Lange sagsbehandlingstider kan have store økonomiske og personlige konsekvenser for de berørte borgere og virksomheder. Spørgsmålet om sagsbehandlingstid er også generelt afgørende for borgere og virksomheders tilfredshed med den offentlige forvaltning.

Det er derfor vigtigt, at myndighederne har fokus på sagsbehandlingstider, og at det løbende overvejes, om sagsbehandlingstiderne er rimelige eller kan gøres kortere.

Det følger af god forvaltningsskik, at sager i den offentlige forvaltning skal behandles inden for rimelig tid og ikke må trække unødigt ud.

Der gik for lang tid efter en omorganisering, før politiets sagsbehandlingstid i sager om bl.a. kørekort nåede et acceptabelt niveau

Politiet havde samlet behandlingen af sager om bl.a. kørekort i to administrative centre. Efter omorganiseringen hobede sagerne sig op, og sagsbehandlingstiden steg.

Ombudsmanden konstaterede, at centrenes sagsbehandlingstider væsentligt oversteg det acceptable i et stort antal sager over en lang periode. Årsagen til problemerne var bl.a. fejlvurderinger i planlægningsfasen og urealistiske forventninger til, hvornår der kunne opnås en rationaliseringsgevinst. Det tog i hvert fald 2 år og 3 måneder at opnå normal drift i begge administrative centre.

Ombudsmanden udtalte, at sager skal behandles inden for rimelig tid, og at det også gælder efter en omorganisering. I forbindelse med store omorganiseringer vil det efter omstændighederne kunne accepteres, at der går en vis, begrænset tid, før sagsbehandlingstiden når et normalt og acceptabelt niveau – men ved denne omorganisering var det tidsrum klart overskredet.

FOB 2017-14

 

1 Oversigt

Der er ikke fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid i forvaltningsloven eller anden lovgivning.

Det følger imidlertid af god forvaltningsskik, at sager i den offentlige forvaltning skal behandles inden for rimelig tid og ikke må trække unødigt ud.

Myndighederne skal give borgerne underretning, hvis en sag ikke kan afgøres inden for kortere tid, eller hvis sagen tager længere tid end sædvanligt. Der skal i så fald oplyses om, hvad sagen beror på, og så vidt muligt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

I afsnittene nedenfor behandles en række emner med tilknytning til myndigheders sagsbehandlingstider.

En myndighed bør opstille målsætninger for, hvor hurtigt den tilstræber at behandle sager, hvor myndigheden skal træffe afgørelser i forhold til borgere og virksomheder. Se afsnit 2.

Spørgsmålet om, hvornår en myndighed har brugt for lang tid på at behandle en sag, kan ikke besvares generelt, men bygger på en konkret vurdering. Se afsnit 3.

Der gælder generelle retningslinjer om underretning til sagens parter om den forventede sagsbehandlingstid. Se afsnit 4.

Gode sagsbehandlingsrutiner er ofte en forudsætning for at kunne behandle og afgøre sager med den fornødne hurtighed. Se afsnit 5.

 

 

2 Målsætninger og lovregler

2.1. Målsætninger for sagsbehandlingstider

Der er ikke fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid i forvaltningsloven eller anden lovgivning.

Det er imidlertid et grundlæggende krav til forvaltningen, at afgørelser skal træffes så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt.

En myndighed bør opstille målsætninger for, hvor hurtigt den tilstræber at behandle sager, hvor myndigheden skal træffe afgørelser i forhold til borgere og virksomheder.

Det følger af Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 om mål for hurtig sagsbehandling m.v. og af Indenrigsministeriets henstilling af 4. juni 1997 til samtlige kommunalbestyrelser og amtsråd om fastsættelse af målsætninger for sagsbehandlingstid.

Man kan dog undlade at opstille mål for sagsbehandlingstider i typer af sager, som forekommer sjældent, eller hvor der gør sig særlige forhold gældende.

Der kan vanskeligt opstilles absolutte regler for, hvor hurtigt en myndighed skal behandle sine sager. Selv inden for de enkelte typer af sager, som en myndighed beskæftiger sig med, vil der kunne være forhold, der gør, at en sag trækker ud. Det kan f.eks. skyldes, at det er nødvendigt at fremskaffe vanskeligt tilgængelige oplysninger eller at foretage mere generelle og principielle overvejelser.

De målsætninger, der opstilles, skal være både forsvarlige og realistiske. På den ene side bør de være udtryk for sagsbehandlingstider, der er acceptable for borgerne – også i sager, der efter deres karakter kræver en særligt hurtig behandling. På den anden side må de også være afpasset efter, hvad myndighederne selv anser for realistisk.

De enkelte myndigheder bør udarbejde en oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider, og oversigten bør være offentligt tilgængelig.

Myndigheden bør også etablere en ordning, som gør det muligt løbende at kontrollere, at de opstillede målsætninger bliver overholdt og eventuelt justeret. Det kan blive aktuelt at ændre målsætningerne, enten fordi det har vist sig, at sagerne ikke kan færdigbehandles inden for de opstillede mål, eller fordi det tværtimod har vist sig, at der kan opstilles mål om endnu kortere sagsbehandlingstider. 

Henstilling om at fastsætte målsætninger

En borger anmodede en kommune om at afholde et vejsyn på en privat fællesvej. I en periode på over 2 år og 7 måneder efter borgerens første henvendelse blev der ikke foretaget nogen ekspeditioner i sagen.

Ombudsmanden henstillede til kommunen at overveje at fastsætte målsætninger for sagsbehandlingstiden i denne type sager og at føre kontrol med, om målsætningerne blev overholdt.

FOB 2011 20-8

2.2. Lovregler om sagsbehandlingstider

På visse områder indeholder lovgivningen særlige regler om myndighedernes sagsbehandlingstider. På sådanne områder må bedømmelsen af sagsbehandlingstiden bygge på den lovgivning.

Som eksempel kan nævnes offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om behandling af anmodninger om aktindsigt.

En myndighed, der modtager en anmodning om aktindsigt, skal snarest afgøre, om anmodningen kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre det undtagelsesvis ikke er muligt på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet. Det følger af offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forvaltningslovens § 16, stk. 2.

I offentlighedsloven er der desuden fastsat tidsfrister for behandling af klager over afgørelser om aktindsigt.

Som et andet eksempel kan nævnes lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Efter lovens § 3 skal kommunalbestyrelsen behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt med henblik på at afgøre, om der er ret til hjælp, og i så fald hvilken. Kommunalbestyrelsen skal desuden på de enkelte sagsområder fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet.

Frister for sagsbehandlingstid skal overholdes

En kommunal socialforvaltning havde igennem længere tid haft store problemer med at overholde fristerne for bl.a. behandling af sager om tandbehandling efter § 3 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Ombudsmanden kritiserede, at overholdelsesprocenten ikke var forbedret – heller ikke efter, at socialforvaltningen havde iværksat forskellige tiltag for at nedbringe sagsbehandlingstiderne. Han mente også, at det var særdeles beklageligt, at socialforvaltningen ikke tidligere havde gjort noget for at justere fristen for behandling af sagerne. Han lagde vægt på, at der ifølge det oplyste i en længere periode havde været alvorlige problemer med at overholde fristen.

Ombudsmanden udtalte, at formålet med retssikkerhedslovens krav om fastsættelse af generelle frister er, at borgerne skal kunne vide, hvor lang sagsbehandlingstid de kan forvente. Fristerne skal være realistiske, og derfor må der gælde en forpligtelse til at revidere fristerne, når det viser sig, at kommunen – eventuelt efter at have ændret arbejdsrutiner og arbejdsgange – ikke over en vis periode kan få rettet op på overholdelsesprocenten.

FOB 2015-10

3 Rimelig sagsbehandlingstid

3.1. Vurderingen af sagsbehandlingstiden

Der er ikke fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid i forvaltningsloven eller anden lovgivning.

Det følger imidlertid af god forvaltningsskik, at sager i den offentlige forvaltning skal behandles inden for rimelig tid og ikke må trække unødigt ud. Samtidig skal sagsbehandlingens kvalitet naturligvis være forsvarlig.

Spørgsmålet om, hvornår en myndighed har brugt for lang tid på at behandle en sag, kan ikke besvares generelt, men bygger på en konkret vurdering.

Ved vurderingen af sagsbehandlingstiden i en konkret sag må man tage udgangspunkt i den samlede sagsbehandlingstid. Derudover må man tage andre forhold i betragtning, herunder:

  • Sagens karakter
  • Omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage
  • De løbende ekspeditioner i sagen
  • Den sædvanlige sagsbehandlingstid for sagstypen
  • Myndighedens eventuelle udmeldinger om en forventet sagsbehandlingstid
  • Sagens faktiske og retlige kompleksitet
  • Om sagen giver anledning til principielle overvejelser
  • Om sagen af hensyn til parten eller andre private eller offentlige interesser må anses for mere eller mindre hastende

På visse områder indeholder lovgivningen særlige regler om myndighedernes sagsbehandlingstider (se afsnit 2.2 ovenfor). På sådanne områder må bedømmelsen af myndighedernes sagsbehandlingstid bygge på denne lovgivning.

Sagsbehandlingstid på 26 måneder var ikke tilfredsstillende

Arbejdsskadestyrelsens gennemsnitlige sagsbehandlingstid i nye sager om tilkendelse af erstatning for tab af erhvervsevne var steget fra ca. 16 måneder i 2012 til ca. 26 måneder i 2015.

Ombudsmanden fandt, at de lange sagsbehandlingstider ikke var tilfredsstillende.

FOB 2016-36

I sager, hvor der var forudsat halvårlige vurderinger, var en sagsbehandlingstid på 1 år eller mere for klager alt for lang

Justitsministeriet havde udstedt en instruks til bl.a. Rigspolitiet om, at afgørelser om udlændinges opholds- og meldepligt som udgangspunkt skulle revurderes hver 6. måned. Ministeriet behandlede klager over Rigspolitiets revurderinger af meldepligt – og brugte 1 år eller mere på at behandle en klage.

Ombudsmanden udtalte, at denne sagsbehandlingstid var alt for lang, når der var forudsat halvårlige vurderinger.

FOB 2015-5

Sagsbehandlingstid på over 3 år var klart uacceptabel

Det var ombudsmandens opfattelse, at et vurderingsankenævns sagsbehandlingstid på over 3 år var klart uacceptabel: Nævnene burde så vidt muligt indrette deres sagsbehandling sådan, at man som borger kunne regne med, at en klagesag ved vurderingsankenævnet var afgjort inden den næste ordinære offentlige ejendomsvurdering 2 år senere. Dermed ville en fejl i ejendomsvurderingen fra forrige offentlige ejendomsvurdering ikke gå igen i den næste ejendomsvurdering.

FOB 2011 13-1

Ved vurderingen af den generelt acceptable sagsbehandlingstid på et område kan der normalt ikke tages hensyn til myndighedens (og medarbejdernes) subjektive forhold, da vurderingen må hvile på et objektivt grundlag.

At myndigheden har utilstrækkelige ressourcer, eller at der på et sagsområde kommer flere sager end forventet, er nok subjektivt undskyldende momenter, men det kan ikke bevirke en forlængelse af den tid, som i almindelighed må anses for en acceptabel sagsbehandlingstid på området.

Sådanne forhold kan kun under særlige omstændigheder tillægges betydning for bedømmelsen af myndighedens sagsbehandlingstid.

I forbindelse med større omorganiseringer og omstruktureringer vil det efter omstændighederne kunne accepteres, at der går en vis, begrænset tid, før sagsbehandlingstiden når et normalt og acceptabelt niveau.

Se bl.a. FOB 2017-14 i indledningen.

Sager om aktindsigt skal også behandles hurtigt i ferieperioder

Transport- og Bygningsministeriet udsatte behandlingen af en aktindsigtsanmodning og begrundede det med, at det var sommerferieperiode, og at nogle af de medarbejdere, som skulle være med til at behandle sagen, var fraværende.

Ombudsmanden udtalte, af afholdelse af sommerferie hos de relevante sagsbehandlere ikke i sig selv kan bevirke, at de frister, der er opstillet i lovgivningen for færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning, kan udsættes. Myndigheder kan ikke ”lukke ned” for behandlingen af visse aktindsigtsanmodninger, men må have et beredskab i ferien, som i udgangspunktet gør det muligt at behandle sagerne inden for de frister, der er opstillet i offentlighedsloven og forarbejderne hertil.

FOB 2016-45

3.2. Berostillelse af en sag

Når en myndighed stiller en sag i bero, adskiller det sig fra den situation, hvor behandlingen af en sag trækker ud på grund af f.eks. nødvendige undersøgelser eller høringer i sagen, eller hvor sagsbehandlingen går i stå. Myndighederne bør generelt sikre fremdrift i sagerne, hvilket er nærmere beskrevet under afsnit 5.3.

At en sag stilles i bero, betyder, at myndigheden beslutter ikke at behandle sagen i en vis periode. Er denne beslutning saglig, kan og vil det ofte betyde, at en længere samlet sagsbehandlingstid må accepteres.

Flere forhold kan være af betydning for en myndigheds adgang til at stille en sag i bero. Det gælder f.eks. sagens karakter, om sagen er afhængig af andre sager, borgernes eventuelle retskrav på en ydelse e.l., regelbundne frister og myndighedens ressourcer.

Eksempelvis kan det efter omstændighederne være sagligt, at en myndighed stiller en sag i bero på udfaldet af en anden sag, som verserer ved en forvaltningsmyndighed eller ved domstolene. Det er imidlertid en forudsætning, at afgørelsen i den anden sag kan forventes truffet i nærmere fremtid.

Baggrunden for en sådan berostillelse kan være, at den sag, hvis udfald afventes, angår et principielt juridisk spørgsmål, eller der skal foretages en bevisbedømmelse vedrørende faktiske omstændigheder i sagen, som har afgørende betydning for udfaldet af den sag, der stilles i bero.

Behandlingen af en klage over to politiassistenter kunne stilles i bero, indtil en straffesag mod klagerne var afgjort

To personer blev anholdt, og der blev indledt en straffesag mod dem. De anholdte klagede til Justitsministeriet over de to politiassistenter, som havde foretaget anholdelserne. Ministeriet videresendte klagen til en statsadvokat, der besluttede at stille klagesagen i bero, indtil straffesagen mod de anholdte var afgjort. Baggrunden for berostillelsen var, at klagesagens hovedpunkter havde hændelsesmæssigt sammenfald med de episoder, som havde givet anledning til straffesagen.

Ombudsmanden mente ikke, at der var grundlag for at kritisere beslutningen om at stille klagesagen i bero.

FOB 01.147

Se også FOB 2010 20-12 og FOB 02.178.

4 Underretning til sagens parter

En myndighed skal i nødvendigt omfang yde vejledning og bistand til personer, der henvender sig om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Det følger af forvaltningslovens § 7, stk. 1.

Overblik #5 om vejledning

Der skal også gives vejledning om sagens gang. Nærmere retningslinjer om sagsbehandlingens tilrettelæggelse, herunder om underretning til sagens parter om den forventede sagsbehandlingstid, findes i Justitsministeriets vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 om forvaltningsloven

4.1. Svar til parter inden 1 måned

Hvis en myndighed – som følge af sagens karakter eller myndighedens almindelige sagsbehandlingstid – ikke kan træffe afgørelse inden for kortere tid, bør myndigheden give parterne i sagen en underretning om, hvad sagen beror på, og – så vidt muligt – hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge. Det fremgår af pkt. 206 i vejledning om forvaltningsloven.

Den forventede sagsbehandlingstid, som oplyses over for parten, bør være realistisk. Se ombudsmandens sag nr. 17/02326.

Parten bør under alle omstændigheder – hvor der ikke er fastsat særlige svarfrister – have et svar fra myndigheden inden 1 måned efter, at sagen er modtaget. Det fremgår af Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 om mål for hurtig sagsbehandling m.v. og af Indenrigsministeriets henstilling af 4. juni 1997 til samtlige kommunalbestyrelser og amtsråd om fastsættelse af målsætninger for sagsbehandlingstiden.

Træffer myndigheden afgørelse i sagen inden 1 måned, udgøres svaret af afgørelsen. Er det ikke muligt at træffe afgørelse inden for denne frist, kan et foreløbigt svar til parten bestå i, at myndigheden bekræfter at have modtaget sagen og oplyser, hvad sagen beror på, og – så vidt muligt – hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Ansøgere skal have direkte besked om modtagelse af ansøgning og sagsbehandlingstid

Ombudsmanden udtalte i en sag om forlængelse af opholdstilladelse, at udlændingemyndighederne i sådanne sager skulle give parterne besked om, at deres ansøgninger var modtaget og under behandling, og om sagsbehandlingstiden.

Generel information på hjemmesiden nyidanmark.dk og muligheden for, at parterne selv kunne ringe til udlændingemyndighederne, kunne ikke træde i stedet for kvitteringsbreve og individuelle underretninger om sagsbehandlingstiden.

FOB 2012-3

Svar til parter efter flere måneder

Ombudsmanden fandt det meget kritisabelt, at der havde kunnet gå flere måneder, efter en ansøgning om bevarelse af indfødsret var modtaget i Justitsministeriet, før ministeriet oprettede en sag og sendte en bekræftelse til ansøgeren med orientering om, hvornår sagen kunne forventes behandlet.

FOB 2015-29

Når en myndighed indsamler oplysninger om en borger, skal myndigheden som udgangspunkt underrette borgeren om bl.a. formålet med behandlingen af oplysninger og adgangen til indsigt i oplysningerne. Det følger af §§ 28-30 i persondataloven og af pkt. 2 i vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 om registreredes rettigheder.

I tilfælde, hvor indsamlingen af oplysninger sker ved, at borgeren selv retter henvendelse til myndigheden, behøver myndigheden i almindelighed ikke at underrette borgeren. I de tilfælde skal der kun ske underretning, hvis myndigheden er i tvivl om, hvorvidt borgeren allerede er bekendt med de oplysninger, der er nævnt i persondatalovens § 28, stk. 1, nr. 1-3.

Hvis myndigheden har pligt til at underrette borgeren, skal dette ske snarest muligt. Det vil i almindelighed sige inden for 10 dage.

4.2. Løbende underretning af parter

Myndigheden bør underrette den, der er part i en sag, når behandlingen af en konkret sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt. Det fremgår af pkt. 207 i vejledning om forvaltningsloven.

Pligten til at underrette gælder, både når sagen trækker længere ud, end myndigheden i den konkrete sag (eventuelt som svar på en rykker) har givet udtryk for over for parten, og når sagsbehandlingen bliver mere langvarig, end det ud fra partens synspunkt med rimelighed kan forventes.

Hvis der ikke kan træffes afgørelse inden 1 måned efter, at sagen er modtaget, bør myndigheden så vidt muligt i sit første brev til parten oplyse, hvornår myndigheden regner med, at en afgørelse kan foreligge. Se afsnit 4.1 ovenfor.

Hvis myndigheden i sit første brev til parten har oplyst en forventet sagsbehandlingstid, behøver myndigheden først at underrette parten igen, hvis det viser sig, at sagen alligevel ikke kan færdigbehandles inden for den oplyste sagsbehandlingstid. Underretningsforpligtelsen indtræder igen på det tidspunkt, hvor det må stå klart for myndigheden, at den oplyste sagsbehandlingstid ikke kan overholdes, og senest inden fristens udløb.

I tilfælde, hvor en myndighed ikke når at træffe afgørelse inden for en tidligere oplyst sagsbehandlingstidsfrist, bør myndigheden give parten oplysning om en ny forventet sagsbehandlingstid, som bør være realistisk. Se ombudsmandens sag nr. 17/02326.

Så længe en myndighed ikke har givet parten oplysning om en forventet sagsbehandlingstid, bør myndigheden som udgangspunkt give parten underretning hver 3. måned. Se ombudsmandens undersøgelse af sagsbehandlingstiden hos Skatteankenævn Lolland-Falster af 26. november 2008.

Et vurderingsankenævn burde ved lang sagsbehandlingstid have givet en mere uddybende forklaring

Et vurderingsankenævn modtog en klage fra en borger over vurderingen af nogle sommerhusgrunde. Allerede da nævnet modtog klagen, var nævnet klar over, at sagen på grund af et meget stort antal klagesager ikke realistisk ville kunne færdigbehandles før tidligst et år senere. Derfor skrev nævnet til borgeren, at der kunne gå op til 12 måneder, inden sagen blev forelagt nævnet.

Kort før der var gået et år, skrev vurderingsankenævnet endnu en underretning til borgeren. Her skrev nævnet, at man forventede, at borgeren tidligst kunne få behandlet sin klage ca. 12 måneder senere. Nævnet gav ikke borgeren yderligere underretninger.

Da der var tale om en meget lang sagsbehandlingstid, og da der kun var givet underretning hver 12. måned, mente ombudsmanden, at det havde stemt bedst overens med god forvaltningsskik, hvis nævnet havde givet borgeren en mere uddybende og fyldestgørende forklaring på årsagerne til den lange sagsbehandlingstid og på de vilkår, vurderingsankenævnet arbejdede under i disse sager.

FOB 2011 13-2

4.3. Besvarelse af rykkere fra parter

Rykkerskrivelser fra parter, som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme.

Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvad sagen beror på, og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge. Det fremgår af pkt. 208 i vejledning om forvaltningsloven.

Statsforvaltningen burde have besvaret rykker

En husejer søgte om at blive fritaget for at betale omkostninger ved en skelforretning. Statsforvaltningen overtog i forbindelse med kommunalreformen sagen fra statsamtet, og sagen blev ved en fejl henlagt på arkiv. Ansøgeren rykkede for svar, men modtog ikke svar fra statsforvaltningen.

Ombudsmanden udtalte, at statsforvaltningen burde have besvaret ansøgerens rykker og oplyst om, hvorfor sagen endnu ikke var afgjort. Desuden burde rykkeren have givet anledning til, at sagen blev eftersøgt.

FOB 08.380

4.4. Lovregler om underretning

På aktindsigtsområdet findes der lovregler om underretning af sagens parter.

En myndighed skal efter disse regler snarest afgøre, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre det undtagelsesvis ikke er muligt f.eks. på grund af sagens omfang eller kompleksitet. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Det følger af offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forvaltningslovens § 16, stk. 2.

Det er forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på 7 arbejdsdage, og en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse.

Når en myndighed udsætter en tidligere udmeldt frist for færdigbehandling af en sag, skal parten have orientering, inden fristen udløber

Justitsministeriet behandlede en aktindsigtsanmodning og orienterede løbende om den forventede sagsbehandlingstid. Ministeriet udsatte 6 gange fristen for færdigbehandling af sagen.

Ombudsmanden fandt det beklageligt, at ministeriet ikke konsekvent havde sørget for at orientere parten om yderligere fristudsættelse inden udløbet af den frist på 7 arbejdsdage, som er fastsat i offentlighedslovens § 36, stk. 2, eller de frister, som ministeriet havde udmeldt for færdigbehandling af sagen.

Det var også beklageligt, at Justitsministeriet ved de løbende underretninger ikke havde været i stand til at foretage et realistisk skøn over, hvornår en afgørelse kunne forventes.

FOB 2017-4 

Pligt til nærmere forklaring i aktindsigtssager, der trækker ud

En journalist havde anmodet Justitsministeriet om aktindsigt i en liste med oplysninger om udenlandske statsborgeres mulighed for at blive løst fra deres statsborgerskab. I underretninger til journalisten efter offentlighedslovens § 36, stk. 2, skrev Justitsministeriet, at anmodningen ikke var færdigbehandlet, og at det navnlig skyldtes, at den gav anledning til nærmere overvejelser af juridisk karakter.

Ombudsmanden fandt det beklageligt, at ministeriet ikke oplyste journalisten om det overordnede tema for ministeriets interne overvejelser – herunder særligt spørgsmålet om, hvorvidt identificeret internt materiale var omfattet af ekstraheringspligten eller kunne udleveres i medfør af princippet om meroffentlighed.

Ombudsmanden henviste i sagen til en tidligere ombudsmandsudtalelse (FOB 2011 14-2) om, at en aktindsigtssøgende skal oplyses reelt og konkret om grunden eller grundene til, at der ikke er truffet afgørelse. En generel, bred eller i realiteten intetsigende beskrivelse vil ikke gøre sagsbehandlingstiden i den enkelte sag lettere at forstå for hverken borgeren eller prøvelsesinstanserne.

En myndigheds underretning skal derfor forklare sammenhængen mellem sagsbehandlingstiden og karakteren af de overvejelser, myndigheden gør sig i sagen, eller de sagsbehandlingsskridt, der endnu ikke er færdiggjort. Myndigheden skal også beskrive karakteren af overvejelserne eller sagsbehandlingsskridtene.

Ombudsmandens udtalelse af 26. januar 2015 i sag nr. 14/04938

5 Andre gode sagsbehandlingsrutiner

Spørgsmålet om, hvor hurtigt en myndighed kan behandle sine sager, afhænger bl.a. af, hvilke sagsbehandlingsrutiner myndigheden følger.

Gode sagsbehandlingsrutiner er ofte en forudsætning for at kunne behandle og afgøre sager med den fornødne hurtighed.

5.1. Screening/visitation

Generelt bør myndighederne tilrettelægge sagsbehandlingen på en sådan måde, at der hurtigst muligt efter modtagelsen af en henvendelse foretages en første gennemgang og vurdering af sagen for bl.a. at afklare, om man er rette myndighed, eller om henvendelsen skal videresendes til en anden myndighed.

Hvis man er rette myndighed, må man tage stilling til, hvilke sagsbehandlingsskridt sagen giver anledning til. Det giver også mulighed for en hurtig afklaring af, om sagen er af hastende karakter og derfor bør prioriteres.

Først efter 13 måneders sagsbehandling tog Naturklagenævnet stilling til, om der var klaget for sent

Ombudsmanden anså det for meget beklageligt, at Naturklagenævnet først efter 13 måneders sagsbehandling – på et tidspunkt, hvor nævnet var tæt på at træffe en afgørelse om det spørgsmål, der var klaget over – tog stilling til, om klagen var indkommet for sent og derfor skulle afvises. En sådan tilrettelæggelse af sagsbehandlingen måtte efter ombudsmandens opfattelse anses for særdeles uhensigtsmæssig.

FOB 07.245

Vurdering af aktindsigtsanmodning ved modtagelse

Justitsministeriet valgte at behandle et stort antal anmodninger om aktindsigt i “Eritrea-sagen” samlet. Det skyldtes antallet af anmodninger sammenholdt med den store mængde sagsmateriale, som var omfattet af de bredest formulerede anmodninger.

En senere og nærmere gennemgang af samtlige aktindsigtsanmodninger viste, at en af anmodningerne alene vedrørte ét enkelt dokument, og det blev derfor besluttet, at denne anmodning ikke skulle afvente og følge behandlingen af de øvrige sager.

Ombudsmanden udtalte, at det var meget utilfredsstillende, at det havde taget mere end 4 måneder at behandle anmodningen, som alene vedrørte ét enkelt dokument. I den forbindelse udtalte han, at det var meget utilfredsstillende, at der ikke var blevet foretaget en grundigere vurdering af anmodningen ved modtagelsen, med den virkning at sagen allerede på det tidspunkt var blevet udskilt til særskilt behandling.

FOB 2015-38

5.2. Enkel, hurtig og økonomisk sagsbehandling

Det følger af god forvaltningsskik, at alle sager, der behandles af den offentlige forvaltning, skal behandles så enkelt, hurtigt og økonomisk som muligt. Se pkt. 200 i vejledning om forvaltningsloven.

I kravet om en så enkel sagsbehandling som muligt ligger bl.a., at sagsbehandlingen ikke bør forsinkes af unødig formalisme, herunder unødvendige krav om skriftlighed, hvor f.eks. en telefonisk afklaring kan anvendes i stedet med samme sikkerhed.

En myndighed kan desuden ikke kræve, at en borger skal udfylde særlige ansøgningsskemaer mv. for at komme videre med en sag, medmindre der er særlig hjemmel til det i lovgivningen. Hvis det er en hjælp for borgeren eller myndigheden, at der bruges et særligt skema, kan myndigheden tilbyde borgeren at bruge skemaet, men det kan ikke uden hjemmel gøres obligatorisk at bruge skemaet. Det kan heller ikke uden hjemmel i loven kræves, at borgerne anvender en digital selvbetjeningsløsning, når de henvender sig til myndighederne.

Overblik #13 om generelle forvaltningsretlige krav til offentlige IT-systemer

Myndigheden bør så vidt muligt hjælpe borgerne med at tilvejebringe de nødvendige oplysninger til en sags behandling, herunder vejlede om, hvordan oplysningerne kan tilvejebringes lettest muligt.

I kravet om en hurtig sagsbehandling ligger der bl.a., at unødvendig høring af andre myndigheder bør undgås.

I kravet om, at sagsbehandlingen skal tilrettelægges så økonomisk som muligt, ligger ikke alene, at det med hensyn til behandlingen af de enkelte sagstyper skal vurderes, hvilke ressourcer myndigheden skal sætte ind på løsningen af opgaven. Det skal også vurderes, hvilken økonomisk betydning en hurtig og smidig sagsbehandling kan have for borgeren. I sager, hvor det er af væsentlig økonomisk betydning for borgeren, at der hurtigt meddeles afgørelse i sagen, bør det tages i betragtning.

5.3. Sikring af fremdrift i sagerne

Myndighederne bør oprette tilstrækkeligt effektive erindringssystemer til at sikre, at sager ikke ligger i længere tid, inden der træffes afgørelse, eller helt bliver glemt. Det fremgår af pkt. 205 i vejledning om forvaltningsloven.

Korrekt journalisering af dokumenter, som en myndighed modtager, kan også bidrage til, at henvendelser fra borgere og virksomheder ikke bliver glemt. 

Overblik #7 om journalisering

En myndighed bør desuden sikre, at sagsbehandlingen ikke går i stå. Myndigheden bør derfor fastsætte svarfrister, når der foretages høring af sagens parter eller andre myndigheder mv., og efter omstændighederne rykke for svar.

6 Typiske fejl

Det er vigtigt, at myndighederne har fokus på sagsbehandlingstider og løbende overvejer, om sagsbehandlingstiderne er rimelige eller kan gøres kortere.

Typiske fejl i forbindelse med sagsbehandlingstid:

  • Myndigheden har ikke opstillet målsætninger for, hvor hurtigt den tilstræber at behandle sager, hvor myndigheden skal træffe afgørelser i forhold til borgere og virksomheder.

  • Myndighedens sagsbehandlingstid er urimeligt lang.

  • Sagens parter har ikke modtaget et svar fra myndigheden inden 1 måned.

  • Myndigheden har ikke oplyst sagens parter om den forventede sagsbehandlingstid eller underrettet dem løbende.

  • Myndigheden har ikke besvaret rykkere fra en part i sagen, som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden.

  • Myndigheden har ikke hurtigst muligt efter modtagelsen af en henvendelse foretaget en første gennemgang og vurdering af sagen bl.a. for at afklare, om den er sendt til rette myndighed.

7 Konsekvenser af lang sagsbehandlingstid

Lange sagsbehandlingstider kan have store økonomiske og personlige konsekvenser for de berørte borgere og virksomheder. Spørgsmålet om sagsbehandlingstid er generelt også afgørende for borgere og virksomheders tilfredshed med den offentlige forvaltning.

En lang sagsbehandlingstid kan føre til kritik fra f.eks. ombudsmanden.

Desuden kan ombudsmanden beslutte at følge udviklingen på et sagsområde og bede myndigheden om at sende opfølgende oplysninger på et senere tidspunkt.

Hvis ombudsmandens undersøgelse af en sag viser, at der i den offentlige forvaltning må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal ombudsmanden give meddelelse om sagen til Folketingets Retsudvalg. Ombudsmanden skal også give meddelelse om sagen til vedkommende minister, kommunalbestyrelse eller regionsråd. Det følger af ombudsmandslovens § 24.

En lang sagsbehandlingstid kan desuden føre til kritik fra Rigsrevisionen og Statsrevisorerne. Eksempelvis blev der i Rigsrevisionens og Statsrevisorernes beretning nr. 6/2016 om Skatteankestyrelsens sagsbehandlingstider og produktivitet udtalt kritik af sagsbehandlingstiderne i Skatteankestyrelsen.

En myndighed kan endelig efter dansk rets almindelige erstatningsregler ifalde erstatningssvar som følge af lang sagsbehandlingstid. Om der skal betales erstatning, afhænger af en konkret vurdering af, om erstatningsbetingelserne er opfyldt.

Lang sagsbehandlingstid skyldes typisk manglende kontrol med sagsbehandlingen, personalemangel og andre omstændigheder, som udelukker, at forsinkelser kan anses for tilsigtede (simpel forsinkelse). Hvis lang sagsbehandlingstid og manglende afslutning af sager er tilsigtet for at trække tiden ud på baggrund af et ikke-sagligt formål, foreligger der såkaldt kvalificeret forsinkelse. Spørgsmålet om kvalificeret forsinkelse blev bragt op i Tamil-sagen (FOB 88.100).

Væsentlige pointer

  • En myndighed bør opstille målsætninger for, hvor hurtigt den vil behandle sager, hvor den skal træffe afgørelser i forhold til borgere og virksomheder. Se afsnit 2.1.

  • Sager skal behandles inden for rimelig tid, og de må ikke trække unødigt ud. Det følger af god forvaltningsskik. (For nogle typer af sager gælder der særregler om sagsbehandlingstid). Se afsnit 3.1.

  • Sagsbehandlingstiden i en konkret sag må vurderes i lyset af den samlede sagsbehandlingstid. Se afsnit 3.1.

    Derudover må myndigheden tage andre forhold i betragtning, f.eks.

    • sagens karakter,
    • omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage,
    • de løbende ekspeditioner i sagen,
    • den sædvanlige sagsbehandlingstid for sagstypen, 
    • myndighedens eventuelle udmeldinger om den forventede sagsbehandlingstid, 
    • sagens faktiske og retlige kompleksitet, 
    • om sagen giver anledning til principielle overvejelser, 
    • om sagen må anses for mere eller mindre hastende af hensyn til parten eller andre private eller offentlige interesser.

  • Parter i en sag bør under alle omstændigheder have et svar fra myndigheden inden 1 måned efter, at myndigheden har modtaget sagen. (På nogle sagsområder er der fastsat særlige frister). Se afsnit 4.1.

  • Hvis der ikke kan træffes afgørelse inden 1 måned efter, at sagen er modtaget, bør myndigheden i sit første brev til parten skrive, hvad sagen beror på. Myndigheden bør samtidig så vidt muligt oplyse, hvornår den regner med, at en afgørelse kan foreligge. Se afsnit 4.2.

  • Så længe en myndighed ikke har givet parten oplysning om en forventet sagsbehandlingstid, bør myndigheden som udgangspunkt give parten underretning hver 3. måned. Se afsnit 4.2.

  • Rykkerskrivelser fra en part bør i almindelighed besvares med det samme, hvis de er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden. Se afsnit 4.3.

  • Generelt bør myndighederne tilrettelægge sagsbehandlingen sådan, at der hurtigst muligt foretages en første gennemgang og vurdering af henvendelser bl.a. for at afklare, om de er sendt til rette myndighed. Se afsnit 5.1.

Baggrund

Dette overblik bygger på Justitsministeriets vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 om forvaltningsloven, Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 om mål for hurtig sagsbehandling m.v., Indenrigsministeriets henstilling af 4. juni 1997 om fastsættelse af målsætninger for sagsbehandlingstid, relevant retspraksis og ombudsmandspraksis samt den generelle forvaltningsretlige litteratur, herunder navnlig Kirsten Talevski mfl., Forvaltningsret (2018), s. 688 ff, og Niels Fenger, Forvaltningsloven med kommentarer (2013), s. 269 f.