Nye klager til ombudsmanden bliver først sorteret efter emne og dernæst efter, hvilken type klage der er tale om. På den måde fordeles nye sager til ombudsmandens forskellige områder, der varetager hver deres juridiske fagområde.

Når en sag er blevet fordelt til en sagsbehandler, gennemgår sagsbehandleren klagen og bilagene og vurderer, om ombudsmanden har mulighed for at gå ind i sagen. Sagsbehandleren vurderer også, om der er behov for at bede om flere oplysninger og/eller bilag fra klageren eller myndigheden.

Hvis sagsbehandleren beder om oplysninger, kan det ske enten skriftligt eller ved en opringning til borgeren eller myndigheden.

Ombudsmanden bestemmer selv, hvilke klager han vil undersøge nærmere. Man har altså ikke krav på at få sin klage behandlet, selv om de almindelige betingelser for at klage er opfyldt.

Når vi vælger ikke at gå ind i en sag, kan det for eksempel skyldes, at klagen drejer sig om mindre ting. Det kan også være, at vi tidligt kan se, at vi ikke kan hjælpe borgeren til et bedre resultat.

Hvad kan ombudsmandens behandling af klagen føre til

Ombudsmandens ret til selv at bestemme, hvor meget han vil undersøge en sag, følger af ombudsmandslovens § 16, stk. 1. Bestemmelsen bruges i praksis til at prioritere de sager, hvor der er udsigt til, at ombudsmanden kan gøre en forskel.

Når ombudsmanden vælger ikke at foretage sig mere vedrørende en klage, får klageren en forklaring i et brev. Normalt får den myndighed, klagen handler om, en kopi af brevet.

Tager ombudsmanden selv stilling til klagerne?

Ombudsmanden kan ikke selv sætte sig ind i alle klagerne – det er for meget for én person. Men han tager stilling til sager, som er principielle, f.eks. fordi de handler om et særlig svært juridisk problem eller om noget, som har betydning for mange andre sager.

De øvrige sager behandles af erfarne jurister i ombudsmandsinstitutionen.

Ombudsmanden kan ikke ændre myndighedernes afgørelse

... men ombudsmanden kan efter en grundig gennemgang af sagen, og efter at myndigheden har haft lejlighed til at udtale sig, vælge at

1) kritisere myndighederne

2) bede myndighederne behandle sagen igen og træffe en ny afgørelse.

Ombudsmanden kan ikke kræve, at myndighederne følger en henstilling. Det gør de dog i praksis altid.

Anden hjælp fra ombudsmanden

Vi kan vælge at sende en klage videre til den myndighed, der klages over, så myndigheden får lejlighed til at se på sagen igen og eventuelt uddybe sin begrundelse.

Hvis der er mulighed for det, sender vi klagen videre til en klageinstans eller vejleder klageren om selv at benytte sig af klagemuligheden.