(Oprindeligt trykt i Folketingets Ombudsmands beretning 1995, s. 661 ff.)

Af Hans Gammeltoft-Hansen

Det er en til trivialitet gentaget sandhed at Ombudsmanden er til for borgernes skyld, er borgernes vagthund over for den omsiggribende offentligretlige regulering og den dertil hørende voksende forvaltning. Det er ligeledes fremhævet ofte nok at Ombudsmanden i forhold til borgerne skal søge at være en garant, en tillidsskabende figur. Dette sidste betyder bl.a. at Ombudsmanden ikke blot skal afdække de forekommende fejl og forsømmelser i administrationens udførelse af sagerne. Men i de, mangfoldige, sager hvor Ombudsmanden når til at ingen myndighedsfejl er begået, er det en næsten lige så vigtig opgave at søge at give den klagende borger en forklaring på, hvorfor sagen og dens behandling også efter Ombudsmandens opfattelse må siges at falde inden for rammerne af gældende ret. I andre tilfælde består opgaven i at forklare, hvorfor Ombudsmandens muligheder for at gå ind i en fuld efterprøvelse af sagen er begrænsede.

Disse forklaringsopgaver lykkes ikke altid. En del klagere ender sørgeligt nok med at inkludere Ombudsmanden i den række af myndigheder og offentlige instanser som savner evne eller vilje til at forstå klagerens sag og berigtige den i overensstemmelse med klagerens egen opfattelse. Det er dog lykkeligvis langtfra alle klagere der reagerer på denne måde, i virkeligheden kun et beskedent mindretal. Men under alle omstændigheder er det Ombudsmandens stadige pligt at søge at løse sin forklaringsopgave over for borgerne. 
Om dette skal lykkes, afhænger af en række hver for sig nødvendige forudsætninger. Indholdsmæssigt skal Ombudsmandens bedømmelse af sagen være korrekt. Denne vurdering skal sammen med beskrivelsen af sagens ofte langvarige og komplicerede forløb fremstilles på en måde og i et sprog som er forståeligt også for andre end jurister og administratorer. Endelig er det naturligvis en forudsætning at den pågældende klager selv er udrustet til og indstillet på at opfange Ombudsmandens - for klageren skuffende - vurdering og forklaring.

Den første forudsætning, Ombudsmandens korrekte vurdering af sagen, bør være en selvfølge. Den sidste, klagerens individuelle forudsætninger, er naturligvis hinsides Ombudsmandens egen indflydelse. I denne artikel skal jeg derfor koncentrere mig om den midterste af de tre grundforudsætninger: den indholdsmæssige og sproglige forståelighed af Ombudsmandens udtalelser. - Dette spørgsmål vedrører selvsagt ikke udelukkende de breve der meddeler klagere hvorfor Ombudsmanden ikke kan give dem medhold, selv om denne store gruppe af skrivelser er den vigtigste. Også i andre breve til klagere samt i forhold til andre adressater er det væsentligt for Ombudsmanden stedse at bestræbe sig på at udtrykke sig forståeligt og tilgængeligt.

Idealet om et let forståeligt sprog gælder for alle offentlige myndigheder, men det er i ganske særlig grad forpligtende for en instans som ombudsmandsinstitutionen. Ombudsmandens arbejde er udpræget borgervendt; ikke så få ombudsmandssager tildrager sig desuden megen offentlig opmærksomhed, og de tilgrundliggende udtalelser bør også af denne grund kunne forstås når de citeres eller refereres i medierne. Og endelig gælder princippet om at ombudsmandsembedet også ved det gode eksempels indflydelse bør søge at påvirke myndighederne og forvaltningskulturen i det hele, tillige på det sproglige område.

Gennem en årrække har vi hos Folketingets Ombudsmand søgt at modernisere sproget i vore skrivelser og gøre det mere formålstjenligt. Opgaven har ingenlunde været enkel. Den er ikke afsluttet, endsige lykkedes, hvilket ej heller er muligt - sprogbrugen er altid genstand for en proces, aldrig udtryk for et færdigt resultat. I denne artikel til en højt agtet og skattet ombudsmandskollega ser jeg en god anledning til at dele det danske embedes erfaringer med andre og beskrive forløbet af den forholdsvis intensive sprogomstillingsproces som har fundet sted ved embedet især i det seneste år.

En sådan proces indeholder mange problemer i henseende til såvel mål som metode. Det er jo ikke nok blot at sige at nu skal vi modernisere sproget og gøre det alment forståeligt. Formuleringen af målet må være langt mere konkret, hvilket atter indebærer en række vanskelige afvejninger og valg.

Grunddilemmaet er for så vidt velkendt: Hvor langt kan man gå i retning af alment, dagligdags sprog uden at sætte for meget til af den juridiske præcision? Selv om modsætningen næppe er helt så stor som man efter mange år som juridisk sprogbruger kan være tilbøjelig til at mene, ville det være helt urealistisk at lade som om den slet ikke består. Det juridiske fagsprog og den administrative sprogstil er ikke udelukkende betinget af konservatisme og traditionalisme, men bygger bestemt også på nogle iboende kvaliteter, hvoraf netop den juridiske præcision og utvetydighed er langt den største. Dilemmaet kan således ikke uden videre opløses eller bortforklares.

I et dilemma er man normalt henvist til at vælge enten den ene eller den anden mulighed, hvilket er ubehageligt. Man tilskyndes derfor stærkt til at overveje om der dog ikke er udveje for i nogen måde at vælge begge muligheder. I forhold til Ombudsmandens skrivelser har dette naturligt ført ind på overvejelser om hvorvidt det ville være muligt at differentiere stilen alt efter brevenes (eller de enkelte afsnits) forskellige karakter og funktion; om den uopgivelige juridiske præcision med andre ord er lige afgørende overalt i et hvilket som helst skriftstykke der udgår fra Ombudsmandens kontor.

Svaret på dette spørgsmål blev et nej, i nogle henseender klart, i andre mere tøvende. Givet er det jo at kravet om præcision i det retlige kun gælder de afsnit af en skrivelse hvor det juridiske ræsonnement overhovedet udvikles. Væsentlige dele af en ombudsmandsudtalelse omfatter sagsfremstillingen og er altså af overvejende deskriptiv og redigerende art. Her fordres naturligvis også en ufravigelig præcision; men det er en faktisk, ikke en juridisk præcision. At man også i disse afsnit ofte anvender en meget juridisk stil skyldes dels vane, dels en nærliggende og rigelig anvendelse af skjulte eller direkte citater fra de mange myndighedsudtalelser som udgør en væsentlig del af forhistorien for en ombudsmandssag. Men dette er ingen nødvendighed, bortset fra de situationer hvor man kun kan være sikker på at yde en myndighed fuld retfærdighed ved at gengive dens argumentation og standpunkt med dens egne ord. Med dette sidste forbehold kunne det således uden videre slås fast at sagsfremstillingen i ombudsmandsudtalelser kan og bør ske under anvendelse af helt almindelig og dagligdags sprogbrug.

En anden form for differentiering som vi - omend under større tøven - nåede frem til, byggede på den omstændighed at Ombudsmandens skriftlige virksomhed retter sig mod en flerhed af temmelig forskellige adressater. Den primære adressat er som allerede fremhævet den enkelte borger der har indklaget sin sag for Ombudsmanden. Men i hver eneste sag er der tillige en eller flere myndigheder som er den indklagede part. Og drejer det sig om en ombudsmandsudtalelse hvor der - med eller uden kritik - tages stilling til retlige spørgsmål, måske af principiel art og dermed af betydning også langt ud over den konkrete sag, er myndigheden en mindst lige så væsentlig adressat som klageren.

Hertil kommer at Ombudsmanden udøver sin virksomhed på Folketingets vegne og under ansvar for Folketinget. Dette forhold kommer bl.a. til udtryk i at Ombudsmanden afgiver en årlig beretning til Folketinget, hvori navnlig et halvt hundrede af årets væsentligste udtalelser gengives. Også i årets løb sender Ombudsmanden visse udtalelser af særlig betydning eller aktuel interesse til Folketinget, eller rettere til Folketingets Ombudsmandsudvalg, der er det samme som Retsudvalget, og som også er det sted hvor årsberetningen gennemgås. Folketinget, og altså navnlig Retsudvalgets medlemmer, er dermed også direkte adressater for en meget vigtig del af Ombudsmandens skrivelser.

En fjerde adressatgruppe er dem der dyrker og udvikler den juridiske systematik og videnskab inden for forvaltningsrettens område. I dele af forvaltningsretten, først og fremmest forvaltningsprocessen, spiller ombudsmandsudtalelser en ganske fremtrædende rolle.

Endelig er der som allerede antydet en femte og noget mere diffus adressatgruppe som udgøres af pressen og den interesserede offentlighed. Dette gælder naturligvis kun et beskedent udsnit af den samlede mængde af ombudsmandssager; men man kan ikke i hvert enkelt tilfælde på forhånd vide med sikkerhed hvilke udtalelser der måtte fange offentlighedens opmærksomhed. At den sproglige formulering helt ned i detaljen kan få stor betydning for forståelsen og behandlingen af de offentligt omtalte sager, har været en hyppig erfaring - selv om det dog sjældent går så vidt som i den såkaldte Tamil-sag,[1] hvor visse afsnit i Ombudsmandens udtalelse blev underkastet en så intensiv og vidtløftig semantisk fortolkning som ellers næsten kun bliver Den Hellige Skrift til del.

Over for myndigheder og retsvidenskabens dyrkere er der ingen grund til at fravige en streng og præcis juridisk sprogbrug, tværtimod. Men den enkelte borger, de ansvarlige politikere og den interesserede presse og offentlighed har krav på at få sagerne og deres problemer fremstillet på en måde der ikke forudsætter faglig juridisk eller anden administrativ baggrund. En mulighed består derfor i at differentiere skrivelserne alt efter hvilke adressater de henvender sig til. I de breve der i realiteten kun henvender sig til klageren, kan man således tillade sig at slække på den juridiske udførlighed. Det drejer sig navnlig om breve hvori man meddeler at Ombudsmanden ikke kan eller vil gå ind i en nærmere undersøgelse af sagen; eller type-sager hvor den enkelte borger - for hvem det jo netop ikke er en type-sag - skal have en fyldestgørende forklaring på hvorfor Ombudsmanden ikke har grundlag for at afgive kritik eller henstilling. I mange tilfælde er også den pågældende myndighed formelt set adressat for en sådan skrivelse (om ikke andet så ved at modtage en kopi); men for myndigheden er det i disse sager velkendt og uden videre klart hvorfor Ombudsmanden når til sit resultat.

I de store og undertiden retligt komplicerede sager kan differentieringen bestå i, at der i forbindelse med selve hovedudtalelsen og dens retlige udviklinger udarbejdes en sammenfatning som i mere almindelige vendinger og mere summarisk søger at gøre rede for sagen og dens behandling. En sådan sammenfatning vil bl.a. ofte ledsage selve udtalelsen når den sendes til Folketingets Retsudvalg. Beslægtet hermed er de pressemeddelelser som - ligeledes sammen med den egentlige udtalelse - udarbejdes og udleveres til medierne i de sager om hvilke man på forhånd véd at de vil blive rigeligt og livligt omtalt.

Sådanne differentieringer i sprogbrug og stil er blevet tilstræbt ved embedet gennem en årrække. Væsentligst var forskellen mellem de kortere breve til klagere om hel eller delvis afvisning og de egentlige realitetsudtalelser, især de store, principielle beretningssager. På denne baggrund var det måske heller ikke så ejendommeligt at der i 1992 kunne fremkomme en artikel som ganske skarpt og indgående kritiserede Ombudsmandens sprogbrug.[2] Forfatteren der nu er professor i faget Retsinformatik ved Københavns Universitet, anvendte udelukkende de trykte årsberetninger som grundlag for sin analyse; og alle hans eksempler var hentet fra de retlige afsnit (i modsætning til sagsfremstillingen). Selv om embedet på dette tidspunkt faktisk havde arbejdet meget med sprogbrug og differentiering, var forfatteren netop slået ned på de skrivelser og de afsnit hvor ingen ændring havde kunnet spores. Han konkretiserede sin kritik omkring anvendelsen af abstrakt formulerede sætninger, en forholdsvis kompleks syntaks, ganske lange sætninger samt hyppig anvendelse af formuleringer som det krævede særlige forudsætninger at forstå fuldt ud. I fortsættelse heraf påvistes der ved eksempler at der anvendtes sætninger med uacceptabelt høje lix-tal.

På baggrund af det ganske omfattende og løbende arbejde der ved embedet blev gjort for at forbedre sproget, føltes kritikken noget uretfærdig. Men samtidig var den - ud fra sine forudsætninger - berettiget og konstruktiv. Ikke mindst det konstruktive aspekt blev uddybet ved et internt seminar for alle embedets medarbejdere hvor vores kritiker var inviteret som indleder.

Artiklen og seminaret bestyrkede den opfattelse der allerede forinden havde dannet sig, at vi næppe kunne nå væsentligt videre udelukkende ved egen kraft.

En omtale i pressen af at Ombudsmanden agtede at gennemføre en yderligere sprogudvikling ved embedet og ønskede fagkyndig bistand hertil, affødte en række henvendelser fra forskellige sprogfolk og -institutioner. Efter indgående undersøgelser, overvejelser og samtaler til forskellig side blev der truffet aftale med sprogchefen i Statens Information om at han skulle være ansvarlig konsulent for et større sprogprojekt af ca. et halvt års varighed. Konsulentens faglige baggrund bestod, ud over universitetsgrader i dansk og fonetik samt virksomhed som underviser på universitet og lærerhøjskole, dels i et fagligt forfatterskab af betydelig relevans for opgaven dels i en omfattende praksis som sprogrådgiver for offentlige myndigheder. - Ved de sonderende samtaler dannede vi os også det indtryk (som siden blev bekræftet) at konsulenten havde en sikker fornemmelse for de psykologiske krav som opgaven stillede ham, i forhold til en sammensat medarbejderkreds for hvem sproget gennem hele deres arbejdsliv havde været det daglige redskab.

Indledningsvis fik konsulenten overladt kopimapperne for al udgående post i fire dage. På grundlag af dette materiale sammensatte han en slags foreløbig diagnose som sammen med embedets egne målformuleringer dannede udgangspunkt for de meget indgående drøftelser mellem konsulenten, Ombudsmanden og et medlem af personalet (med særlig sproglig kvalifikation og engagement) om hele metodikken i projektet.

Herefter forløb processen i korte træk således: Ved et indledende heldagsseminar blev planen præsenteret samtidig med at medarbejderne - til dels gennem eksempler - blev gjort bekendt med målet for processen og hvordan den ville forløbe. I løbet af det følgende par måneder mødtes konsulenten med medarbejderne enkeltvis hvor detaljer i aktuelle breve (stadig på grundlag af kopimapperne) blev gennemgået. Resultaterne heraf dannede grundlag for et halvdags mellemseminar. I samme periode indkøbte embedet et edb-program, "Sprogmagisteren", som blev stillet til rådighed for medarbejderne. Programmet kunne anvendes på udkastene til skrivelser og foretage hurtige mål af en række sproglige parametre (f.eks. lix-tal, hyppighed af såkaldte bureaukratiord, overdreven anvendelse af germanistisk "forvægt" i sætningskonstruktionerne). I et vist omfang angiver programmet også alternative muligheder. Programmet er nu til stadighed til rådighed for medarbejderne som efter ønske og behov - eller efter opfordring - kan tage pulsen på komplikationsniveauet af deres skrivelser.

I den følgende periode på 5-6 uger mødtes konsulenten med medarbejderne kontorvis, d.v.s. chef og kontorets medarbejdere på en gang. Emnet var stadig projektet og enkeltspørgsmål som havde været drøftet kontorvis. Samtidig var det meningen at forberede en tilstand hvor sproget i Ombudsmandens breve udgør et naturligt punkt på de løbende kontormøders dagsorden. Ved det herefter følgende halvdags mellemseminar var man så vidt at en række konkrete beslutninger om skrivelsernes opbygning og om bestemte sprogspørgsmål blev truffet. Samtidig uddybedes Ombudsmandens beslutning om at indføre den såkaldte "enhedskommatering". Denne kommateringsmåde er en mellemform i forhold til de i Danmark to autoriserede systemer: den klassiske, meget regelbundne grammatiske kommatering og det såkaldte pausekomma. Enhedskommaet (der er anvendt i denne artikel) anses af de fleste fagfolk for at blive det dominerende system i fremtiden; undersøgelser tyder endvidere på at det i flere henseender er det bedst egnede i henseende til at understøtte den tvangfri forståelse og tilegnelse af en tekst.

Endnu et mellemseminar blev afholdt, hovedsageligt til drøftelse af udkast til den "sprogmanual" eller skrivevejledning der skulle være en af frugterne af konsulentens arbejde og indgå som et afsnit i embedets personalehåndbog. - Endelig afsluttedes hele hoveddelen af projektet med et heldags seminar, seks måneder efter projektets indledning. Her samledes og opsummeredes projektet og dets elementer. Alle medarbejderne gennemgik i grupper embedets mangfoldige paradigmer og standardfraser og fremkom med revisionsforslag i lyset af de retningslinier og holdninger som under hele forløbet var blevet fastlagt og indarbejdet. Endelig blev planen for det videre forløb fastlagt. Den består i nedsættelse af en lille "sproggruppe" af medarbejdere fra de forskellige kontorer. Gruppen har ansvaret for den samlede bearbejdelse af de mange revisionsforslag til standardskrivelser og -fraser. Den skal organisere fremtidige aktiviteter, f.eks. en kort periode nu og da, hvor kolleger ser hinandens breve sprogkritisk igennem. Den skal sørge for indføring af nye medarbejdere i de sproglige retningslinier og holdninger. Endelig skal embedets sproggruppe - efter behov - videreføre de korte nyhedsbreve som under overskriften "Ombudsmandens skriftsprog" løbende blev udsendt af konsulenten før og efter de afholdte seminarer.

I planen for det fremtidige arbejde indgår også et senere opfølgende seminar med konsulenten. - Men målet for det videre forløb går ikke væsentligt ud over det "vedligeholdende". Ideen har hele tiden været at man i en vis periode kunne sætte intensivt ind, ofre ganske mange ressourcer og megen opmærksomhed på det sproglige; men at det derefter måtte finde en mere naturlig og integreret placering i embedets almindelige arbejde og rytme. Samtidig er det åbenbart at en vis indsats må gøres for at fastholde og vedligeholde resultaterne af den ganske store arbejdsmæssige investering som det egentlige sprogprojekt har været.

Det er naturligt at spørge efter de konkrete resultater af hele denne proces. Nogle få eksempler skal gives. Men der er netop kun tale om et lille udsnit af de synlige resultater af en proces hvis dybeste metodik har bestået i at bevidstgøre alle skrivende medarbejdere om de særlige mål og forpligtelser for embedets sproganvendelse, kombineret med en række helt konkrete anvisninger og råd. Hvis man derfor ved læsningen af de nedennævnte eksempler rammes af den tanke at resultaterne ikke helt synes at stå mål med indsatsen - at bræen så at sige har gungret voldsomt for dog blot at kælve med nogle småskosser - så er det ikke nødvendigvis en fuldt dækkende opfattelse.

Om brevenes opsætning er det bl.a. indført at de forsynes med en lille henvisende overskrift. Herved spares man for nogle omstændelige indledningssætninger hvor klagens grundlag i forskellige myndighedsafgørelser m.v. skal indføjes med lange myndighedsnavne, dato-opremsninger etc. (jf. det nedennævnte eksempel 1,A). Overgangen fra sagsfremstillingen til selve udtalelsen markeres ligeledes fast med en overskrift, "Ombudsmandens udtalelse". I øvrigt anvendes mellemrubrikker, nummereret opstilling af de forskellige spørgsmål i sagen m.v. rigeligt, alt for at lette overblik og orientering. Mest indgribende (og for jurister måske lidt fremmedartet) er dog princippet om at indlede skrivelsen med konklusionen. Klagerens ønske om med det samme at få besked om det væsentlige - har Ombudsmanden givet medhold eller ej - må i almindelighed antages at overstige den særlige intellektuelle nydelse ved skridt for skridt at følge analysen og ræsonnementerne i en stadigt stigende spænding om udfaldet; en spænding der først udløses på sidste side. Nu meddeles det i første afsnit om (og i hvilket omfang) klageren måtte have fået medhold, fulgt af en henvisning til den nærmere udredning i afsnittet "Ombudsmandens udtalelse".

Om selve den sproglige udformning  er der givet mange retningslinier og råd. Kortere sætninger, mindre brug af "forvægt", lavere lix-tal, mindre brug af verbal-substantiver, undladelse af juridiske fagudtryk eller dog i det mindste en ledsagende forklaring af deres betydning, o.m.a. Men også i valget mellem synonymer i det almindelige sprog er der fremkommet resultater. Ombudsmandens sprog har naturligvis sine rødder i retsvæsenet, universitetsjuraen og den mere juridiske del af statsforvaltningen. Traditionelt er dette sprog bl.a. karakteriseret ved konsekvent brug af tungere, ældre og/eller sjældnere varianter blandt de synonymer sproget stiller til rådighed. For mange af os er det en personlig glæde at bruge disse udtryk og dermed bidrage til at holde dem i live. Nødtvungent må man imidlertid erkende at det er til knap så megen glæde for modtageren, for hvem disse smukke men ikke så fortrolige ord nemt bliver til snublestene i tilegnelsen af brevets indhold. I sprogmanualen indgår der derfor lister med forslag til mere dagligdags varianter som f.eks.:

afholde -> holde

angående -> om

bemeldte -> nævnte

erlægge -> betale

forefindes -> er

følgelig -> derfor/altså

et fåtal -> få

indeværende -> dette

indtræffe -> ske

ligeledes -> også

påklage -> klage

skrivelse -> brev

vedblivende -> stadig.

Der er ikke tale om "forbudte" ord, men om ord man bør stoppe op ved og se, om der ikke findes et mere naturligt udtryk. Samtidig er det jo fuldt ud legitimt at benytte dem som nødvendige varianter for at undgå den stereotype gentagelse af det mere dagligdags udtryk. Men de skal anvendes med sparsomhed og omtanke.

Ombudsmandsembedet råder ligesom andre myndigheder over et stort arsenal af standardbreve og -fraser. De er både en arbejdsmæssig nødvendighed og i mange henseender særdeles hensigtsmæssige. Som nævnt har alle medarbejdere været involveret i forbedring af standarderne eller paradigmerne. Enhver investering i netop disse skriftstykker giver jo et vældigt afkast, eftersom de bruges i hundredevis af gange. Et par eksempler på "før" og "efter" inden for denne gruppe skal gives.

1. Brev til klageren om eventuel kontradiktion:

A.

"I tilslutning til mine skrivelser af 20. december 1993 og 2. februar 1994 vedrørende Deres klage over Civilretsdirektoratets afgørelse af 10. december 1993, hvorved direktoratet stadfæstede Nordjyllands Amts afgørelse af 18. september 1993 om ikke at nedsætte det fastsatte bidrag til Deres tidligere hustru, vedlægger jeg kopi af skrivelser af 10. marts 1994 og 24. marts 1994 fra henholdsvis Nordjyllands Amt og Civilretsdirektoratet vedrørende Deres klage. Hvis udtalelserne giver Dem anledning til at fremsætte yderligere bemærkninger, bedes De sende mig disse senest fire uger efter modtagelsen af denne skrivelse. Såfremt jeg ikke hører fra Dem, vil jeg søge at færdigbehandle sagen på det nu foreliggende grundlag" (tidligere version).

B. "Vedrørende Deres klage over Civilretsdirektoratets afgørelse af 10. december 1993.

Jeg sender Dem kopi af breve af 10.marts og 24. marts 1993 fra henholdsvis Nordjyllands Amt og Civilretsdirektoratet. Hvis udtalelserne giver Dem anledning til bemærkninger, beder jeg Dem sende mig dem inden fire uger. Hører jeg ikke fra Dem, vil jeg søge at behandle sagen på det foreliggende grundlag" (nuværende version).

2. Uddrag af brev med forklaring om, hvorfor Ombudsmanden ikke foretager en nærmere undersøgelse vedrørende afslag på en asylanmodning der er blevet anset for "åbenbart grundløs":

A.

"Det er i bemærkningerne til lovforslaget forudsat som en særlig retsgaranti, at Direktoratet for Udlændinge ikke træffer bestemmelse om, at sagen ikke kan indbringes for Flygtningenævnet, hvis Dansk Flygtningehjælp finder det uforsvarligt og således ikke er enig i, at ansøgningen er åbenbart grundløs. Efter min behandling af et større antal sager her ved embedet vedrørende afslag på asyl i medfør af bestemmelsen i udlændingelovens § 7, jf. § 53 a, stk. 3, har jeg måttet konstatere, at en nærmere undersøgelse i disse tilfælde i almindelighed ikke vil tjene noget formål. Baggrunden herfor er, at jeg efter de regler, der gælder for min virksomhed, ikke kan kritisere en afgørelse efter udlændingelovens § 7, jf. § 53 a, stk. 3, medmindre der i forbindelse med den trufne afgørelse foreligger ganske særlige omstændigheder (herunder forvaltningsprocessuelle mangler) ... På denne baggrund finder jeg indtil videre at burde afstå fra at behandle klager vedrørende afslag på ansøgning om asyl i medfør af udlændingelovens § 7, jf. § 53 a, stk. 3, medmindre der i klagen anføres sådanne særlige omstændigheder, som sandsynliggør, at jeg vil kunne foretage noget i relation til den afgørelse, der er truffet af Direktoratet for Udlændinge. Da jeg efter en gennemgang af Deres klage og af de akter, jeg har modtaget fra Indenrigsministeriet (der tillige omfatter det sagsmateriale, der har ligget til grund for den afgørelse, der er truffet af Direktoratet for Udlændinge), ikke finder, at dette er tilfældet i den foreliggende sag, finder jeg ikke grundlag for at iværksætte en nærmere undersøgelse i anledning af klagen over direktoratets afgørelse" (tidligere version).

B. 

"Efter min gennemgang af Deres klage (og de akter jeg har modtaget fra Indenrigsministeriet) mener jeg ikke der er udsigt til at en egentlig Ombudsmandsundersøgelse vil tjene noget formål. Jeg foretager mig derfor ikke mere i sagen, jf. Ombudsmandslovens § 6, stk. 4 (citeres).

Baggrunden herfor er i korte træk følgende: Udlændingeloven fastsætter som en særlig retsgaranti i disse sager at Direktoratet for Udlændinge kun kan afskære klagemuligheden til Flygtningenævnet hvis Dansk Flygtningehjælp er enig i at ansøgningen er åbenbart grundløs. Jeg har behandlet et større antal af disse sager, og jeg har måttet konstatere at en nærmere undersøgelse i almindelighed ikke tjener noget formål. Efter min gennemgang af oplysningerne i Deres sag mener jeg ikke der er særlige omstændigheder som kan sandsynliggøre at jeg vil kunne foretage mig noget i relation til direktoratets afgørelse". (nuværende version).

Et sidste eksempel på konkrete resultater af projektet er embedets informationsfolder som uddeles efter behov og ofte vedlægges til klagere der modtager en afvisning eller bliver bedt om at præcisere deres klage. Mod afslutningen af forløbet blev der udarbejdet en helt ny version af folderen, som derefter blev gennemgået af en personalegruppe og af sprogkonsulenten.

Ombudsmandsembedet har omkring 45 medarbejdere, hvoraf ca. halvdelen er jurister; også nogle af kontormedarbejderne udfører sagsbehandling. Selv om man som gode medarbejdere tilpasser sig arbejdspladsens sprogbrug og skrivestil, er sproget dog stadig et personligt præget arbejdsredskab. Efter nogle år ved embedet ville jeg turde påtage mig at identificere ophavsmanden til en given skrivelse med næsten et fingeraftryks sikkerhed, også inden for den fælles ramme som alle medarbejdere tilpasser sig.

At forsøge at opnå en fuldstændig uniformitet i sprogbrugen ville efter min opfattelse være omsonst og overflødigt, og dertil urimeligt over for medarbejderkredsen. Dette til trods for at hovedparten af alle udgående skrivelser underskrives af én person, Ombudsmanden. Er et brev sprogligt korrekt og let forståeligt, bør man som udgangspunkt underskrive det, uanset om man personligt ville have valgt andre vendinger og udtryk. Men naturligvis er der en vis ramme som ikke bør overskrides, især ikke ved et embede der udtrykkeligt er tænkt at skulle fremtræde som et personligt præget embede. Også denne problemstilling og dens balance har været drøftet og belyst i forbindelse med sprogprojektet. Hvor balancen går, kan ikke formuleres i regler. Hvornår grænsen overskrides, således at embedet - og det vil sige Ombudsmanden - mister sin sproglige identitet over for omverdenen, må til syvende og sidst bero på Ombudsmandens egen fornemmelse. Men opfordrer man sine medarbejdere til at være meget adressat-vendte i deres sprogbrug, må man formentlig også være parat til i nogen måde at give noget køb på den sproglige ensartethed.

Variationen i medarbejderskarens personlige sprogvaner og holdninger gør samtidig en sådan omstillingsproces som her er beskrevet, til en noget forskellig oplevelse for den enkelte medarbejder. For nogle har den rummet befriende elementer; en adgang til i højere grad at bruge sit "eget" sprog. For andre har den været præget af slidsomme opbrud med professionelle sprogvaner og -idealer. Og for nogle har der været tale om en betydelig vilje til at forsøge, men samtidig hæmmet af en vis frygtsomhed for hvad den juridiske omverden mon dog vil tænke; hvis man f.eks. sender kopi til en myndighed af et brev med enhedskommatering, vil de mon så tænke at nu kan de ikke engang sætte korrekte kommaer ovre hos Ombudsmanden.

Selv hører jeg vist nærmest til den sidste gruppe; for så vidt fuld af vilje til - omend med et vist vemod - at lade personlig og professionel sprogæstetik vige til fordel for forståeligheds-kravet. Men samtidig bekymret for hvor langt man dog kan gå, før sproget nærmer sig det poppede og dermed undergraver den lødighed som jo også bør være en umistelig del af ombudsmandsembedets profil. Ikke mindst i denne sammenhæng har det været en nødvendighed at tilkalde bistand udefra. En fagligt højt og ubestrideligt kvalificeret sprogkonsulent kan ikke alene give forslag, retningslinier og helt konkrete anvisninger, men kan også - hvad der altså for nogle af os er lige så vigtigt - legitimere en sprogomstilling bort fra den traditionelle. Være med til at vise at grænserne for lødigt og acceptabelt embedssprog faktisk er noget videre, end vi havde været vant til at tro.

Lad mig til slut minde om at denne artikel jo kun har beskæftiget sig med den ene af de i indledningen nævnte grundforudsætninger for at Ombudsmanden kan opfylde sin essentielle funktion i forhold til borgerne. Den anden forudsætning, for hvilken Ombudsmanden ligeledes selv bærer det fulde ansvar, er den indholdsmæssige korrekthed af de breve der udgår fra embedet.

At beskæftige sig intensivt med form-problemer kan rumme en vis risiko for at de kommer til at overskygge det helt grundlæggende: indholdet. Dette er i alle forhold forkert; og ved et offentligt embede ville det være fatalt. Men når denne elementære kendsgerning er slået fast, må det også understreges at selv et nok så godt og lødigt indhold ikke har megen brugsværdi hvis det ikke formidles i en hensigtsmæssig form. Og juraen har nu engang kun én formkategori, kun ét instrument: sproget.

Uden i øvrigt at ville sammenligne de to verdener, der så vist har meget lidt til fælles, er det på dette punkt med juraen som med musikken. Selv den mest elegante og klangskønne udførelse kan aldrig bevæge tilhørerne hvis det udførte værk er overfladisk og tyndbenet. Men omvendt kan heller ikke den mest gennemarbejdede og smukt udtænkte komposition nå sit mål hvis udførelsen forbliver klichéagtig og stivbenet.

[1]  Folketingets Ombudsmands beretning 1988, s. 100 ff.
[2]  Peter Blume, Nordisk Administrativt Tidsskrift 1992, s. 256 ff.