I praksis har det vist sig, at forvaltningsretlige partsrettigheder, f.eks. partsrepræsentation, vejledningspligt og partshøring, kan blive glemt ved indførelsen af nye IT-løsninger. Det har den alvorlige konsekvens, at systemerne ikke sikrer, at grundlæggende rettigheder for borgerne overholdes.

Både ved udvikling og anvendelse af IT-systemer i det offentlige er det helt centralt, at systemet understøtter overholdelsen af de retssikkerhedsmæssige garantier for borgerne, som følger af forvaltningsretlige regler og principper.

Retten til partsrepræsentation blev ikke tænkt ind ved udviklingen af offentlige IT-systemer

Selvbetjeningsløsningerne minSU og mitUddannelseskort (i dag ungdomskort.dk) var oprindeligt ikke udviklet på en måde, som gjorde det teknisk muligt at benytte en partsrepræsentant.

Ombudsmanden udtalte derfor, at de uddannelsessøgende skulle have tydelig og relevant vejledning om muligheden for at blive undtaget fra elektronisk kommunikation, hvis de ønskede at lade sig repræsentere af andre.

I relation til befordringsrabat for ungdomsuddannelser rejste sagen yderligere spørgsmål om forældres repræsentation af deres mindreårige børn.

I årene efter ombudsmandens udtalelse sendte myndighederne flere orienteringer til ombudsmanden. Det viste sig, at det ikke var muligt at tilbyde en ikke-digital løsning i systemet ungdomskort.dk, og at den ikke-digitale løsning i systemet minSU ikke levede op til forvaltningslovens § 8. Først flere år efter, at ombudsmanden først udtalte sig i sagen, kunne det konstateres, at myndighederne var nået til en forsvarlig afklaring af muligheden for partsrepræsentation.

Ombudsmanden kritiserede det langvarige forløb af sagen. Han kritiserede også, at det i forhold til ansøgning om befordringsrabat først blev muligt at benytte partsrepræsentant flere år efter, at systemet ungdomskort.dk var taget i brug.

FOB 2012-5

FOB 2016-1

1 Oversigt

Det er et alvorligt problem, hvis retssikkerhedsmæssige garantier for borgerne ikke overholdes i den offentlige forvaltnings digitale sagsbehandling.

Forvaltningsretten indeholder en række generelle regler, der tillægger borgerne forskellige rettigheder og beføjelser i forbindelse med myndighedernes behandling af en sag.

Nedenfor er en oversigt over de grundlæggende forvaltningsretlige rettigheder, som myndighederne erfaringsmæssigt ikke altid er opmærksomme på, når de indfører og anvender digital sagsbehandling. Der tages primært afsæt i ombudsmandspraksis på området. Oversigten er ikke udtømmende.

Myndighederne skal sikre, at både materielle og formelle krav til sagsbehandlingen indtænkes ved indførelsen af digital sagsbehandling.

De materielle krav vil eksempelvis kunne være, at regelgrundlaget kræver, at der udøves et skøn i den enkelte sag. Se nærmere i afsnit 2.

De formelle krav til sagsbehandlingen vil bl.a. være reglerne om tilstrækkelig sagsoplysning, partsrepræsentation og partshøring. Disse krav er nærmere omtalt nedenfor i afsnit 3-10.

Endelig indeholder persondataloven forskellige bestemmelser, som det er vigtigt at være opmærksom på ved indførelsen af digital sagsbehandling. Se afsnit 11.

2 Krav til indholdet af en afgørelse

Hvis regelgrundlaget på et område forudsætter, at en afgørelse eller elementer i afgørelsen beror på et skøn, skal sagsprocessen indrettes, så det er muligt at udøve et sådant skøn. Det kan eventuelt indebære, at sagsbehandlingen ikke fuldt ud kan være digital. Bl.a. kan det være vanskeligt at automatisere afgørelser i tilfælde, hvor det efter regelgrundlaget skal være muligt at dispensere fra en hovedregel.

En forudsætning for en hel eller delvis automatisering af sagsbehandlingen på et område er således som udgangspunkt, at afgørelserne eller de automatiserede dele af afgørelserne kan træffes efter rent objektive kriterier – det vil sige efter på forhånd fastsatte faktuelle kriterier og en fast givet retsvirkning af et givet faktum.

Man kan også sige, at hvis det ikke er muligt klart at svare ja eller nej på et givet spørgsmål, kan behandlingen af det som udgangspunkt ikke automatiseres.

I lov om ændring af sundhedsloven (lov nr. 1521 af 27. december 2009) tog man konsekvensen af, at en fuldt digitaliseret sagsbehandling ikke giver mulighed for konkret skønsudøvelse.

Af sundhedslovens § 37, stk. 1, følger bl.a., at den, om hvis helbredsforhold der er udarbejdet patientjournaler mv., på anmodning har ret til aktindsigt heri. Der var tidligere gjort undtagelse fra denne ret i tilfælde, hvor patientens interesse i indsigt fandtes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private interesser.

Med lov nr. 1521 fra 2009 blev denne undtagelse ophævet, og patienter fik fremover ubegrænset adgang til egne journaloptegnelser – både elektroniske og papirbaserede. Det fremgår i den forbindelse af forarbejderne til lov nr. 1521 bl.a., at det med de tidligere gældende regler ville være praktisk urealiserbart at give patienter adgang til elektroniske journaler. Det skyldtes, at de tidligere regler forudsatte, at en sundhedsperson, hver gang en patient anmodede om aktindsigt, foretog en konkret vurdering af, om det var nødvendigt at begrænse aktindsigten (jf. pkt. 2.4.2 i de almindelige bemærkninger til lovforslag nr. 54 om ændring af sundhedsloven, som blev fremsat den 30. oktober 2009 af ministeren for sundhed og forebyggelse). På bl.a. den baggrund – og idet man ønskede en digitalisering af området – blev den tidligere begrænsning i adgangen til indsigt som nævnt ophævet. Der er dog fortsat i sundhedslovens § 37 mulighed for, at en forældremyndighedsindehavers adgang til aktindsigt i en mindreårigs patientjournal mv. kan begrænses (§ 37, stk. 2), ligesom adgangen til optegnelser, som er journalført før den 1. januar 2010, fortsat kan begrænses, i det omfang patientens interesse i at blive gjort bekendt med oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private interesser (§ 37, stk. 3).

3 Officialprincippet

Officialprincippet kaldes også undersøgelsesprincippet og indebærer, at en offentlig myndighed er ansvarlig for, at en sag er tilstrækkeligt oplyst, før myndigheden træffer afgørelse. Det påhviler altså den enkelte forvaltningsmyndighed selv – eventuelt i samarbejde med andre myndigheder – at sikre et tilstrækkeligt oplysningsgrundlag, før en sag afgøres. Myndigheden kan i den forbindelse også bede om, at private, herunder navnlig parterne, medvirker til at oplyse sagen.

Overblik #8 om officialprincippet

Når sagsbehandlingen automatiseres helt eller delvist på et område, vil myndighederne som følge af officialprincippet bl.a. skulle sikre, at grundlaget for at træffe en afgørelse er opfyldt, herunder at der er en tilstrækkelig sagsoplysning.

Automatiserede afgørelsessystemer forudsætter, at myndighederne på forhånd kan afgrænse, hvilket faktum der måtte være relevant i fremtidige sager. Når sagsbehandlingen automatiseres, bliver den faktiske del af beslutningsgrundlaget således ikke længere genstand for myndighedens konkrete vurdering. Sagsoplysningen bliver i stedet til en generel model for det typisk forekommende. Modellen danner grundlag for de oplysninger, borgeren selv skal udfylde, og som myndigheden eventuelt supplerer gennem samkøring med databaser.

Når myndigheder anvender automatiserede systemer, indebærer det derfor en risiko for, at de ikke fanger tilfælde med atypiske fakta, eller tilfælde, hvor retsgrundlaget forpligter dem til at tage hensyn til forhold, der enten normalt ikke opstår eller normalt ikke er relevante.

4 Vejledning

Efter forvaltningslovens § 7 skal en forvaltningsmyndighed i nødvendigt omfang yde vejledning og bistand til personer, der henvender sig med spørgsmål inden for myndighedens sagsområde.

Overblik #5 om vejledning

Det gælder også, når sagsbehandlingen på et område digitaliseres, eller der indføres digitale selvbetjeningsløsninger.

Men behovet for tydelig og relevant vejledning kan blive overset, f.eks. i tilfælde, hvor behovet er opstået, netop fordi et konkret sagsområde er blevet digitaliseret (eksempelvis en pligt til at vejlede om anvendelsen af et digitalt selvbetjeningssystem). Det viser forskellige ombudsmandssager.

Afslag på ansøgning via elektronisk optagelsessystem, da bilag til ansøgningen ved en fejl ikke var vedhæftet

Flere hundrede kvalificerede ansøgere fik afslag på en studieplads. De pågældende ansøgere, som levede op til adgangskravene – og som havde søgt en studieplads via det elektroniske optagelsessystem Optagelse.dk – havde fået afslag, fordi deres eksamensbeviser ved en fejl ikke var vedhæftet deres ansøgninger. Hvis der havde været tale om manuel sagsbehandling, ville det have været et helt naturligt skridt at kontakte ansøgerne og bede dem om at indsende det manglende materiale og først derefter tillægge eventuelt manglende materiale processuel skadevirkning (virkning til skade for ansøgningen). 

Optagelse.dk blev under ombudsmandens behandling af sagen ændret, så ansøgere nu – i de tilfælde, hvor der mangler bilag – adskillige gange bliver gjort opmærksom på, at der skal eftersendes bilag, samt hvilke bilag der skal eftersendes.

Ombudsmanden fandt, at denne vejledning levede op til de krav, man med rimelig grund kunne stille, og foretog sig herefter ikke mere i sagen.

Ombudsmandens j.nr. 2010-3100-7120

Herudover er spørgsmålet om vejledning bl.a. opstået i situationer, hvor den digitale løsning ikke har været tilstrækkelig gennemtænkt i forhold til at sikre eksempelvis retten efter forvaltningslovens § 8 til at lade sig repræsentere af andre.

Pligt til at vejlede om partsrepræsentation, når selvbetjeningssystemet ikke un-derstøtter denne rettighed

Digitale selvbetjeningsløsninger på uddannelsesområdet har i flere tilfælde været udviklet på en måde, som ikke har gjort det teknisk muligt at benytte en partsrepræsentant. Ombudsmanden har i disse sager fastslået, at de uddannelsessøgende (og for mindreårige børn også forældremyndighedsindehaveren) skal have en tydelig og relevant vejledning om muligheden for at blive undtaget fra elektronisk kommunikation, hvis de ønsker at lade sig repræsentere af andre (eller som forældremyndighedsindehavere ønsker at repræsentere et barn).

Se også beskrivelsen indledningsvis. 

FOB 2011 12-1

FOB 2012-5

En myndigheds vejledning skal desuden for at være korrekt og relevant tilpasses den enkelte borgers situation – også selv om der er tale om vejledninger i et elektronisk konceptsystem.

Myndighedernes vejledning skal være både korrekt og relevant

Ombudsmanden undersøgte arbejdsskademyndighedernes vejledning om mulighederne for genoptagelse af arbejdsskadesager. Ombudsmanden udtalte bl.a., at det er vigtigt, at myndighedernes vejledning er både korrekt og relevant i forhold til den enkelte sag. Efter ombudsmandens opfattelse var det ikke korrekt eller relevant i den konkrete sag at vejlede om muligheden for genoptagelse af afviste arbejdsskadesager, når der var tale om en anerkendt arbejdsskade. Det forhold, at Arbejdsskadestyrelsens vejledninger fandtes i et elektronisk konceptsystem, der var fælles for alle afgørelsestyper, og som gjorde det vanskeligt og bekosteligt at tilpasse vejledningsteksterne til den enkelte sag, kunne efter ombudsmandens opfattelse ikke føre til et andet resultat, da anvendelsen af standardtekster forudsætter, at myndigheden vurderer, om indholdet af standardteksten er retvisende i det enkelte tilfælde.

FOB 2013-7

5 Partsrepræsentation

Når en myndighed som led i en sag kommunikerer med en borger, der er part i sagen, skal borgeren have mulighed for at lade sig repræsentere af andre – også selv om sagsbehandlingen foregår digitalt. Det følger af forvaltningslovens § 8. Hvis en part er repræsenteret af en anden, skal myndigheden som udgangspunkt kommunikere med partsrepræsentanten.

Overblik #6 om partsrepræsentation

Retten til partsrepræsentation var temaet i en sag, hvor universiteterne ved udformningen af et IT-system til kommunikation mellem universitetet og de studerende og mellem universitetet og ansøgere til universitetets uddannelser ikke havde sikret, at det var muligt for andre at bruge systemet på vegne af den studerende eller ansøgeren. Tilsvarende var manglende mulighed for partsrepræsentation også temaet i nogle ombudsmandssager om de digitale selvbetjeningssystemer minSU og mitUddannelseskort (i dag ungdomskort.dk). Se omtalen af disse sager indledningsvis. Se også FOB 2011 12-1FOB 2012-5 og FOB 2016-1.

Efterfølgende er der udviklet en fællesoffentlig digital fuldmagtsløsning (”Digital fuldmagt”), som giver myndighederne mulighed for, at borgere i digitale selvbetjeningsløsninger kan overdrage partsrepræsentationskompetence til andre, f.eks. en advokat eller familie og venner. Løsningen forudsætter, at den integreres i den enkelte myndigheds selvbetjeningsløsning, og det er op til myndigheden at afgrænse fuldmagtens rækkevidde. Den nuværende digitale fuldmagtsløsning er fortsat under udvikling i forhold til bl.a. muligheden for at kunne anvende løsningen ved nyudvikling af selvbetjeningsløsninger. 

Digitaliseringsstyrelsen

Fuldmagtsløsningen hos borger.dk

Det er vigtigt, at myndigheden vejleder borgeren om muligheden for at lade sig repræsentere af andre. Se også afsnit 4 om vejledning.

6 Partsaktindsigt

Forvaltningslovens kapitel 4 indeholder regler om, at parten i en sag har ret til aktindsigt. En begæring om aktindsigt kan fremsættes på ethvert tidspunkt af sagens behandling – også efter, at der er truffet afgørelse i en sag.

Hvis begæringen fremsættes, før der er truffet afgørelse, har reglerne om partsaktindsigt bl.a. til formål at give parten lejlighed til at gøre sig bekendt med sagens dokumenter og oplysninger og på den baggrund tage stilling til, om de oplysninger, der indgår i sagen, bør suppleres eller korrigeres.

Hvis begæringen om aktindsigt fremsættes efter, at der er truffet afgørelse i en sag, vil formålet bl.a. være at give parten en bedre mulighed for at vurdere, om afgørelsens grundlag har været ufuldstændigt, og om der er grund til at klage over afgørelsen eller anmode om, at afgørelsen genoptages.

I alle tilfælde udgør retten til aktindsigt en garanti for parten, som det er vigtigt, at offentlige IT-systemer understøtter og sikrer.

I de tilfælde, hvor parten under sagens behandling anmoder om aktindsigt, og anmodningen efter loven skal imødekommes, følger det af forvaltningslovens § 9 b, at sagens afgørelse som udgangspunkt skal udsættes, indtil parten har haft adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne. Et IT-system skal derfor kunne tage højde for dette krav og sikre, at afgørelsen af sagen udsættes.

Efter bestemmelserne om partsaktindsigt kan visse typer af sager, dokumenter og oplysninger undtages fra retten til aktindsigt. Dette kræver i en række tilfælde, at der foretages en konkret vurdering. Det gælder – ud over bestemmelserne om undtagelse fra retten til aktindsigt ­­– også for pligten til at ekstrahere visse oplysninger fra undtagne dokumenter.

Disse forhold skal myndighederne være opmærksomme på, hvis afgørelser om partsaktindsigt skal være en del af en digital løsning. Det vil således i mange tilfælde ikke være muligt fuldt ud at lave en digital løsning.

Elektroniske selvbetjeningsløsninger, hvor parten selv kan logge sig på et IT-system og derigennem gøre sig bekendt med en sags dokumenter, forudsætter, at det på forhånd er klart, at der kan meddeles aktindsigt i samtlige sagens dokumenter og oplysninger.

I sundhedsloven tog lovgiver konsekvensen af, at en fuldelektronisk løsning ikke giver mulighed for konkret skønsudøvelse, og patienter fik fremover ubegrænset adgang til indsigt i egne helbredsforhold (journaloptegnelser). Se beskrivelsen heraf i afsnit 2.

Kommuner skal være opmærksomme på fortrolige og følsomme oplysninger i byggesager, der offentliggøres

Mange kommuner har et digitalt byggesagsarkiv, hvor sager om godkendt byggeri i den pågældende kommune som udgangspunkt er umiddelbart tilgængelige. Det skyldes, at oplysningerne i en almindelig byggesag normalt ikke vil være undtaget fra aktindsigt. Det er dog vigtigt, at kommunerne er opmærksomme på, at visse sager kan indeholde fortrolige eller følsomme oplysninger. Nogle oplysninger i sager  om militære anlæg og banker o.l. vil således typisk ikke være tilgængelige i det digitale byggesagsarkiv. Det samme kan gøre sig gældende i sager med følsomme personoplysninger, eksempelvis når helbredsmæssige forhold begrunder særlige indretninger. Endelig bør systemet tage højde for hensynet bag et ønske om navne- og adressebeskyttelse.

I forhold til offentlighedsloven og aktindsigt generelt kan det nævnes, at det fremgår af offentlighedslovens § 1, stk. 2, at myndighederne skal sørge for, at lovens hensyn til åbenhed i videst muligt omfang varetages ved valg, etablering og udvikling af nye IT-løsninger.

7 Partshøring og retten til at afgive udtalelse

Partshøring er en nødvendig og vigtig del af myndighedens sagsoplysning. Manglende partshøring kan føre til, at en afgørelse bliver forkert, fordi grundlaget for afgørelsen er forkert eller utilstrækkeligt.

Bestemmelsen i forvaltningslovens § 19 fastsætter en pligt for myndighederne til at foretage partshøring, når fire betingelser er opfyldt:

  • Parten er ikke bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger eller vurderinger.
  • Der er tale om oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger.
  • Oplysningerne eller vurderingerne er til ugunst for parten.
  • Oplysningerne eller vurderingerne er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Parten skal – inden for en rimelig frist – have lejlighed til at udtale sig, inden der træffes afgørelse i en sag.

Overblik #9 om partshøring

Retten til partshøring skal indtænkes og overholdes, når myndigheder udvikler og anvender IT-løsninger – herunder også, hvor IT-løsningen indebærer, at der som led i behandlingen af en afgørelsessag automatisk indhentes oplysninger fra registre og tidligere sager.

Retten til partshøring var ikke indtænkt i SKATs inddrivelsessystem

Inddrivelsessystemet EFI sikrede ikke, at der blev foretaget partshøring, inden SKAT traf afgørelse om, at en borger skulle underlægges en tvungen betalingsordning. Kammeradvokaten tilkendegav i et responsum om sagen, at dette som det klare udgangspunkt førte til, at de trufne afgørelser var ugyldige. Kammeradvokaten vurderede, at der ikke generelt var grundlag for at fravige dette udgangspunkt. På den baggrund var det Kammeradvokatens samlede vurdering, at afgørelserne om tvungne betalingsordninger skulle genoptages individuelt.

Kammeradvokatens rapport om legalitetsanalyse af EFI-delsystemfunktionaliteter, Lønindeholdelse, Tvungne Betalingsordninger, og Betalingsevneberegning Budget

Ved lov nr. 298 af 22. marts 2016 om ændring af bl.a. lov om inddrivelse af gæld til det offentlige blev der indsat en ny bestemmelse i § 9 a, hvoraf fremgår, at modregning, der gennemføres af restanceinddrivelsesmyndigheden eller af told- og skatteforvaltningen som fordringshaver, kan ske uden partshøring af skyldneren og uden forudgående vurdering af dennes økonomiske forhold.

Baggrunden herfor var, at SKATs modregningsproces i høj grad er systemunderstøttet, gennemføres automatisk og derfor ikke kan honorere et krav om partshøring af skyldneren.

Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse til sagen – det fremgår af forvaltningslovens § 21. Der kan fastsættes en frist for, hvornår udtalelsen skal være afgivet, og anmodningen om udsættelse kan i visse tilfælde konkret afvises, bl.a. hvis parten ved særlige bestemmelser i lov er sikret adgang til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes.

Det skal på baggrund af bestemmelsen i § 21 ved digitale sagsbehandlingsløsninger som udgangspunkt være muligt for parten at anmode om at afgive en udtalelse – og en sådan anmodning skal i systemet kunne identificeres, ligesom det skal sikres, at sagen sættes i bero.

Et offentligt IT-system skal desuden generelt kunne håndtere, at parten fremkommer med faktiske oplysninger til brug for sagsbehandlingen.

8 Begrundelse

En afgørelse, der meddeles skriftligt, skal være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver parten medhold. Det følger af forvaltningslovens § 22.

Overblik #10 om begrundelse

Begrundelsespligten gælder kun over for den, der er part i en sag, og gælder alene for bebyrdende eller begunstigende afgørelser, hvor parten ikke fuldt ud får medhold.

En begrundelse skal efter forvaltningslovens § 24 indeholde en henvisning til det relevante regelgrundlag. I det omfang afgørelsen beror på et administrativt skøn, skal de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen og dermed sagens afgørelse, også angives. Endelig skal begrundelsen i nødvendigt omfang indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.

Reglerne om begrundelse tillader i betydeligt omfang standardbegrundelser, men brugen af standardbegrundelser slækker ikke på kravene i forvaltningslovens § 24.

Mangelfulde standardbegrundelser i politimestres afgørelser i bødesager

I et egen drift-projekt undersøgte ombudsmanden 75 bødesager fra fem politimestre. De undersøgte sager var en del af en masseadministration, som var præget af centrale IT-systemer og standardiserede sagsbehandlingsskridt, herunder udbredt anvendelse af standardbreve.

De standardafgørelser om henholdsvis afdragsvis betaling, henstand og eftergivelse af bøder, der indgik i undersøgelsen, indeholdt i realiteten ingen begrundelse og opfyldte ”åbenbart ikke nogen del af de krav til en begrundelse, som stilles i forvaltningslovens § 24”. Der var således ikke henvist til noget retsgrundlag for afgørelsen, ligesom der ikke var redegjort for sagens faktiske omstændigheder. Ombudsmanden konkluderede, at begrundelsesreglerne i forvaltningsloven i en række tilfælde var tilsidesat.

Ombudsmandens undersøgelse af 75 bødesager fra 5 politimestre af 11. maj 2005, s. 67

Anvendes der en automatisk genereret begrundelse som led i digital sagsbehandling, skal den leve op til de almindelige begrundelseskrav. Det er i den forbindelse bl.a. en betingelse, at begrundelsen er dækkende i forhold til den enkelte adressat (dvs., at parten eksempelvis kan se, hvilke(t) af flere krav parten ikke opfylder) og i tilstrækkeligt omfang forholder sig til partsanbringender.

Ved automatiserede afgørelser, der træffes efter rent objektive kriterier og dermed ikke kræver et individuelt skøn, vil behovet for at redegøre for de anvendte kriterier normalt ikke volde problemer. Dog kan kravet om, at forvaltningen skal forholde sig til partsanbringender, der ikke umiddelbart kan afvises som uvæsentlige eller irrelevante, betyde, at visse afgørelsers begrundelse må overlades til sagsbehandlere i stedet for automatisk sagsbehandling.

Generelt må myndighederne nøje overveje, om det inden for et konkret sagsområde er muligt at anvende automatisk genererede begrundelser, der er tilstrækkeligt præcise og dækkende.

9 Meddelelse af afgørelsen

En afgørelse skal meddeles dens adressat for at få de tilsigtede retsvirkninger. En borger, der er part i en sag, skal således have direkte besked, når en myndighed træffer afgørelse i forhold til borgeren.

Meddelelse af en afgørelse er sket, når afgørelsen er kommet frem til borgeren eller dennes partsrepræsentant. Det er normalt uden betydning, om en afgørelse er kommet til adressatens kundskab. Et brev sendt via Digital Post anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor brevet ligger i borgerens e-Boks. 

Se FOB 2016-34 om en styrelse, der var berettiget til at sende meddelelser til en 90-årigs e-Boks via Digital Post 

Overblik #13 om generelle forvaltningsretlige krav til offentlige IT-systemer – afsnit 3 om digital kommunikation

10 Klagevejledning

Afgørelser, som kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed, og som meddeles skriftligt, skal ledsages af en klagevejledning, som angiver klageinstans og oplyser om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om en evt. tidsfrist. Det følger af forvaltningslovens § 25. Pligten til at give klagevejledning gælder ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver parten medhold.

Forvaltningsloven foreskriver ingen almindelig pligt til at give vejledning om adgangen til at indbringe en sag for domstolene. Der skal dog gives vejledning, hvis en afgørelse kun kan indbringes for domstolene inden for en lovbestemt frist. Det følger af forvaltningslovens § 26.

Bestemmelserne i forvaltningslovens §§ 25 og 26 suppleres af den generelle vejledningspligt i forvaltningslovens § 7 og af principper for god forvaltningsskik.

Overblik #5 om vejledning

Myndighederne skal sikre, at bestemmelserne om klagevejledning også overholdes ved digital sagsbehandling.

11 Krav i persondataloven

Persondataloven indeholder en række bestemmelser, som det er vigtigt at være opmærksom på, når man indfører digital sagsbehandling.

Persondatalovens kapitel 4 indeholder bl.a. regler om, hvornår behandling af personoplysninger, som falder inden for lovens anvendelsesområde, må finde sted. Det beror på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, om betingelserne i persondataloven for at kunne behandle, herunder indsamle, opbevare og videregive, personoplysninger er opfyldt. En offentlig IT-løsning må derfor i relevant omfang tage højde for behovet for sådanne vurderinger.

Et IT-system skal desuden kunne honorere de krav, der følger af persondatalovens kapitel 8-10 om registreredes rettigheder. Den registrerede har f.eks. efter persondatalovens §§ 28-30 ret til at blive underrettet om bl.a. den dataansvarliges identitet, formålet med behandlingen af oplysninger og adgangen til indsigt i oplysningerne. Efter persondatalovens § 31 har den registrerede desuden ret til indsigt i en række forhold vedrørende behandlingen af oplysninger om sig selv.

Derudover har den registrerede efter persondatalovens § 37 ret til at bede om, at urigtige eller vildledende oplysninger mv. berigtiges, slettes eller blokeres, og at andre, som har modtaget oplysningerne, bliver orienteret om ændringerne. Det bemærkes i den forbindelse, at det følger af persondatalovens § 14, at oplysninger omfattet af persondataloven kan overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen, og at sletning således skal ske inden for arkivlovens regler.

Desuden følger det af persondatalovens § 41, stk. 3, at den dataansvarlige og databehandleren skal træffe de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, og mod, at personoplysninger kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven.

Sikkerhedsbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000) og sikkerhedsvejledningen (nr. 37 af 2. april 2001) beskriver og uddyber de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som skal træffes i den offentlige forvaltning af hensyn til behandlingssikkerheden (datasikkerheden).

Der henvises i øvrigt til Datatilsynet.

12 Typiske fejl 

Eksempler på typiske fejl i relation til partsrettigheder i forbindelse med udviklingen af offentlige IT-systemer:

  • Myndigheder er ikke opmærksomme på, at en hel eller delvis automatisering af sagsbehandlingen på et område som udgangspunkt forudsætter, at afgørelserne eller de automatiserede dele af afgørelserne kan træffes efter rent objektive kriterier, og at myndighederne på forhånd kan afgrænse, hvilket faktum der vil være relevant i fremtidige sager.

  • Myndigheder overser behovet for tydelig og relevant vejledning, f.eks. i tilfælde, hvor behovet er opstået, netop fordi et konkret sagsområde er blevet digitaliseret (eksempelvis en pligt til at vejlede om anvendelsen af et digitalt selvbetjeningssystem). 

  • Myndigheder forsømmer at sikre muligheden for partsrepræsentation i forbindelse med udviklingen af nye IT-systemer. Dvs., at det skal være muligt for andre at bruge systemet på vegne af f.eks. en ansøger.

  • Myndigheder er ikke opmærksomme på retten til partshøring, hvor en IT-løsning indebærer, at der som led i behandlingen af en afgørelsessag automatisk indhentes oplysninger fra registre og tidligere sager.

13 Konsekvenser af manglende overholdelse af partsrettighederne

Konsekvensen af, at en offentlig IT-løsning ikke overholder de forvaltningsretlige partsrettigheder, er først og fremmest, at borgerne mister en væsentlig retssikkerhedsgaranti.

Det betyder også, at myndighedens afgørelse kan blive forkert.

Et brud på de forvaltningsretlige regler og principper vil desuden ofte føre til klagesager og vil i sidste ende kunne betyde, at den afgørelse, som myndigheden har truffet, bliver tilsidesat som ugyldig. Myndigheden vil så skulle behandle sagen igen og træffe en ny afgørelse, ligesom der vil kunne blive tale om at efterbetale eller tilbagebetale løbende ydelser. Har parten lidt et økonomisk tab, vil der desuden kunne være grundlag for et erstatningskrav.

Dertil kommer en uhensigtsmæssig offentlig ressourceanvendelse, da det kan være både dyrt og vanskeligt efterfølgende at rette op på et IT-system, som ikke lever op til grundlæggende forvaltningsretlige partsrettigheder.

Væsentlige pointer

  • Det er helt centralt, at offentlige IT-systemer understøtter overholdelsen af de retssikkerhedsmæssige garantier for borgerne, som følger af forvaltningsretlige regler og principper – og det er den enkelte myndighed, der har ansvaret for, at kravene overholdes. Se indledning og afsnit 1.

  • Myndighederne skal sikre, at både materielle og formelle krav til sagsbehandlingen indtænkes ved indførelsen af digital sagsbehandling. Se afsnit 1.

  • Når sagsbehandlingen automatiseres helt eller delvist på et område, vil myndighederne som følge af officialprincippet bl.a. skulle sikre, at grundlaget for at træffe en afgørelse er opfyldt. Se afsnit 3.

  • En forudsætning for en hel eller delvis automatisering af sagsbehandlingen på et område er som udgangspunkt, at afgørelserne eller de automatiserede dele af afgørelserne kan træffes efter rent objektive kriterier og dermed uden udøvelse af et individuelt skøn. Se afsnit 2.

  • Myndighederne skal yde vejledning og bistand til borgerne – også når et område digitaliseres, eller der indføres digitale selvbetjeningsløsninger. Se afsnit 4 og 10.

  • Digitalisering kan i sig selv medføre et behov for vejledning – eksempelvis om anvendelsen af et digitalt selvbetjeningssystem. Se afsnit 4.

  • Borgeren skal – også ved digital sagsbehandling – have mulighed for at lade sig repræsentere af andre. Se afsnit 5.

  • Retten til partsaktindsigt er en garanti, som offentlige systemer bør understøtte og sikre. Se afsnit 6.

  • Retten til partshøring er også en garanti, som skal overholdes – f.eks. når der som led i sagsbehandlingen automatisk indhentes oplysninger fra registre og tidligere sager. Se afsnit 7.

  • Hvis en part anmoder om at afgive en udtalelse, skal systemet kunne identificere anmodningen, og det skal sikres, at sagen sættes i bero. Se afsnit 7.

  • Myndighederne må nøje overveje, om det inden for et konkret sagsområde er muligt at anvende automatisk genererede begrundelser, der er tilstrækkeligt præcise og dækkende. Se afsnit 8.

  • En afgørelse skal meddeles dens adressat for at få de tilsigtede retsvirkninger. Meddelelse af en afgørelse er sket, når afgørelsen er kommet frem til borgeren eller dennes partsrepræsentant. Se afsnit 9.

  • Myndighederne skal være opmærksomme på, at persondatalovens bestemmelser overholdes – herunder bestemmelser om behandling af personoplysninger, den registreredes rettigheder og datasikkerhed. Se afsnit 11.

Baggrund

Dette overblik bygger på forvaltningsloven og lov om Digital Post fra offentlige afsendere med tilhørende forarbejder, vejledning nr. 9502 af 15. december 2015 om digitaliseringsklar lovgivning, skrivelse nr. 9906 af 8. juli 2015 om lovtekniske emner, relevant ombudsmandspraksis, ombudsmandens notat om forvaltningsretlige krav til det offentliges IT-løsninger, Niels Fenger, Forvaltningsloven med kommentarer (2013), s. 491 ff., Niels Fenger, Den automatiserede forvaltning – tekniske og retlige udfordringer, Nordisk Administrativt Tidsskrift nr. 1/2013, s. 23 ff., og Hanne Marie Motzfeldt, Tilsyn med sagsbehandlende it-løsninger – om den digitale forvaltnings hyldevarer, Nordisk Administrativt Tidsskrift nr. 2/2016, s. 17 ff.