En borger klagede over myndighedernes afslag på at lade ham optage møder mellem myndighederne og ham på diktafon/båndoptager.

Efter ombudsmandens opfattelse er der ikke noget til hinder for at en myndighed accepterer at en borger optager møder mellem borgeren og myndigheden.

Med udgangspunkt i princippet om at offentlige myndigheder selv sætter rammerne for de møder som myndigheden holder, udtalte ombudsmanden imidlertid at en borger ikke har krav på at optage sine møder med forvaltningen. Eventuelle begrænsninger i borgerens mulighed for at optage et møde skal fastsættes på et sagligt grundlag.

Der kan dog være situationer hvor det under hensyn til f.eks. borgerens personlige forhold vil være bedst stemmende med god forvaltningsskik at lade borgeren optage samtaler med myndigheden. Der kan f.eks. være tale om at borgeren på grund af personlige forhold ikke i tilstrækkeligt omfang vil kunne forstå eller fastholde sagsgangen eller sagens indhold uden mulighed for at afholde og optage samtaler med myndigheden. Der bør ved afslag på at lade en borger foretage lydoptagelser foretages en konkret vurdering i forhold til borgerens personlige forhold.

Ombudsmanden udtalte at det var beklageligt at det ikke udtrykkeligt fremgik af kommunens afslag om kommunen havde foretaget en konkret vurdering af borgerens behov for at kunne foretage lydoptagelser.

(J.nr. 2004-2801-009)

En borger klagede over at den tidligere kasserer i et ældreråd fortsatte som konsulent efter at han var flyttet til en anden kommune. Endvidere klagede borgeren over at ældrerådet lod samtlige stedfortrædere deltage i ældrerådets møder.

Ombudsmanden udtalte i anledning af sagen at det er almindeligt antaget i den forvaltningsretlige litteratur at offentligheden som udgangspunkt ikke har ret til at overvære forvaltningens møder. Et ældreråd er en selvstændig forvaltningsmyndighed. Ombudsmanden mente ikke at der var grundlag for at fravige udgangspunktet i den konkrete sag idet hensynet til den interne beslutningsproces talte for at drøftelserne skulle finde sted på lukkede møder. Ombudsmanden udtalte herefter at et ældreråd ikke har mulighed for at træffe beslutning om at afholde sine egentlige møder som åbne møder. Det er kun ældrerådets medlemmer (eventuelt suppleret med sekretariatspersonale) der kan deltage i møderne. Ombudsmanden mente derfor det var forkert at lade suppleanter deltage i ældrerådets møder. Bestemmelsen om stedfortræderes mødedeltagelse i ældrerådets forretningsorden var af samme grund ukorrekt.

Da spørgsmålet om hvorvidt et ældreråd kan beslutte at møderne skal overværes af suppleanter mv. eller afholdes som åbne møder må anses for tvivlsomt, valgte ombudsmanden imidlertid ikke at udtale sin opfattelse i form af kritik. (J.nr. 1999-0190-009).