2. januar 2014

Dette notat beskriver praksis med hensyn til indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand.

1.

Den 1. juli 2000 trådte persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger som senest ændret ved § 1 i lov nr. 639 af 12. juni 2013) i kraft. Loven giver borgeren særlige rettigheder i forbindelse med, at offentlige myndigheder og private behandler personoplysninger digitalt.

Loven gælder ikke for Folketinget og institutioner under Folketinget (lovens § 2, stk. 5) og dermed heller ikke for Folketingets Ombudsmand. Ombudsmanden har dog besluttet med virkning for sager, som er oprettet efter lovens ikrafttræden, at følge de centrale regler i persondataloven, som tillægger borgerne rettigheder.

Klagere og andre personer med tilknytning til sager, som er oprettet efter persondatalovens ikrafttræden, har derfor modtaget underretning i overensstemmelse med principperne i persondatalovens kapitel 8. De har i øvrigt (bortset fra muligheden for at klage til Datatilsynet) kunnet gøre brug af de rettigheder, som en registreret har efter principperne i persondataloven – herunder retten til indsigt efter principperne i lovens kapitel 9.

2.

Forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014) indeholder i kapitel 4 bestemmelser om aktindsigt for parter i afgørelsessager. Loven gælder ikke for Folketingets Ombudsmand. Det skyldes, at loven ”gælder for alle dele af den offentlige forvaltning” (lovens § 1, stk. 1), og at Folketingets Ombudsmand ikke er en del af den offentlige forvaltning. I praksis vil der dog til parter blive givet indsigt efter principperne i forvaltningsloven for så vidt angår breve til og fra Folketingets Ombudsmand samt visse oplysninger i interne arbejdsdokumenter i Folketingets Ombudsmands sager. Anmodninger om aktindsigt i myndighedernes sagsakter, som er udlånt til ombudsmanden som led i ombudsmandens behandling af en sag, vil derimod fortsat blive sendt videre til vedkommende forvaltningsmyndighed. Det sker med henblik på, at myndigheden kan tage stilling til anmodningen om aktindsigt. Det samme gælder bilag, som er modtaget fra en klager eller andre, og som indgår i en sag hos en forvaltningsmyndighed. Denne fremgangsmåde skyldes flere forhold. For det første vil ombudsmanden efter omstændighederne kunne have svært ved – som første instans – at vurdere, om én eller flere af lovens undtagelser vil kunne være relevante i en sag. For det andet ville borgeren miste en klagemulighed til Folketingets Ombudsmand, hvis ombudsmanden traf afgørelse i første instans. For det tredje ville samtidig ombudsmandens tilsyn med forvaltningen forsvinde på et både principielt og praktisk centralt område. Og for det fjerde ville det indebære en tilsidesættelse af forvaltningslovens kompetenceregler, hvis ombudsmanden i første instans traf afgørelse om aktindsigt i myndighedernes sagsakter.

3.

På tilsvarende måde gælder offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) ifølge dennes § 2 for ”al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning”. Offentlighedsloven gælder dermed heller ikke for Folketingets Ombudsmand. I ombudsmandens praksis vil der dog til personer, hvis forhold er omtalt i et dokument, blive givet indsigt efter principperne i offentlighedslovens § 8, om ”egenaccess”. Indsigt overvejes i forhold til breve til og fra Folketingets Ombudsmand og visse oplysninger i interne arbejdsdokumenter i Folketingets Ombudsmands sager. Anmodninger om aktindsigt i myndighedernes sagsakter, som er udlånt til ombudsmanden som led i ombudsmandens behandling af en sag, vil derimod fortsat blive sendt videre til vedkommende forvaltningsmyndighed. Det sker ud fra de samme hensyn, som er nævnt ovenfor for så vidt angår anmodninger om aktindsigt fra parter, og altså for, at myndigheden kan tage stilling til anmodningen om aktindsigt. Det samme gælder bilag, som er modtaget fra en klager eller andre, og som indgår i en sag hos en forvaltningsmyndighed.

4.

En del registrerede, som har fået underretning om bl.a. deres rettigheder efter principperne i persondataloven, retter henvendelse til Folketingets Ombudsmand og beder om indsigt. Særligt hvis man sætter sig i den registreredes sted, har det i nogle af disse tilfælde i praksis vist sig mindre hensigtsmæssigt at afgrænse upræcise eller generelt holdte anmodninger om indsigt til de oplysninger, som vil skulle meddeles efter principperne i persondataloven. Derfor bliver anmodninger om indsigt fra parter, henholdsvis personer, som er omtalt i et af ombudsmandens ”egne” dokumenter, overvejet i lyset af såvel principperne i persondatalovens kapitel 9 som principperne i forvaltningslovens kapitel 4, henholdsvis offentlighedslovens § 8. Dette gælder dog ikke, hvis anmodningen udtrykkeligt er afgrænset til kun at angå en bestemt form for indsigt. En part i en sag, hvor der er tvist mellem forskellige parter, vil således – som følge af en anmodning til Folketingets Ombudsmand om indsigt – få indsigt i en klage fra en anden part i sagen (medmindre principperne i forvaltningslovens undtagelsesbestemmelser helt usædvanligt skulle føre til en begrænsning af aktindsigten).

5.

Offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt for ”enhver” (dvs. ikke-parter) gælder heller ikke for Folketingets Ombudsmand. I praksis har der imidlertid længe eksisteret en ordning, hvorefter pressen og andre vil kunne få indsigt i en (allerede foreliggende) anonymiseret udgave af ombudsmandens afsluttende udtalelse i sager, som er eller påtænkes offentliggjort af ombudsmanden (i beretningen eller på anden måde). Enhver vil normalt også – i overensstemmelse med offentlighedslovens hovedregel – kunne få indsigt i sager, hvor ombudsmandens afsluttende udtalelse ikke indeholder fortrolige oplysninger. I andre sager henvises den, der søger indsigt, til at rette henvendelse til parten i sagen, hvis den indsigtssøgende ved, hvem parten er. Denne ordning afvejer hensynet til offentlighed over for tavshedspligten i ombudsmandslovens § 28, og den er i øvrigt beskrevet i Offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter (3. udgave, 1998, s. 53f).

6.

Hvor en forvaltningsmyndighed ville skulle afgøre spørgsmålet om indsigt efter andre regler – f.eks. efter reglerne i retsplejelovens kapitel 3 a (lovbekendtgørelse nr. 1257 af 13. oktober 2016 som senest ændret ved § 2 i lov nr. 638 af 12. juni 2013) eller i miljøoplysningsloven (bekendtgørelse nr. 102 af 26. januar 2017 af lov om aktindsigt i miljøoplysninger som senest ændret ved § 14 i lov nr. 639 af 12. juni 2013) – vil ombudsmanden tage stilling til anmodninger om indsigt efter principperne i disse bestemmelser.Heri gælder dog også den modifikation med hensyn til dokumenter, der indgår i myndighedernes sager, som er nævnt ovenfor i relation til forvaltningsloven og offentlighedsloven.

7.

Dette notat erstatter Folketingets Ombudsmands notat af 13. maj 2002 (j. nr. 2001-0831-932).

Jørgen Steen Sørensen

Dok.nr. 13/01916-3