25. maj 2018

Dette notat beskriver praksis med hensyn til indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand.

1.

Fra den 25. maj 2018 gælder Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesforordningen) og lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven).

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder direkte anvendelse for Folketingets Ombudsmand, og bestemmelserne om indsigt findes i forordningens art. 12 og 15 samt lovens § 22.

2.

Forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014) indeholder i kapitel 4 bestemmelser om aktindsigt for parter i afgørelsessager. Loven gælder ikke for Folketingets Ombudsmand. Det skyldes, at loven ”gælder for alle dele af den offentlige forvaltning” (lovens § 1, stk. 1), og at Folketingets Ombudsmand ikke er en del af den offentlige forvaltning. I praksis vil der dog til parter blive givet indsigt efter principperne i forvaltningsloven for så vidt angår breve til og fra Folketingets Ombudsmand samt visse oplysninger i interne arbejdsdokumenter i Folketingets Ombudsmands sager. Anmodninger om aktindsigt i myndighedernes sagsakter, som er udlånt til ombudsmanden som led i ombudsmandens behandling af en sag, vil derimod blive sendt videre til vedkommende forvaltningsmyndighed, eller borgeren vil – efter en konkret vurdering – blive vejledt om muligheden for selv at bede myndigheden om aktindsigt. Det sker, med henblik på at myndigheden kan tage stilling til anmodningen om aktindsigt. Det samme gælder bilag, som er modtaget fra en klager eller andre, og som indgår i en sag hos en forvaltningsmyndighed. Denne fremgangsmåde skyldes flere forhold. For det første vil ombudsmanden efter omstændighederne kunne have svært ved – som første instans – at vurdere, om én eller flere af lovens undtagelser vil kunne være relevante i en sag. For det andet ville borgeren miste en klagemulighed til Folketingets Ombudsmand, hvis ombudsmanden traf afgørelse i første instans. For det tredje ville samtidig ombudsmandens tilsyn med forvaltningen forsvinde på et både principielt og praktisk centralt område. Og for det fjerde ville det indebære en tilsidesættelse af forvaltningslovens kompetenceregler, hvis ombudsmanden i første instans traf afgørelse om aktindsigt i myndighedernes sagsakter.

3.

På tilsvarende måde gælder offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) ifølge dennes § 2 for ”al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning”. Offentlighedsloven gælder dermed heller ikke for Folketingets Ombudsmand. Offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt for ”enhver” (dvs. ikke-parter i ombudsmandens sager samt personer, der ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven) gælder således heller ikke for Folketingets Ombudsmand. I praksis har der imidlertid længe eksisteret en ordning, hvorefter pressen og andre vil kunne få indsigt i en (allerede foreliggende) anonymiseret udgave af ombudsmandens afsluttende udtalelse i sager, som er eller påtænkes offentliggjort af ombudsmanden (på ombudsmanden.dk eller på anden måde). Enhver vil normalt også – i overensstemmelse med offentlighedslovens hovedregel – kunne få indsigt i sager, hvor ombudsmandens afsluttende udtalelse ikke indeholder fortrolige oplysninger. I andre sager henvises den, der søger indsigt, til at rette henvendelse til parten i sagen, hvis den indsigtssøgende ved, hvem parten er. Denne ordning afvejer hensynet til offentlighed over for tavshedspligten i ombudsmandslovens § 28.

4.

Hvor en forvaltningsmyndighed ville skulle afgøre spørgsmålet om indsigt efter andre regler – f.eks. efter reglerne i retsplejelovens kapitel 3 a (lovbekendtgørelse nr. 1101 af 22. september 2017) eller i miljøoplysningsloven (bekendtgørelse nr. 980 af 16. august 2017 af lov om aktindsigt i miljøoplysninger) – vil ombudsmanden tage stilling til anmodninger om indsigt efter principperne i disse bestemmelser. Heri gælder dog også den modifikation med hensyn til dokumenter, der indgår i myndighedernes sager, som er nævnt ovenfor i relation til forvaltningsloven og offentlighedsloven.

5.

Ombudsmandens politik for aktindsigt i tilsynssager

Den nedenfor gengivne politik gælder for tilsynssager efter OPCAT-reglerne på voksen- og børneområdet.

Politikken gælder også for tilsynssager på udsendelsesområdet og for tilsynssager på tilgængelighedsområdet med de modifikationer, der følger af, at arbejdet på disse områder er anderledes tilrettelagt.

Under behandlingen af tilsynssagen

Der kan gives aktindsigt i følgende dokumenter (dog undtaget tavshedsbelagte oplysninger):

  • Åbningsbreve
  • Opslag om tilsynsbesøget
  • Børnebreve
  • Brev- og mailudveksling med de involverede institutioner/myndigheder
  • Programmet for tilsynsbesøget
  • Høring af institutioner/myndigheder
  • Udtalelser fra institutioner/myndigheder
  • Materiale modtaget fra institutionerne/myndighederne - i det omfang materialet er produceret til ombudsmanden
  • I andre tilfælde (dvs. ved materiale, som ikke er produceret til ombudsmanden) følger vi vores normale fremgangsmåde om, at anmodninger om aktindsigt i institutionernes/myndighedernes sagsakter som udgangspunkt sendes videre til vedkommende forvaltningsmyndighed. I tilfælde, hvor der er tvivl om, hvorvidt anmodningen om aktindsigt også omfatter aktindsigt i myndighedens akter, kan der – i stedet for oversendelse – ske vejledning om muligheden for selv at bede myndigheden om aktindsigt
  • Sagsresumé

De involverede myndigheder orienteres (med kopi) om aktindsigten.

Efter afslutningen af tilsynssagen

Efter afslutningen af tilsynssagen kan der gives aktindsigt i ovennævnte dokumenter og materiale. Herudover gælder følgende:

  • Der kan gives aktindsigt i tilsynsnotatet – dog undtager vi interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger.

  • Der kan gives aktindsigt i følgende dokumenter, hvis udleveringen efter en konkret vurdering ikke skader 1) det nære samarbejde, ombudsmanden har med DIGNITY og IMR, og 2) effektiviteten af ombudsmandens arbejde – dog undtager vi interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger:

    • Brev- og mailudveksling med DIGNITY og IMR
    • Sundhedsfagligt notat modtaget fra DIGNITY
    • Høringssvar fra DIGNITY og IMR
    • Standardspørgeguides
    • Dagen før vi giver aktindsigt i materiale, som hidrører fra DIGNITY og IMR, orienterer vi DIGNITY og IMR om, at der vil blive givet aktindsigt

Særligt for så vidt angår indsigt i tilsynsnotatet

Tilsynsnotatet har ikke været i kontradiktion hos institutionen/myndigheden. Det kan medføre, at der som følge af en aktindsigt offentliggøres oplysninger om institutionen, som institutionen ikke anser for fuldt ud dækkende.

For at mindske eventuel utilfredshed hos institutionen/myndigheden i den forbindelse foretager vi os følgende:

  • I tilsynsnotatet og i brevet om aktindsigt gør vi opmærksom på, at tilsynsnotatet er baseret på iagttagelser og mundtlige drøftelser under besøget, og at det ikke har været forelagt institutionen/myndigheden.

  • Dagen før der gives aktindsigt, sender vi tilsynsnotatet til institutionen/myndigheden, så institutionen/myndigheden får mulighed for at læse notatet inden eventuel offentliggørelse eller spørgsmål fra modtageren af aktindsigten.

Særligt for så vidt angår indsigt i tilsynssager på tilgængelighedsområdet

I sager på tilgængelighedsområdet gælder i øvrigt, at der kan gives indsigt i henholdsvis den foreløbige og den endelige rapport, når de er blevet sendt til myndigheden. Også her undtages interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger.

6.

Dette notat erstatter Folketingets Ombudsmands notat af 2. januar 2014 (sag nr. 13/01916).

Jørgen Steen Sørensen