Notat vedrørende indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand efter principperne i persondataloven, forvaltningsloven og offentlighedsloven

Dato 13 maj 2002
Journalnummer 2001-0831-932

Dette notat beskriver den praksis med hensyn til indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand som fremover – i lyset af persondataloven og de foreløbige erfaringer med ombudsmandens anvendelse af denne lovs principper – agtes fulgt.

1. Den 1. juli 2000 trådte persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger) i kraft. Loven giver borgeren særlige rettigheder i forbindelse med at offentlige myndigheder og private bruger personoplysninger på edb.

Loven gælder indtil videre ikke for Folketinget og institutioner under Folketinget (lovens § 2, stk. 5) og dermed heller ikke for Folketingets Ombudsmand. Ombudsmanden har dog besluttet med virkning for sager som er oprettet efter lovens ikrafttræden, at følge de centrale regler i persondataloven som tillægger borgerne rettigheder.

Klagere og andre personer med tilknytning til sager som er oprettet efter persondatalovens ikrafttræden, har derfor modtaget underretning i overensstemmelse med principperne i persondatalovens kapitel 8 og har i øvrigt (bortset fra muligheden for at klage til Datatilsynet) kunnet gøre brug af de rettigheder som en registreret har efter principperne i persondataloven – herunder retten til indsigt efter principperne i lovens kapitel 9.

2. Forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 1365 af 7. december 2007) indeholder i kapitel 4 bestemmelser om aktindsigt for parter i afgørelsessager. Loven gælder ikke for Folketingets Ombudsmand idet loven "gælder for alle dele af den offentlige forvaltning" (lovens § 1, stk. 1) og Folketingets Ombudsmand ikke er en del af den offentlige forvaltning. I praksis vil der dog til parter blive givet indsigt efter principperne i forvaltningsloven for så vidt angår breve til og fra Folketingets Ombudsmand og visse oplysninger i interne arbejdsdokumenter i Folketingets Ombudsmands sager. Anmodninger om aktindsigt i myndighedernes sagsakter som er eller har været udlånt til ombudsmanden som led i ombudsmandens behandling af en sag, vil derimod fortsat blive sendt videre til vedkommende forvaltningsmyndighed med henblik på at myndigheden kan tage stilling til anmodningen om aktindsigt. Det samme gælder bilag som er modtaget fra en klager eller andre, og som indgår i en sag hos en forvaltningsmyndighed. Denne fremgangsmåde skyldes dels at ombudsmanden efter omstændighederne vil kunne have svært ved – som første instans – at vurdere om én eller flere af lovens undtagelser vil kunne være relevante i en sag, dels at borgeren ville miste en klagemulighed til Folketingets Ombudsmand hvis ombudsmanden traf afgørelse i første instans; herved ville også ombudsmandens tilsyn med forvaltningen forsvinde på et både principielt og praktisk centralt område. Hertil kommer at det ville indebære en tilsidesættelse af forvaltningslovens kompetenceregler hvis ombudsmanden i første instans traf afgørelse om aktindsigt i myndighedernes sagsakter.

3. Tilsvarende gælder offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 som senest ændret ved lov nr. 429 af 31. maj 2000 § 80) for "al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning", dermed heller ikke for Folketingets Ombudsmand. I ombudsmandens praksis vil der dog til personer hvis forhold er omtalt i et dokument, blive givet indsigt efter principperne i offentlighedslovens § 4, stk. 2, om "egenaccess" for så vidt angår breve til og fra Folketingets Ombudsmand og visse oplysninger i interne arbejdsdokumenter i Folketingets Ombudsmands sager. Anmodninger om aktindsigt i myndighedernes sagsakter som er eller har været udlånt til ombudsmanden som led i ombudsmandens behandling af en sag, vil derimod – ud fra de samme hensyn som er nævnt ovenfor for så vidt angår anmodninger om aktindsigt fra parter – fortsat blive sendt videre til vedkommende forvaltningsmyndighed med henblik på at myndigheden kan tage stilling til anmodningen om aktindsigt. Det samme gælder bilag som er modtaget fra en klager eller andre, og som indgår i en sag hos en forvaltningsmyndighed.

4. Som det måtte forventes, har en del registrerede som har fået underretning om bl.a. deres rettigheder efter principperne i persondataloven, rettet henvendelse til Folketingets Ombudsmand og bedt om indsigt. I nogle af disse tilfælde har det – særligt hvis man sætter sig i den registreredes sted – i praksis vist sig mindre hensigtsmæssigt at afgrænse upræcise eller generelt holdte anmodninger om indsigt til de oplysninger som vil skulle meddeles efter principperne i persondataloven. I fremtiden vil anmodninger om indsigt fra parter, henholdsvis personer som er omtalt i et af ombudsmandens "egne" dokumenter, derfor blive overvejet i lyset af såvel principperne i persondatalovens kapitel 9 som principperne i forvaltningslovens kapitel 4, henholdsvis offentlighedslovens § 4, stk. 2 – medmindre anmodningen udtrykkeligt er afgrænset til kun at angå en bestemt form for indsigt. Dette indebærer bl.a. at en part i en sag hvor der er tvist mellem forskellige parter, som følge af en anmodning til Folketingets Ombudsmand om indsigt vil få indsigt i en klage fra en anden part i sagen (medmindre principperne i forvaltningslovens undtagelsesbestemmelser helt undtagelsesvis skulle føre til en begrænsning af aktindsigten).

5. Offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt for "enhver" (dvs. ikke-parter) gælder heller ikke for Folketingets Ombudsmand. I praksis har der imidlertid længe eksisteret en ordning hvorefter pressen og andre vil kunne få indsigt i en (allerede foreliggende) anonymiseret udgave af ombudsmandens afsluttende udtalelse i sager som er eller påtænkes offentliggjort af ombudsmanden (i beretningen eller på anden måde). I sager hvor ombudsmandens afsluttende udtalelse ikke indeholder fortrolige oplysninger, vil enhver normalt også – i overensstemmelse med offentlighedslovens hovedregel – kunne få indsigt heri. I andre sager henvises den der søger indsigt, til at rette henvendelse til parten i sagen hvis den indsigtssøgende ved hvem parten er. Denne ordning som afvejer hensynet til offentlighed over for tavshedspligten i ombudsmandslovens § 28, og som i øvrigt er beskrevet i Offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter (3. udgave, 1998, s. 53f), er der ikke anledning til at overveje ændret på baggrund af ombudsmandens anvendelse af principperne i persondataloven.

Hans Gammeltoft-Hansen