Om ombudsmanden og persondataloven

Den 13. september 2000

Den 1. juli 2000 trådte persondataloven i kraft. Loven giver borgeren særlige rettigheder i forbindelse med at offentlige myndigheder og private på edb bruger personoplysninger. På samme måde pålægger loven dem der behandler personoplysninger, visse pligter som fx at meddele Datatilsynet oplysninger om bl.a. behandlingens formål, hvem oplysninger eventuelt videregives til mv. (lovens § 43 og § 48).

Loven gælder ikke for Folketinget og institutioner under Folketinget. Ombudsmanden har dog besluttet at følge de centrale regler i den nye lov som tillægger borgerne rettigheder.

Denne side indeholder generelle oplysninger om ombudsmandens sagsbehandling og rettighederne som tilkommer de personer om hvem ombudsmanden behandler oplysninger på edb.

 

Om ombudsmanden

Ombudsmandens opgave er at kontrollere statslige, kommunale og andre offentlige forvaltningsmyndigheder.

Ombudsmanden kan behandle klager over forvaltningsmyndigheders afgørelser og deres behandling af borgerne og sagerne. Man kan f.eks. klage over et afslag på en ansøgning, den måde sagen er blevet behandlet på, den tid det har varet, og de ansattes opførsel.

Ombudsmandens kontrol går ud på at bedømme om der er sket tilsidesættelse af gældende ret, eller om myndighederne i forbindelse med deres opgaver eventuelt på anden måde har lavet fejl eller forsømmelser.

Domstolene, Folketinget, selskaber og private personer er ikke offentlige forvaltningsmyndigheder. Ombudsmanden kan derfor ikke behandle klager over disse organer og personer.

Ombudsmanden kan give tre svar på en henvendelse:

1. Sagen undersøges nærmere.
2. Klagen afvises fordi ombudsmanden ikke må undersøge sagen nærmere.
3. Ombudsmanden vælger ikke at undersøge sagen.

1) Klagen undersøges nærmere
Mener ombudsmanden at en klage skal undersøges nærmere, sender han klagen videre til den berørte myndighed og beder den om en "udtalelse".

Samtidig beder han om at låne eventuelle papirer i sagen. Myndighedens udtalelse sendes normalt til klageren der får mulighed for at komme med bemærkninger hertil.

Når myndigheden og klageren har udtalt sig om sagen, er den normalt klar til ombudsmandens endelige udtalelse.

2) Klagen skal afvises
Det er ikke alle sager ombudsmanden må behandle. Hvis der fx er mulighed for at klage til en anden forvaltningsmyndighed, skal denne klagemulighed være udnyttet før ombudsmanden kan behandle sagen. Afgørelser der meddeles skriftligt af myndighederne, skal indeholde vejledning om eventuelle klagemuligheder før man kan gå til ombudsmanden.

Klagen skal være "indgivet inden et år efter, at forholdet er begået". Lovens udtryk "forhold" omfatter alt det man kan klage over til ombudsmanden: behandlingen af en sag (herunder den tid der er brugt), sagens afgørelse, generelle problemer af mere overordnet karakter samt ansattes optræden.

3) Ombudsmanden vælger ikke at undersøge sagen nærmere
Ombudsmanden har ikke pligt til at tage alle klager op til nærmere undersøgelse. Han kan fx helt afslå at behandle klagen, eller han kan beslutte sig til kun at behandle særlige spørgsmål i klagen. Dette følger af ombudsmandslovens § 16.

Ombudsmanden foretager altid en nøje gennemgang af klagerens henvendelse før § 16 eventuelt anvendes og sagen afvises.

4) Ombudsmanden kan undersøge en sag af egen drift
Ombudsmanden kan også undersøge en sag uden at der foreligger en klage. Avisomtale kan f.eks. være anledning til at ombudsmanden bliver opmærksom på en sag og ønsker at undersøge den nærmere. Undertiden giver klager anledning til at iværksætte egen drift-undersøgelser af spørgsmål der ikke er klaget over (lovens § 17). Ombudsmanden kan også undersøge institutioner, virksomheder eller tjenestesteder der hører under hans virksomhed (lovens § 18).

Ombudsmanden skal hvert år aflevere en beretning til Folketinget om sit arbejde. Heri skal sager af større betydning offentliggøres i en anonymiseret form så genkendelse af personer ikke er mulig for andre end de involverede. Ombudsmanden fører endvidere statistik over bl.a. antallet af sager og hvordan de blev behandlet. Disse statistiske oplysninger offentliggøres til dels i beretningen.

 

Om persondataloven

I forbindelse med behandlingen af en sag – rejst enten ved klage eller på eget initiativ – kommer ombudsmanden som regel til at indsamle, behandle og videregive personoplysninger om klageren og/eller andre personer. Behandlingen af oplysninger kan som nævnt ske på flere måder og herunder bl.a. ved at en medarbejder ringer til de involverede myndigheder og beder om yderligere oplysninger eller selv, hvis det er nødvendigt, meddeler oplysninger om sagen.

Det kan også vise sig nødvendigt at bede klageren om at indsende yderligere oplysninger, ligesom oplysninger fra tidligere behandlede sager kan indgå i behandlingen af den nye sag. Klageren er ikke forpligtet til at give ombuds-manden yderligere oplysninger, men et afslag på at give yderligere oplysninger kan få betydning for mulighederne for at hjælpe med sagen.

Efter principperne i persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000) har klagere og andre registrerede som udgangspunkt mulighed for at gøre brug af følgende rettigheder:

• Ret til at blive orienteret om indsamling af oplysninger til brug for edb-behandling
• Ret til at bede om indsigt i de oplysninger der edb-behandles.
• Ret til at gøre indsigelse mod at oplysningerne edb-behandles.
• Ret til at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger der er urigtige, vildledende eller på lignende måde er behandlet på edb i strid med lovgivningen. (Se eventuelt reglerne i lovens §§ 31, 35 og 37 nedenfor).

Persondatalovens bestemmelser herom er formuleret således:

"§ 31. Fremsætter en person begæring herom, skal den dataansvarlige give den pågældende meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende. Behandles sådanne oplysninger, skal der på en let forståelig måde gives den registrerede meddelelse om,

1. hvilke oplysninger, der behandles,
2. behandlingens formål,
3. kategorierne af modtagere af oplysningerne og
4. tilgængelig information om, hvorfra disse oplysninger stammer.

Stk. 2. Den dataansvarlige skal snarest besvare begæringer som nævnt i stk. 1. Er begæringen ikke besvaret inden 4 uger efter modtagelsen, skal den dataansvarlige underrette den pågældende om grunden hertil, samt om, hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge.

...

§ 35. Den registrerede kan til enhver tid over for den dataansvarlige gøre indsigelse mod, at oplysninger om vedkommende gøres til genstand for behandling.

Stk. 2. Hvis indsigelsen efter stk. 1 er berettiget, må behandlingen ikke længere omfatte de pågældende oplysninger.

...

§ 37. Den dataansvarlige skal berigtige, slette eller blokere oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lov eller bestemmelser udstedt i medfør af lov, hvis en registreret person fremsætter anmodning herom.

Stk. 2. Den dataansvarlige skal underrette den tredjemand, hvortil oplysningerne er videregivet, om, at de videregivne oplysninger er berigtiget, slettet eller blokeret i henhold til stk. 1, hvis en registreret person fremsætter anmodning herom. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen viser sig umulig eller er uforholdsmæssig vanskelig."