God forvaltningsskik er normer og principper for, hvordan myndighederne bør opføre sig i forhold til borgerne. Det betyder, at myndigheder bl.a. skal optræde venligt og hensynsfuldt og på en måde, der styrker tilliden til den offentlige forvaltning.

God forvaltningsskik kan ligeledes have betydning ved bedømmelsen af den konkrete sagsbehandling, idet principperne for god forvaltningsskik gælder ved siden af de krav, der følger af lovgivningen og forvaltningsretlige retsgrundsætninger.

Uhøflig og nedladende sprogbrug over for en borger var i strid med god forvaltningsskik

En borger søgte om aktindsigt i en kommunes sager om en bestemt ejendom. Aktindsigtssagen fik et vanskeligt forløb, og kommunaldirektøren skrev bl.a. følgende til borgeren:

”Da De tilsyneladende har svært ved at forstå indholdet i lovgivningen, skal jeg endnu en gang tilbyde Dem et møde, hvor undertegnede personligt vil forsøge at forklare Dem, hvorledes der kan opnås aktindsigt, og hvordan man i øvrigt kommunikerer på en saglig, seriøs og respektfuld facon”, og ”[d]et er med beklagelse, at X Kommune modtager endnu en af Deres utallige useriøse henvendelser, jf. nedenfor, og jeg skal oplyse Dem om, at X Kommune er uendelig træt af at forholde sig til useriøse og usaglige henvendelser fra Dem i denne og flere andre sager”.

Der var efter ombudsmandens opfattelse tale om uhøflig og nedladende sprogbrug i strid med god forvaltningsskik.

FOB 2011 21-1

1 Oversigt

Det kan være vanskeligt at danne sig et overblik over god forvaltningsskik og de normer og principper, der udgør indholdet af dette begreb. Det skyldes bl.a., at normerne på nogle områder er nedskrevet i vejledninger mv., mens de på andre områder er forblevet uskrevne. I afsnit 2 beskrives begrebet god forvaltningsskik nærmere og baggrunden herfor.

Afsnit 3 beskriver overordnet de situationer, hvor god forvaltningsskik optræder, og forklarer den afgrænsning, der er valgt i overblikket.

Afsnit 4 beskriver god forvaltningsskik i praksis inden for en række udvalgte områder.

2 Hvad er god forvaltningsskik?

God forvaltningsskik er normer og principper for, hvordan myndigheder bør opføre sig i forhold til borgerne. Det betyder generelt, at myndighederne bl.a. skal optræde venligt og hensynsfuldt og på en måde, der styrker tilliden til den offentlige forvaltning.

God forvaltningsskik kan ligeledes have betydning ved bedømmelsen af den konkrete sagsbehandling, idet principperne for god forvaltningsskik gælder ved siden af de krav, der følger af lovgivningen og forvaltningsretlige retsgrundsætninger.

Med forvaltningslovens vedtagelse blev grundlæggende og centrale dele af god forvaltningsskik indskrevet i loven og således gjort til lovfæstede rettigheder for borgerne, herunder bl.a. retten til partshøring og partsrepræsentation.

Som et nyere eksempel på lovregulering af et område, der hidtil er vurderet efter god forvaltningsskik, kan nævnes § 15 om journaliseringspligt i offentlighedsloven, som trådte i kraft den 1. januar 2014.

Til trods for detaljeret forvaltningsretlig lovregulering gælder der forsat en række normer i form af god forvaltningsskik, som forvaltningen skal påse.

Det er således også forudsat i ombudsmandslovens § 21, at ombudsmanden ikke blot skal bedømme, om myndighederne handler i strid med gældende ret, men også, om de ”på anden måde gør sig skyldige i fejl eller forsømmelser ved udøvelsen af deres opgaver”. Der sigtes hermed navnlig til, at ombudsmanden skal påse, om myndighederne har handlet i strid med god forvaltningsskik.

3 Afgrænsning

Det kan være vanskeligt at danne sig et overblik over god forvaltningsskik og de normer og principper, der udgør indholdet af dette begreb. Det skyldes bl.a., at god forvaltningsskik ikke – som f.eks. regler i en lov – er fremstillet samlet i en skriftlig retskilde. På nogle områder er principperne dog omtalt i vejledninger, f.eks. Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven og Moderniseringsstyrelsens vejledning om god adfærd i det offentlige, mens de på andre områder er uskrevne.

Ombudsmanden har i sin praksis beskrevet en række normer for, hvad der må anses for at være god forvaltningsskik, og ombudsmandens udtalelser er derfor en vigtig kilde til at få viden om, hvad der er god forvaltningsskik.

God forvaltningsskik optræder i flere forskellige sammenhænge. For overskuelighedens skyld kan man operere med normer, der enten knytter sig til eller ikke knytter sig til eksisterende retsregler. Derudover vil normerne kunne knytte sig til konkrete sager eller til de ansattes adfærd generelt.

De krav til god forvaltningsskik, som eksisterer i tilknytning til retsregler for sagsbehandlingen i konkrete sager, er ikke gennemgået nærmere i dette overblik, men er behandlet i de respektive overblik om den pågældende sagsbehandlingsregel. I det følgende gives til illustration to eksempler på denne tilfældegruppe, hvorefter god forvaltningsskik i visse situationer kan supplere lovbestemmelser henholdsvis retsgrundsætninger.

God forvaltningsskik supplerer forvaltningslovens §§ 22-24 om begrundelse i afgørelsessager

En kommune traf afgørelse om at ændre en 11-årig piges anbringelsessted, så hun skulle flytte fra sin plejefamilie til et andet anbringelsessted. Afgørelsen blev meddelt parterne mundtligt.

Ombudsmanden udtalte, at det i lyset af afgørelsens indgribende karakter havde været rigtigst og stemt bedst med god forvaltningsskik, at afgørelsen var blevet meddelt skriftligt – eller at den i hvert fald meget hurtigt efter den mundtlige meddelelse var blevet bekræftet skriftligt og ledsaget af en begrundelse.

Behovet for en skriftlig afgørelse blev tydeliggjort fra det tidspunkt, hvor det måtte have stået kommunen klart, at det ikke ville være muligt at gennemføre afgørelsen om at ændre anbringelsesstedet over for pigen frivilligt, men at der i stedet skulle ske en tvangsmæssig fuldbyrdelse af afgørelsen.

FOB 2016-41

Overblik #10 om begrundelse

God forvaltningsskik supplerer officialprincippet

En mand havde klaget til det tidligere Patientklagenævn, der traf afgørelse om, at der ikke var grundlag for at kritisere en læges vurdering af symptomerne hos mandens ægtefælle, som døde kort efter den sidste lægekonsultation.

I forbindelse med nævnets behandling af mandens klage havde han bedt om, at nævnet indhentede yderligere sagkyndige udtalelser fra en patolog og fra specialister i bl.a. hjertesygdomme.

Ombudsmanden udtalte, at det havde stemt bedst overens med god forvaltningsskik, hvis nævnet havde orienteret manden om afslaget på denne anmodning, før nævnet traf afgørelse i sagen – navnlig i betragtning af, at nævnet måtte have haft grund til at antage, at manden så ville have væsentlige, supplerende bemærkninger til sagen.

FOB 02.140

Overblik #8 om officialprincippet

Normer uden direkte tilknytning til gældende retsregler kan have karakter af mere etiske spilleregler for myndighedernes adfærd. Det er f.eks. tilfældet med kravet om, at myndighederne skal optræde tillidsvækkende, venligt og hensynsfuldt og være åbne over for borgerne. Disse emner er nærmere beskrevet i afsnit 4.1, 4.2 og 4.5 nedenfor.

Normer uden direkte tilknytning til retsregler omfatter i øvrigt også forvaltningens brug af let og forståeligt sprog samt kravet om hurtig og forsvarlig ekspedition af sagerne. Sprog og sagsbehandlingstid er gennemgået nærmere under henholdsvis afsnit 4.3 og 4.6 nedenfor.

Som et eksempel på en norm, som regulerer de ansattes adfærd mere generelt, kan f.eks. nævnes forbuddet for offentligt ansatte mod at modtage gaver og andre fordele. Det er nærmere omtalt under afsnit 4.4 nedenfor.

Der er ikke med overblikket tiltænkt en udtømmende opregning af god forvaltningsskik, men alene en beskrivelse af god forvaltningsskik gennem en række illustrerende eksempler fra ombudsmandens praksis.

4 Eksempler på god forvaltningsskik i praksis

4.1. Tillidsskabende forvaltning

En myndighed bør i overensstemmelse med god forvaltningsskik udøve sin virksomhed på en sådan måde, at den styrker offentlighedens tillid til forvaltningen. Dette gælder naturligvis også for de enkelte ansatte i deres arbejde.

En lang række forhold kan generelt og konkret påvirke tilliden mellem borger og forvaltning. Det gælder f.eks. den måde, som myndigheden optræder på, den måde sagsbehandlingen bliver tilrettelagt på, og den måde en myndighed reagerer på, når den bliver opmærksom på fejl og forsømmelser. 

Det øger tilliden til forvaltningen, at en myndighed eksempelvis svarer åbent og imødekommende på borgerens henvendelser eller ringer tilbage, hvis borgeren har fået et løfte om at blive kontaktet.

Se f.eks. FOB 2018-10, hvor ombudsmanden identificerede en række problemer af betydning for borgernes tillid til skattemyndighederne. Der var bl.a. eksempler på, at SKAT havde optrådt uhensigtsmæssigt ved at fremtræde som forhandlingspart – og ikke som myndighed – og ved at kommunikere med skatteyderen på en nedladende måde.

Se også FOB 2015-60, hvor tilliden til udlændingemyndighederne blev negativt påvirket af myndighedernes håndtering af den såkaldte Eritrea-sag, selv om ombudsmanden ikke havde grundlag for at antage, at der rent faktisk var sket væsentlige retsbrud i sagen.

Hvis en myndighed begår fejl, kan det følge af god forvaltningsskik, at myndigheden bør orientere de berørte om forløbet og beklage over for borgerne. Det bidrager også til at styrke tilliden til forvaltningen. 

En myndighed burde have redegjort for og beklaget en væsentlig sagsbehandlingsfejl over for en borger

En selvstændig erhvervsdrivende ophørte i 2009 med at drive virksomhed. Han modtog herefter dagpenge i en periode fra 2009 til 2011. Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg besluttede imidlertid i 2015, at manden skulle tilbagebetale et dagpengebeløb på 466.090 kr., fordi han ikke havde solgt sit selskab eller ændret dets formålsbestemmelse. Manden gjorde under tilbagebetalingssagen hos myndighederne opmærksom på, at der ikke havde været aktivitet i selskabet siden 2009, og indsendte dokumentation for det.

Efter ombudsmandens henvendelse til beskæftigelsesudvalget ændrede udvalget afgørelsen, så tilbagebetalingskravet faldt bort. Udvalget forklarede i sin udtalelse til ombudsmanden, at afgørelsen i den konkrete sag om tilbagebetaling var truffet på et mangelfuldt grundlag, fordi udvalget ikke havde været opmærksom på den dokumentation, manden havde indsendt. Beskæftigelsesudvalget havde dog ikke ved ændringen af afgørelsen om tilbagebetaling redegjort for fejlen over for manden eller beklaget det sagsforløb, som fejlen havde forårsaget.

Ombudsmanden fandt, at udvalget burde have redegjort for fejlen over for manden og beklaget sagsforløbet, i forbindelse med at afgørelsen blev ændret – navnlig under hensyn til det beløb, som manden oprindeligt blev pålagt at betale tilbage.

FOB 2018-3

4.2. Venlig og hensynsfuld optræden

En myndighed bør i overensstemmelse med god forvaltningsskik optræde venligt, høfligt og hensynsfuldt over for borgerne.

Det gælder, uanset om borgeren er i skriftlig eller mundtlig kontakt med myndigheden, og uanset om kontakten finder sted i forbindelse med f.eks. behandlingen af en konkret afgørelsessag, eller myndigheden udøver faktisk forvaltningsvirksomhed, eksempelvis i form af børnepasning, drift af plejecentre, rengøring eller kantinedrift.

Sprogbrug over for en borger var i strid med god forvaltningsskik

En kommune havde hyret en advokat til at varetage kommunikationen med en borger.

Advokaten havde bl.a. skrevet til borgeren: ”Jeg skal ikke gentage mine tidligere breve, kun fastslå, at jeg, med min bedste vilje, simpelthen ikke forstår, hvad De mener. Det kan naturligvis skyldes mig og min ringe fatteevne, hvilket jeg i så fald beklager, ikke mindst, da (X) Kommune øjensynligt fint forstår hvad De mener. … Jeg vil ikke behandle deres udokumenterede strøm af klager.”

Ombudsmanden fandt tonen nedladende og i strid med god forvaltningsskik.

FOB 08.463

Se også FOB 02.307, hvor et forældrepars indsigt i et notat, der afslørede alvoren af den diagnose, som deres barn havde fået, efter ombudsmandens opfattelse ikke var blevet formidlet på en særlig hensynsfuld måde.

God forvaltningsskik tilsiger også, at myndighederne bør undgå, at borgerne unødigt bliver hængt ud eller stillet til skue. Se f.eks. FOB 91.185, hvor en kommune brugte en iøjnefaldende ”inkassobil” og specielle kuverter med en bred, rød stribe påtrykt ”INKASSO” ved inddrivelse af gæld til kommunen.

Kravet om, at en myndighed optræder høfligt og hensynsfuldt, gælder også, når myndigheden udtaler sig om en borgers sag i pressen.

Kommunaldirektørs udtalelser i pressen om en borger var ikke høflige og hensynsfulde

Med henvisning til en borgers sag om ulovlig opstilling af to skurvogne udtalte en kommunaldirektør bl.a. i en avisartikel, at ”det er det væsentligste i sagen – alt det efterfølgende er chikane”, og ”det bedste ville være, hvis [borgeren] bragte orden i sine egne forhold. Så skal vi nok holde orden i kommunen”.

Ombudsmanden mente ikke, at kommunaldirektørens udtalelser opfyldte kravet om, at en myndighed skal optræde høfligt og hensynsfuldt.

FOB 2011 21-1 

I de tilfælde, hvor borgeren efter myndighedens opfattelse ikke respekterer normerne for en almindelig og ordentlig omgangsform mellem mennesker, bør myndigheden fortsat optræde høfligt, venligt og hensynsfuldt. 

Borgernes opførsel kan imidlertid gøre det nødvendigt at opsætte rammer for deres brug af offentlige kontorer og ejendomme, ligesom en myndighed kan begrænse kontakten eller eventuelt helt afbryde korrespondancen med en borger. Det kan dog kun ske inden for visse snævre rammer og efter en konkret afvejning. Det følger af god forvaltningsskik, at myndigheden også i den situation skal være venlig, høflig og hensynsfuld.

Kravet om høflighed, venlighed og hensynsfuldhed gælder også i forholdet mellem ledelsen og de ansatte i den offentlige forvaltning – f.eks. i forbindelse med tjenstlige samtaler mv. Ledelsen bør desuden orientere og inddrage medarbejderne i nødvendigt omfang.

Se f.eks. FOB 00.535, hvor ombudsmanden udtalte, at det lå inden for ledelsesretten at beslutte, hvem der skulle ansættes på et hospital, men at det ville have stemt bedst overens med principperne for god offentlig ledelse, hvis ledelsen af den relevante afdeling var blevet inddraget i beslutningsprocessen.

Moderniseringsstyrelsen har i 2015 udgivet en pjece om god arbejdsgiveradfærd.

4.3. Sprog

Det følger af god forvaltningsskik, at en myndighed bør skrive til borgerne i et sprog, som er let at læse og forstå for borgeren, målrettet den konkrete situation og fremstår høfligt, venligt og hensynsfuldt.

Formen bør være enkel og præcis og sætningerne korte og klare. Kancelliudtryk, fremmedord eller flertydige og overflødige ord bør så vidt muligt undgås. Det fremgår bl.a. af pkt. 214-216 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (vejledning nr. 11740 af 4. december 1986).

Tilsvarende bør en myndighed også udforme sine formularer og ansøgningsblanketter mv., så de er målrettede den konkrete situation og den borger, som skal udfylde formularen.  

4.4. Gavemodtagelse 

Både strafferetten og forvaltningsretten sætter grænser for offentligt ansattes modtagelse af gaver mv.

Det følger således af reglerne om bestikkelse i straffelovens § 144, at offentligt ansatte ikke ved udøvelsen af deres hverv uberettiget må modtage gaver eller andre fordele.

Forvaltningsretten har ikke skrevne bestemmelser, som udtrykkeligt regulerer offentligt ansattes adgang til at modtage gaver og andre fordele i forbindelse med deres arbejde, men forvaltningsloven indeholder i § 3 en bestemmelse om inhabilitet. Spørgsmålet om modtagelse af gaver er reguleret af almindelige forvaltningsretlige principper, herunder god forvaltningsskik.

Der kan på visse områder være fastsat specifikke regler. Eksempelvis gælder der regler for sundhedspersonales modtagelse af økonomiske fordele i forbindelse med reklame for lægemidler og medicinsk udstyr. Se bekendtgørelse nr. 1155 af 22. oktober 2014 om reklame mv. for medicinsk udstyr.

Det følger af de forvaltningsretlige principper, at offentligt ansatte som udgangspunkt bør undlade at modtage gaver eller andre fordele, hvis gaven eller fordelen har sammenhæng med deres ansættelse i det offentlige.

Formålet med principperne er at undgå risiko for, at der kan rejses tvivl om offentligt ansattes upartiskhed i varetagelsen af deres arbejdsopgaver, eller at der opstår mere generel mistillid til de hensyn, som ligger bag den offentlige forvaltnings afgørelser og beslutninger.

Der er ingen generel bagatelgrænse for modtagelse af gaver. Dog kan offentligt ansatte efter omstændighederne tage imod beskedne lejlighedsgaver, ligesom små ”taknemmelighedsgaver” fra borgere eller virksomheder kan modtages i de tilfælde, hvor en returnering af gaven vil være uhøflig og skuffende for giveren.

Ombudsmanden har flere gange haft lejlighed til at forholde sig til myndigheders gavepolitik.

Politiets retningslinjer for modtagelse af bl.a. taknemmelighedsgaver og deltagelse i eksternt finansierede seminarer skulle præciseres

Efter medieomtale af en sag om en politidirektørs modtagelse af bl.a. fribilletter reviderede Rigspolitiet sine retningslinjer for modtagelse af gaver og repræsentation i dansk politi.

Ombudsmanden undersøgte de nye retningslinjer og bad Rigspolitiet om at tage stilling til, om de var i overensstemmelse med de almindelige forvaltningsretlige principper for modtagelse af gaver og andre fordele.

I sin udtalelse til ombudsmanden tilkendegav Rigspolitiet, at retningslinjerne kunne give indtryk af, at ansatte i politiet havde adgang til at modtage gaver i videre omfang end det, der bl.a. følger af vejledning om god adfærd i det offentlige. Rigspolitiet tilkendegav samtidig, at retningslinjerne ville blive præciseret, så det bl.a. kom til at fremgå, at ansatte i politiet som det helt klare udgangspunkt hverken kunne modtage taknemmelighedsgaver fra borgere eller deltage i eksternt finansierede seminarer mv. Ombudsmanden var enig og foretog sig herefter ikke mere i sagen.

FOB 2017-15

Se desuden FOB 2017-2, hvor ombudsmanden vurderede Kulturministeriets gavepolitik, som ministeriet i den forbindelse valgte at justere.

I flere sager har spørgsmål om modtagelse af invitationer til middage og større arrangementer mv. været aktuelt. Se bl.a. FOB 2015-4, hvor tre medarbejdere fra en styrelse under Kulturministeriet i tjenstlig øjemed deltog i et arrangement i DR med private ledsagere. Se også FOB 2015-2, hvor en vicedirektør på et hospital sammen med sin ægtefælle deltog i en frokost hos en ambassadør, mens ambassadørens mor var indlagt på hospitalet.

Grænserne for offentligt ansattes modtagelse af gaver og andre fordele er nærmere beskrevet i vejledningen God adfærd i det offentlige (vejledning nr. 10285 af 15. december 2017 om god adfærd i det offentlige). Se også Justitsministeriets vejledning Undgå korruption fra april 2015.

4.5. Åbenhed

God forvaltningsskik indebærer, at en myndighed bør indrette sig, så den er åben og tilgængelig for borgerne.

Det stiller bl.a. krav om:

  • hensigtsmæssige åbningstider for personlige og telefoniske henvendelser,
  • ventetider, som ikke er urimeligt lange,
  • besvarelse af telefonopkald, så borgerne ikke ringer forgæves, og
  • en fysisk indretning, der tilgodeser behov for diskretion f.eks. i kommunernes borgerservicecentre.

Inspektion af dele af Københavns Kommunes telefonbetjening, diskretionshensyn og åbningstider

Som led i sin inspektionsvirksomhed foretog ombudsmanden inspektion af dele af Københavns Kommune og udtalte sig i den forbindelse bl.a. om tilgængelighed i form af åbningstider, diskretionshensyn og telefonbetjening.

Ombudsmanden udtalte bl.a., at kommunerne bør fastsætte åbningstiderne, sådan at alle borgere i løbet af en normal arbejdsuge har mulighed for at henvende sig personligt og telefonisk, på et tidspunkt hvor det passer ind i borgerens øvrige gøremål.

For så vidt angik diskretionshensyn i kommunens Borgerservice udtalte ombudsmanden, at det var vigtigt, at borgerservicecentrene rådede over et afskærmet lokale til borgerbetjening, og at medarbejderne var opmærksomme på, om nogle borgere havde behov for at kunne tale i enrum med medarbejderen.

Med hensyn til telefonbetjeningen i et af kommunens socialcentre udtalte ombudsmanden, at det ikke var tilfredsstillende med en besvarelsesprocent på 50, og at 20 pct. af opkaldene aldrig blev besvaret.

Rapport af 18. maj 2010 om inspektion af Københavns Kommune den 9., 14. og 27. november 2006

Kravet om tilgængelighed er imidlertid ikke til hinder for, at en myndighed efter omstændighederne kan opstille særlige rammer for et møde med en borger eller begrænse en borgers mulighed for at kontakte en myndighed. Det kan dog kun ske inden for visse snævre rammer og efter en konkret afvejning.

Åbenhed i forvaltningen understøttes yderligere af offentlighedslovens § 17, hvorefter departementer, styrelser og direktorater, uafhængige nævn og råd samt den centrale forvaltning i kommunerne og regionerne på deres hjemmeside skal give borgerne information om deres virksomhed.

Bestemmelsen suppleres af god forvaltningsskik, hvorefter en myndighed i et vist omfang bør informere borgerne om praksis på myndighedens område, f.eks. via internettet eller på anden lettilgængelig måde som f.eks. pjecer. Se f.eks. FOB 2018-9 om ukorrekt vejledning på borger.dk om retten til kontanthjælp og integrationsydelse og FOB 08.238, hvor ombudsmanden udtalte, at udlændingemyndighederne ikke havde informeret godt nok om praksis for familiesammenføring efter EU-retten på deres officielle hjemmeside, nyidanmark.dk.

Overblik #5 om vejledning

4.6. Sagsbehandlingstid

Lange sagsbehandlingstider kan have store økonomiske og personlige konsekvenser for de berørte borgere og virksomheder. Spørgsmålet om sagsbehandlingstid er også generelt afgørende for borgere og virksomheders tilfredshed med og tillid til den offentlige forvaltning.

Der er ikke fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid i forvaltningsloven eller anden lovgivning.

Det følger imidlertid af god forvaltningsskik, at sager i den offentlige forvaltning skal behandles inden for rimelig tid og ikke må trække unødigt ud. Samtidig skal sagsbehandlingens kvalitet naturligvis være forsvarlig.

En myndighed bør opstille målsætninger for, hvor hurtigt den tilstræber at behandle sager, hvor myndigheden skal træffe afgørelser i forhold til borgere og virksomheder. Det følger af Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997 om mål for hurtig sagsbehandling m.v. og af Indenrigsministeriets henstilling af 4. juni 1997 til samtlige kommunalbestyrelser og amtsråd om fastsættelse af målsætninger for sagsbehandlingstid.

Spørgsmålet om, hvornår en myndighed har brugt for lang tid på at behandle en sag, kan ikke besvares generelt, men beror på en konkret vurdering.

Myndighederne bør give borgerne underretning, hvis en sag ikke kan afgøres inden for kortere tid, eller hvis sagen tager længere tid end sædvanligt. Der skal i så fald oplyses om, hvad sagen beror på, og så vidt muligt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Det følger af pkt. 206-208 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (vejledning nr. 11740 af 4. december 1986). 

Sager skal behandles inden for rimelig tid, selv om der gennemføres større eller mindre omorganiseringer og omstruktureringer. Det vil efter omstændighederne kunne accepteres, at der går en vis, begrænset tid, før sagsbehandlingstiden når et normalt og acceptabelt niveau. Myndighederne bør dog foretage en grundig og kritisk vurdering af, hvor stor en – eventuel – effektiviseringsgevinst der kan opnås som følge af en omstrukturering, og af, hvornår en sådan effektiviseringsgevinst vil indtræde.

Der gik for lang tid efter en omorganisering, før politiets sagsbehandlingstid i sager om bl.a. kørekort nåede et acceptabelt niveau

Politiet havde samlet behandlingen af sager om bl.a. kørekort i to administrative centre. Efter omorganiseringen hobede sagerne sig op, og sagsbehandlingstiden steg.

Ombudsmanden konstaterede, at centrenes sagsbehandlingstider væsentligt oversteg det acceptable i et stort antal sager over en lang periode. Årsagen til problemerne var bl.a. fejlvurderinger i planlægningsfasen og urealistiske forventninger til, hvornår der kunne opnås en rationaliseringsgevinst. Det tog i hvert fald 2 år og 3 måneder at opnå normal drift i begge administrative centre.

Ombudsmanden udtalte, at sager skal behandles inden for rimelig tid, og at det også gælder efter en omorganisering. I forbindelse med store omorganiseringer vil det efter omstændighederne kunne accepteres, at der går en vis, begrænset tid, før sagsbehandlingstiden når et normalt og acceptabelt niveau – men ved denne omorganisering var det tidsrum klart overskredet.

FOB 2017-14

Overblik #11 om sagsbehandlingstid

5 Typiske fejl

Eksempler på typiske fejl i relation til god forvaltningsskik:

  • En myndighed taler eller skriver uhøfligt eller nedladende til en borger.

  • En myndighed, der har begået fejl, forsømmer at orientere de berørte om forløbet og beklage over for borgerne.

  • En myndighed forsømmer at besvare en henvendelse eller ringe tilbage til en borger.

  • Det er vanskeligt eller umuligt for en borger at komme i telefonisk kontakt med en myndighed på grund af lang ventetid.

  • En sag bliver ikke behandlet inden for rimelig tid, og borgeren får ikke besked om, hvorfor sagen trækker ud, eller hvornår den kan forventes færdigbehandlet.

6 Konsekvenser af manglende overholdelse af god forvaltningsskik

Når en myndighed ikke handler i overensstemmelse med god forvaltningsskik, kan det svække tilliden til myndigheden og til den offentlige forvaltning som helhed samt føre til kritik fra ombudsmanden.

Domstolene får i praksis sjældent lejlighed til at efterprøve god forvaltningsskik. Domstolene kan imidlertid direkte eller indirekte tage stilling til god forvaltningsskik, når de foretager en prøvelse af andre normer.

Se f.eks. Ugeskrift for Retsvæsen U 2005.523 H, hvor Højesteret vurderede, at en kommune havde handlet ansvarspådragende ved en ekstraordinært lang sagsbehandlingstid i en byggetilladelsessag. Der blev dog ikke tilkendt erstatning, da skaden ikke var påregnelig. 

Se også Ugeskrift for Retsvæsen U 2006.3302 H, hvor Højesteret prøvede, om der var tilsidesat en høringspligt efter god forvaltningsskik i en sag om etablering af en tennisbane.

I Ugeskrift for Retsvæsen U 2008.636 H bemærkede Højesteret i sin begrundelse, at den sagsøgte kommune anerkendte, at det var i strid med god forvaltningsskik og god kommunal ledelsespraksis, at en medarbejder ikke på forhånd var blevet inddraget i arbejdspladsens overvejelser om at forflytte medarbejderen.

Se desuden Østre Landsrets kendelse i Ugeskrift for Retsvæsen U 2017.2695 ØLK, hvor politiet afspærrede et gadeområde i forbindelse med en demonstration og en moddemonstration. En demonstrant mente at være blevet udsat for en administrativ frihedsberøvelse og ønskede en domstolsprøvelse, efter at fristen på seks måneder for at begære domstolsprøvelse var udløbet. Afspærringen var ikke en afgørelse i forvaltningslovens forstand, og politiet var derfor ikke forpligtet til at vejlede om fristen for at begære domstolsprøvelse efter forvaltningslovens § 26. Politiet havde heller ikke tilsidesat god forvaltningsskik eller forvaltningslovens § 7, stk. 1, ved ikke at vejlede om fristen.

Væsentlige pointer

  • God forvaltningsskik er normer og principper for, hvordan myndigheder bør optræde i forhold til borgerne.

  • God forvaltningsskik kan ligeledes have betydning ved bedømmelsen af den konkrete sagsbehandling.

  • Principperne for god forvaltningsskik gælder ved siden af de krav, der følger af lovgivningen og forvaltningsretlige retsgrundsætninger.

  • En myndighed bør i overensstemmelse med god forvaltningsskik udøve sin virksomhed sådan, at den styrker offentlighedens tillid til forvaltningen.

  • Efter god forvaltningsskik bør en myndighed optræde venligt, høfligt og hensynsfuldt over for borgerne.

  • Offentligt ansatte bør som udgangspunkt undlade at modtage gaver eller andre fordele, hvis gaven eller fordelen har sammenhæng med deres ansættelse i det offentlige.

  • God forvaltningsskik indebærer, at en myndighed bør indrette sig, så den er åben og tilgængelig for borgerne, herunder med hensyn til åbningstider, ventetider og telefonbetjening.

  • Det følger af god forvaltningsskik, at sager i den offentlige forvaltning skal behandles inden for rimelig tid og ikke må trække unødigt ud. Samtidig skal sagsbehandlingens kvalitet naturligvis være forsvarlig.

Baggrund

Dette overblik bygger på forvaltningsloven og forarbejderne hertil, Justitsministeriets vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 om forvaltningsloven, offentlighedsloven og forarbejderne hertil, vejledning nr. 10285 af 15. december 2017 om god adfærd i det offentlige, Justitsministeriets pjece ”Undgå korruption” fra april 2015, relevant retspraksis og ombudsmandspraksis samt den generelle forvaltningsretlige litteratur, herunder navnlig Kirsten Talevski mfl., Forvaltningsret (2018), s. 667 ff., Jon Andersen, Kaj Larsen, Karsten Loiborg, Lisbeth Adserballe, Morten Engberg og Jens Olsen, Ombudsmandsloven med kommentarer, 2. udgave (2013), s. 281 ff., Jens Garde mfl., Forvaltningsret – Almindelige emner, 6. udgave (2016), s. 497 ff., Karsten Revsbech mfl., Forvaltningsret – Sagsbehandling, 7. udgave (2014), s. 40 f., Steen Rønsholdt, Forvaltningsret, 4. udgave (2014), s. 40 ff., Sten Bønsing, Almindelig Forvaltningsret, 3. udgave (2013), s. 57 f., Jens Møller og Jens Olsen, At arbejde i Forvaltningen, 3. udgave (2005), s. 197 ff., Niels Fenger, Forvaltningsloven som minimumslov – 25 år efter, Forvaltningsloven 25 år, s. 69 ff., Hans Gammeltoft-Hansen, God forvaltningsskik – om god opførsel i forvaltningen, Folketingets Ombudsmands beretning 2010, s. 9 ff., Peter Blume, God forvaltningsskik, Ugeskrift for Retsvæsen U 2007B.111, Steen Rønsholdt, Om god forvaltningsskik, Ugeskrift for Retsvæsen U 2008B.242, Finansministeriets Kodex VII, Syv centrale pligter, og notat af 30. august 1993 om Folketingets Ombudsmands anvendelse af begrebet god forvaltningsskik.