25. maj 2018

Dette notat beskriver praksis med hensyn til indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand.

1.

Fra den 25. maj 2018 gælder Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesforordningen) og lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven).

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder direkte anvendelse for Folketingets Ombudsmand, og bestemmelserne om indsigt findes i forordningens art. 12 og 15 samt lovens § 22.

2.

Forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014) indeholder i kapitel 4 bestemmelser om aktindsigt for parter i afgørelsessager. Loven gælder ikke for Folketingets Ombudsmand. Det skyldes, at loven ”gælder for alle dele af den offentlige forvaltning” (lovens § 1, stk. 1), og at Folketingets Ombudsmand ikke er en del af den offentlige forvaltning. I praksis vil der dog til parter blive givet indsigt efter principperne i forvaltningsloven for så vidt angår breve til og fra Folketingets Ombudsmand samt visse oplysninger i interne arbejdsdokumenter i Folketingets Ombudsmands sager. Anmodninger om aktindsigt i myndighedernes sagsakter, som er udlånt til ombudsmanden som led i ombudsmandens behandling af en sag, vil derimod blive sendt videre til vedkommende forvaltningsmyndighed, eller borgeren vil – efter en konkret vurdering – blive vejledt om muligheden for selv at bede myndigheden om aktindsigt. Det sker, med henblik på at myndigheden kan tage stilling til anmodningen om aktindsigt. Det samme gælder bilag, som er modtaget fra en klager eller andre, og som indgår i en sag hos en forvaltningsmyndighed. Denne fremgangsmåde skyldes flere forhold. For det første vil ombudsmanden efter omstændighederne kunne have svært ved – som første instans – at vurdere, om én eller flere af lovens undtagelser vil kunne være relevante i en sag. For det andet ville borgeren miste en klagemulighed til Folketingets Ombudsmand, hvis ombudsmanden traf afgørelse i første instans. For det tredje ville samtidig ombudsmandens tilsyn med forvaltningen forsvinde på et både principielt og praktisk centralt område. Og for det fjerde ville det indebære en tilsidesættelse af forvaltningslovens kompetenceregler, hvis ombudsmanden i første instans traf afgørelse om aktindsigt i myndighedernes sagsakter.

3.

På tilsvarende måde gælder offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) ifølge dennes § 2 for ”al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning”. Offentlighedsloven gælder dermed heller ikke for Folketingets Ombudsmand. Offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt for ”enhver” (dvs. ikke-parter i ombudsmandens sager samt personer, der ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven) gælder således heller ikke for Folketingets Ombudsmand. I praksis har der imidlertid længe eksisteret en ordning, hvorefter pressen og andre vil kunne få indsigt i en (allerede foreliggende) anonymiseret udgave af ombudsmandens afsluttende udtalelse i sager, som er eller påtænkes offentliggjort af ombudsmanden (på ombudsmanden.dk eller på anden måde). Enhver vil normalt også – i overensstemmelse med offentlighedslovens hovedregel – kunne få indsigt i sager, hvor ombudsmandens afsluttende udtalelse ikke indeholder fortrolige oplysninger. I andre sager henvises den, der søger indsigt, til at rette henvendelse til parten i sagen, hvis den indsigtssøgende ved, hvem parten er. Denne ordning afvejer hensynet til offentlighed over for tavshedspligten i ombudsmandslovens § 28.

4.

Hvor en forvaltningsmyndighed ville skulle afgøre spørgsmålet om indsigt efter andre regler – f.eks. efter reglerne i retsplejelovens kapitel 3 a (lovbekendtgørelse nr. 1101 af 22. september 2017) eller i miljøoplysningsloven (bekendtgørelse nr. 980 af 16. august 2017 af lov om aktindsigt i miljøoplysninger) – vil ombudsmanden tage stilling til anmodninger om indsigt efter principperne i disse bestemmelser. Heri gælder dog også den modifikation med hensyn til dokumenter, der indgår i myndighedernes sager, som er nævnt ovenfor i relation til forvaltningsloven og offentlighedsloven.

5.

På tilsynsområdet gælder: 

Mens tilsynssagen er under behandling

Der kan gives aktindsigt i alle dokumenter (bortset fra oplysninger, som er tavshedsbelagte) på nær følgende: 

  • Det tilsynsnotat, der udarbejdes vedrørende selve besøget
  • Brev- og mailudveksling med DIGNITY – Dansk Institut Mod Tortur og Institut for Menneskerettigheder
  • Notater i forbindelse med tilsynsbesøget 

For så vidt angår de dokumenter, som myndighederne har sendt til ombudsmanden, kan der gives aktindsigt i materiale, som er produceret til ombudsmanden i anledning af besøget. Anmodning om aktindsigt i andet materiale vil derimod blive sendt videre til institutionen/myndigheden, eller borgeren vil – efter en konkret vurdering – blive vejledt om muligheden for selv at bede institutionen/myndigheden om aktindsigt. Se i øvrigt ovenfor i pkt. 2 og 3. 

Når tilsynssagen er slut

Der kan gives aktindsigt i det materiale, der også kan gives under sagens behandling. 

Herudover kan der bl.a. gives aktindsigt i tilsynsnotatet – dog undtages interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger. 

Der kan desuden efter en konkret vurdering gives aktindsigt i de øvrige dokumenter, der ikke gives aktindsigt i, mens sagen er under behandling. Interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger vil også her blive undtaget. 

Hvis der gives aktindsigt, vil tilsynsnotatet først blive sendt til institutionen/myndigheden, så institutionen/myndigheden bliver bekendt med, hvad der gives aktindsigt i. 

Tilsyn med handicaptilgængelighed og tvangsmæssige udsendelser af udlændinge

Disse retningslinjer gælder også i sager om tilsyn med handicaptilgængelighed og med tvangsmæssige udsendelser af udlændinge med de modifikationer, der følger af, at tilsynet på disse områder er tilrettelagt på en anden måde end i andre tilsynssager. At tilsynet er tilrettelagt anderledes, skyldes bl.a., at Institut for Menneskerettigheder og DIGNITY – Dansk Institut Mod Tortur ikke deltager i tilsyn på disse områder. I en sag om tilsyn med handicaptilgængelighed kan der gives aktindsigt i den foreløbige og den endelige rapport, når disse er sendt til myndigheden. Interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger vil også her blive undtaget. 

6.

Dette notat erstatter Folketingets Ombudsmands notat af 2. januar 2014 (sag nr. 13/01916).

Jørgen Steen Sørensen