens undersøgelse kan afsluttes på grundlag af klagerens oplysninger, og når undersøgelsen ikke fører til kritik eller henstilling mv. i forhold til myndigheden.

Bestemmelsen i ombudsmandslovens § 20, stk. 1, angår alene ombudsmandens endelige opfattelse. Bestemmelsen afskærer ikke ombudsmanden fra at tilkendegive en foreløbig kritisk opfattelse over for myndighederne, selv om det kritiserede forhold ikke tidligere har været præsenteret for myndigheden. Bestemmelsen er heller ikke til hinder for, at en høring af en myndighed er meget specifik med hensyn til sagens retlige problemstillinger.

I nogle tilfælde genoptager en myndighed behandlingen af en sag mv., efter at ombudsmanden har bedt om myndighedens bemærkninger til sagen. I så fald indstiller ombudsmanden typisk sin undersøgelse af sagen.

4.2. Myndighedens oplysningspligt

Myndighederne har pligt til at give ombudsmanden de oplysninger og udlevere de dokumenter, som ombudsmanden beder om. Det følger af ombudsmandslovens § 19, stk. 1.

Ombudsmanden har krav på at få alle oplysninger og dokumenter, som er indgået i grundlaget for myndighedens behandling af sagen, og som dermed har betydning for ombudsmandens undersøgelse af sagen. Det gælder både endelige dokumenter og udkast, interne oplysninger og dokumenter, protokoller, elektronisk lagrede oplysninger osv.

Internt materiale, der udleveres til ombudsmanden fra offentlige myndigheder, mister ikke herved sin interne karakter i forhold til bestemmelserne om aktindsigt i offentlighedsloven og forvaltningsloven, idet materialet afgives af retlige grunde efter forvaltningslovens § 12, stk. 2, eller offentlighedslovens § 23, stk. 2. Mener ombudsmanden, at oplysningerne i det interne materiale har betydning for bedømmelsen af den underliggende sag, kan materialet dog efter omstændighederne blive offentliggjort i forbindelse med ombudsmandens udtalelse i sagen.

Når dokumenter eller oplysninger, som ombudsmanden modtager fra en myndighed, er fortrolige, skal ombudsmanden naturligvis respektere fortroligheden (se ombudsmandslovens § 28 om tavshedspligt). Ombudsmanden orienterer normalt en myndighed om, at myndighedens udtalelse vil blive sendt i høring. I almindelighed går ombudsmanden ud fra, at de dokumenter og oplysninger, som er modtaget, kan videregives til klageren i sagen, f.eks. som led i kontradiktion eller i forbindelse med udarbejdelsen af den endelige udtalelse. Hvis det ikke er tilfældet, bør myndigheden udtrykkeligt gøre ombudsmanden opmærksom på det.

Myndighedens akter bliver normalt ikke sendt til parten i forbindelse med partshøringen. Ved lån af akter, som en myndighed har givet en klager afslag på aktindsigt i, respekterer ombudsmanden myndighedens beslutning og gør derfor ikke klageren bekendt med oplysninger i akterne. Det gælder også, selv om myndigheden efter ombudsmandens opfattelse burde have givet klageren indsigt. Ombudsmanden kan kun henstille til myndigheden at give klageren aktindsigt, og det er herefter op til myndigheden at efterkomme ombudsmandens henstilling.

Ombudsmanden kan desuden efter ombudsmandslovens § 19, stk. 2, bede myndighederne om udtalelser, f.eks. om en stillingtagen til bestemte juridiske temaer, eller om at redegøre for myndighedernes praksis og den bagvedliggende retsopfattelse.

Ved en høring på baggrund af en klage over en myndigheds sagsbehandlingstid beder ombudsmanden typisk om en datoliste over de ekspeditioner, der er foretaget i sagen. Ombudsmanden spørger også om, i hvilket omfang myndigheden undervejs har underrettet klageren i overensstemmelse med praksis. Myndigheden bliver desuden ofte bedt om at oplyse, om den har fastsat mål for sagsbehandlingstiden for den pågældende type af sager – og i så fald hvilke.

I nogle tilfælde foretager ombudsmanden en generel undersøgelse af en myndigheds sagsbehandlingstider for en bestemt sagstype, hvis der er grundlag for det. I så fald rejser ombudsmanden sagen på eget initiativ efter ombudsmandslovens § 17, stk. 1 eller 2, og beder myndigheden om flere oplysninger af generel karakter om myndighedens sagsbehandlingstider mv. Ombudsmanden kan desuden beslutte at følge udviklingen i en myndigheds sagsbehandlingstider på et sagsområde og bede om løbende oplysninger herom.

Folketingets Ombudsmands overblik #11 om sagsbehandlingstid

Bestemmelsen i ombudsmandslovens § 19 forudsætter, at de oplysninger, som myndighederne afgiver til ombudsmanden, er rigtige og fyldestgørende. Der er også sandhedspligt for så vidt angår myndighedernes retlige argumentation over for ombudsmanden.

Hvis en myndighed afgiver urigtige, utilstrækkelige eller misvisende oplysninger til ombudsmanden, kan dette i sig selv give ombudsmanden grundlag for kritik, og efter omstændighederne kan der blive tale om et tjenstligt ansvar eller strafansvar. Ombudsmanden kan i disse tilfælde ikke anmode om oplysninger, hvis det kan føre til, at en ansat bliver bragt i en situation, som kan medføre selvinkriminering. Se FOB 2011 21-1.

Hvis sagen rejser spørgsmål om myndighedens sagsbehandling i forhold til ombudsmanden selv, skal myndigheden have lejlighed til at udtale sig om dette forhold, før ombudsmanden udtaler kritik.

Ombudsmanden kan efter ombudsmandslovens § 19, stk. 3, indkalde personer til for retten at afgive forklaring om forhold, som er af betydning for ombudsmandens undersøgelser. Bestemmelsen har ikke hidtil været anvendt i ombudsmandens praksis.

4.3. Vilkår af betydning for ombudsmandens prøvelse

Ombudsmanden skal efter ombudsmandslovens § 21 bedømme, om myndigheder eller personer, der er omfattet af ombudsmandens virksomhed, handler i strid med gældende ret eller på anden måde gør sig skyldige i fejl og forsømmelser ved udøvelsen af deres opgaver.

Der er visse vilkår for ombudsmandens virksomhed, som begrænser den prøvelse, ombudsmanden kan foretage af den offentlige forvaltning:

Ombudsmandens sagsbehandling foregår primært på skriftligt grundlag.

I praksis har ombudsmanden ikke mulighed for at afhøre vidner for at afklare bevismæssige spørgsmål i en sag.

Ombudsmanden har ikke – i modsætning til domstolene – mulighed for at inddrage særlig fagkundskab eller afholde syn og skøn, f.eks. lægelige eller tekniske specialister.

Rammerne for ombudsmandens arbejde – afsnit 4 om ombudsmandens bedømmelsesgrundlag

4.4. Prøvelsens resultat

Ombudsmanden afslutter en fuld undersøgelse ved at udtale sin opfattelse af sagen. Ombudsmanden kan ikke ophæve eller ændre en forvaltningsmyndigheds afgørelse, men kan bl.a. kritisere en afgørelse og henstille til myndigheden, at afgørelsen ændres eller overvejes på ny (se ombudsmandslovens § 22).

Udfald af en ombudsmandssag

Ombudsmandens mål for sagsbehandlingstiden