Ombudsmandens behandling af din sag

1. Hvad sker der når ombudsmanden har modtaget din klage

Først bliver klagen journaliseret. Det vil sige at din henvendelse får et journalnummer.

Du kan se journalnummeret i øverste højre hjørne på de breve som du får fra ombudsmanden. Efter journalnummeret står initialerne på den juridiske sagsbehandler som behandler din klage.

Du bliver løbende orienteret om din sags behandling hos ombudsmanden, men hvis du har spørgsmål undervejs, kan du ringe eller skrive til ombudsmanden. Det letter behandlingen hvis du i forbindelse med eventuelle henvendelser under sagens behandling oplyser journalnummer og sagsbehandlerens initialer.

Du skal være opmærksom på at ombudsmanden normalt vil være forpligtet til at underrette de personer som du har klaget over, eller som på anden måde er involveret i din sag, og at ombudsmanden, når han undersøger en klage, skal sende en kopi af klagerens breve mv. til de relevante myndigheder.

Din klage med bilag bliver efter journaliseringen lagt til en juridisk sagsbehandler som normalt inden for 10 arbejdsdage fra modtagelsen af din klage som minimum vil bekræfte modtagelsen af klagen over for dig.

Når ombudsmanden har læst din klage, vil du få et svar fra ombudsmanden. Der er normalt tre svarmuligheder:

Klagen undersøges nærmere.
Klagen afvises fordi ombudsmanden ikke må undersøge sagen nærmere.
Ombudsmanden vælger ikke at undersøge sagen.

Klagen undersøges nærmere

Mener ombudsmanden at din klage skal undersøges nærmere, sender ombudsmanden klagen videre til den myndighed du har klaget over og beder myndigheden om at kommentere klagen og eventuelt redegøre for andre spørgsmål. Du vil få et brev fra ombudsmanden hvor du får at vide at ombudsmanden har bedt myndigheden om en udtalelse på grundlag af din klage.

Når myndigheden har sendt sin udtalelse til ombudsmanden, vil ombudsmanden overveje om han skal bede om yderligere udtalelser. Ombudsmanden vil normalt sende myndighedens udtalelse til dig så du får mulighed for at komme med bemærkninger hertil.

Når ombudsmanden har indhentet de nødvendige udtalelser, er sagen klar til ombudsmandens endelige udtalelse.

Klagen afvises

Ombudsmanden skal afvise klagen:

hvis klagen ikke vedrører en myndighed som ombudsmanden kan behandle klager over
hvis du ikke har udnyttet klagemuligheder til en overordnet forvaltningsmyndighed, eller
hvis klagefristen på et år er overskredet.

Ombudsmanden vil sende dig et brev hvor han forklarer hvorfor din klage afvises.

Hvis ombudsmanden afviser din klage fordi du ikke har klaget til en overordnet forvaltningsmyndighed, vil ombudsmanden normalt sende din klage videre til den rette klagemyndighed. Når klagemyndigheden har behandlet din sag og givet dig et svar, skal du vurdere om du vil klage til ombudsmanden igen. Hvis du ikke sender en ny klage, gør ombudsmanden ikke mere ved sagen.

Din klage vil normalt også blive afvist hvis din klage til ombudsmanden indeholder klagepunkter som myndigheden ikke tidligere har taget stilling til. Ombudsmanden vil sende din klage videre til myndigheden og bede myndigheden om at besvare din klage i et brev til dig. Ombudsmanden vil skrive til dig og forklare hvorfor han har sendt klagen videre. Samtidig vil han bede dig om at vente på myndighedens svar, før du tager stilling til om du vil klage til ombudsmanden igen. Hvis du ikke indsender en ny klage, gør ombudsmanden ikke mere ved sagen.

Ombudsmanden vælger ikke at undersøge sagen nærmere

Ombudsmanden har ikke pligt til at undersøge alle klager nærmere. Han kan helt afslå at behandle din klage, eller han kan beslutte sig for kun at behandle enkelte forhold i klagen (ombudsmandslovens § 16).

Ombudsmanden sørger for at have et sikkert grundlag for sin beslutning. Han kan f.eks. indhente sagens akter fra myndighederne. Ombudsmanden vil således altid vurdere din klage grundigt før han eventuelt afviser den. Han vil i den forbindelse normalt vurdere om der overhovedet er udsigt til at han vil kunne hjælpe dig.

Som det fremgår, kan en afvisning af at undersøge sagen nærmere være resultat af en omfattende sagsbehandling hos ombudsmanden.

2. Hvis du får ret

Hvis ombudsmanden mener at forvaltningsmyndigheden har begået fejl, kan ombudsmanden kritisere myndigheden og eventuelt henstille til at myndigheden overvejer sagen på ny og træffer en anden afgørelse.

Det er vigtigt at du er opmærksom på at ombudsmanden ikke selv kan træffe en ny afgørelse i din sag. Det kan kun myndigheden gøre. Ombudsmandens opgave er altså at forklare myndigheden at den efter hans opfattelse har taget fejl.