En avis klagede over Udenrigsministeriets afslag på en ansøgning om aktindsigt i en række dokumenter vedrørende en serbisk advokat. Udenrigsministeriet afslog ansøgningen under henvisning til offentlighedslovens § 7, stk. 1, nr. 1 og 2, samt § 13, stk. 1, nr. 2, 3 og 6.

Ombudsmanden henviste til en anden sag hvor han havde udtalt at offentlighedslovens § 7, stk. 1, nr. 2, (interne dokumenter) ikke kunne benyttes som grundlag for at afslå aktindsigt i indberetninger fra ambassader til Udenrigsministeriet da ambassader ikke kunne betragtes som selvstændige myndigheder i forhold til Udenrigsministeriets departement, jf. Folketingets Ombudsmands beretning for året 1996, s. 000. Herefter mente ombudsmanden at den del af ministeriets afgørelse der byggede på offentlighedslovens § 7, stk. 1, nr. 1 og 2, måtte anses for at være truffet efter en urigtig retsopfattelse. Ombudsmanden henstillede til Udenrigsministeriet at genoptage denne del af sagen til fornyet behandling.

Ministeriet havde tilbageholdt nogle dokumenter med henvisning til at oplysningerne heri var fremkommet "i tillid til den folkeretlige kutyme for diplomaters virke om diskretion". Dette hensyn anså ombudsmanden for beskyttet i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 2, og mente derfor ikke der var grundlag for at kritisere ministeriet i forbindelse med denne del af klagen. (J.nr. 1995-567-401).

En avis klagede på vegne af en journalist over Udenrigsministeriets afslag på en ansøgning om aktindsigt i en indberetning fra ambassaden i Beograd. Udenrigsministeriet begrundede afslaget med at korrespondance mellem ministeriet og dets repræsentationer i udlandet måtte betragtes som interne arbejdsdokumenter.

Efter ombudsmandens opfattelse måtte repræsentationerne i Udenrigstjenesten betragtes som selvstændige forvaltningsmyndigheder, hvorfor indberetninger ikke kunne undtages fra aktindsigt under henvisning til offentlighedslovens § 7, stk. 1, nr. 2 ("interne arbejdsdokumenter").

På baggrund af denne opfattelse henstillede ombudsmanden til Udenrigsministeriet at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse, men da sagen frembød retlig tvivl, fandt ombudsmanden ikke at burde tilkendegive sin opfattelse i form af en kritik. (J.nr. 1995-1519-401).

En journalist klagede til ombudsmanden over Udenrigsministeriets afslag på aktindsigt i korrespondancen mellem ministeriet og et rederi i forbindelse med at et af rederiets skibe blev holdt tilbage i en kinesisk havn.

Ministeriets afslag blev givet med henvisning til offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 1 og 2, og stk. 2, og § 13, stk. 1, nr. 6, og stk. 2. I afslaget skrev ministeriet bl.a. at man ikke mente der var grundlag for at tilsidesætte rederiets advokats vurdering og opfordring til at afslå aktindsigt. Ministeriet henviste endvidere til at der i sager hvor udenrigstjenesten yder bistand til danskere i nød i udlandet, påhviler udenrigstjenesten en diskretionspligt der svarer til den tavshedspligt der påhviler præster, læger og advokater.

Ombudsmanden udtalte at ministeriet i afgørelsen burde have præciseret at ministeriet selv havde foretaget den konkrete vurdering af om betingelserne for anvendelse af offentlighedslovens § 12 var til stede.

Ombudsmanden udtalte desuden at ministeriet efter ombudsmandens opfattelse ikke havde grundlag for at undtage dokumenterne fra aktindsigt under hensyn til at udenrigstjenestens personale er undergivet en særlig tavsheds- eller diskretionspligt. Endvidere var det heller ikke ud fra et almindeligt hensyn til diskretion og beskyttelse af de personer og virksomheder der henvender sig til udenrigstjenesten, foreneligt med offentlighedsloven § 13, stk. 1, nr. 6, at fastsætte en generel regel hvorefter oplysninger kan undtages fra aktindsigt.

På den baggrund henstillede ombudsmanden til Udenrigsministeriet at genoptage behandlingen af begæringen. (J.nr. 1997-1319-401).

Et forlag klagede over at Udenrigsministeriet havde afslået at hjælpe forlaget med ajourføringen af en eksporthåndbog. Forlaget og Udenrigsministeriet havde tidligere igennem 60 år samarbejdet om udgivelsen af håndbogen, men Udenrigsministeriet havde opsagt aftalen og samarbejdede nu med et andet forlag.

Ombudsmanden fandt ikke grundlag for at kritisere Udenrigsministeriets afslag. Han kunne dog ikke tilslutte sig Udenrigsministeriets opfattelse af at bl.a. ministeriets publikationsvirksomhed ikke var omfattet af almindelige forvaltningsretlige regler. Ombudsmanden fastslog at en forvaltningsmyndighed også på områder der er præget af mere kommercielle overvejelser, skal overholde såvel de særlige regler der gælder for det pågældende område, som visse almindelige forvaltningsretlige krav. (J. nr. 1994-1321-45).

Udenrigsministeriet havde i flere tilfælde bedt en mor og en søster til en periodisk psykisk syg mand om at betale for hjemsendelse af ham fra udlandet. Den tredje gang nægtede moren og søsteren at betale, hvorefter Udenrigsministeriet – ifølge en aftale fra 1994 med Sygesikringens Forhandlingsudvalg om hjælp til nødstedte psykisk syge – fik udvalget til at betale udgifterne.

  Søsteren klagede på vegne af moren til ombudsmanden over at Udenrigsministeriet under telefonsamtaler havde presset dem til at betale selv om de ikke var juridisk forpligtet hertil. Hun klagede endvidere over at ministeriet ikke havde orienteret dem om muligheden for dækning via Sygesikringens Forhandlingsudvalg.

  Ombudsmanden mente at det var meget beklageligt at Udenrigsministeriet ikke havde taget notat over de førte telefonsamtaler. Det var således ikke muligt ud fra sagens akter at konstatere hvor mange samtaler der er tale om, hvornår samtalerne nøjagtigt fandt sted, og hvad der var blevet sagt under samtalerne. Ombudsmanden lagde bl.a. vægt på sagens alvorlige karakter samt på at notater i sagen ville have kunnet dokumentere ministeriets sagsbehandlingsskridt og eventuelt have medvirket til at der ikke kunne rejses tvivl om hvad ministeriet havde sagt under samtalerne.

  Ombudsmanden kritiserede endvidere at Udenrigsministeriet ikke havde orienteret moren/søsteren om aftalen med Sygesikringens Forhandlingsudvalg. Da moren ikke havde nogen juridisk forpligtelse til at dække udgifter for sin voksne søn, havde det været rimeligt og mest korrekt hvis ministeriet havde orienteret om aftalen samtidig med anmodningen om betaling. Moren (og søsteren) ville dermed have haft et mere fuldstændigt grundlag hvorpå moren kunne beslutte om hun trods aftalen skulle bistå sin søn økonomisk med hjemsendelse mv.

  (J.nr. 2005-2583-450).