FOB nr 89.175

I 1987 nedsatte statsministeren et departementschefsudvalg ("Brundtland-udvalget") og to underudvalg (også bestående af embedsmænd) til at udarbejde en handlingsplan til opfølgning af Brundtland-rapporten og FN's såkaldte Miljøperspektiv frem til år 2000. I november 1988 forelå et udkast til en redegørelse for regeringens handlingsplan.

En journalist bad Statsministeriet om aktindsigt i de dokumenter vedrørende Brundtland-udvalgets arbejde, der var udarbejdet af forskellige ministerier til brug for de to underudvalgs arbejde. Ministeriet afslog med henvisning til offentlighedslovens § 7, § 10, nr. 1 og § 10, nr. 4.

Ombudsmanden udtalte, at de tre nedsatte embedsmandsudvalg måtte betragtes som en selvstændig myndighed med en emne- og tidsmæssigt begrænset opgave. De breve, der blev udvekslet mellem Brundtland-udvalget og andre myndigheder måtte anses for eksterne og således ikke undtaget fra aktindsigt i medfør af bestemmelsen i offentlighedslovens § 7 om internt arbejdsmateriale.

Da de personer, der var knyttet til Brundtland-udvalget, også havde ansættelse hos nogle af de ministerier og styrelser, som udvalget brevvekslede med, forelå der et særligt problem med hensyn til, hvilke dokumenter der var henholdsvis eksterne og interne. Afgørende i denne henseende var efter ombudsmandens mening, om den pågældende medarbejder ved dokumentets udarbejdelse er undergivet instruktion af og ansvar over for ledelsen af den myndighed, hvor medarbejderen normalt er ansat; eller om dokumentet er tilblevet som en del af arbejdet for den særligt oprettede myndighed, alene under instruktion af og ansvar over for denne myndigheds ledelse. Ombudsmanden pegede på, at der ofte kan være grund til at træffe rent praktiske foranstaltninger til klargørelse af sådanne forhold.

Offentlighedslovens § 10, nr. 4, måtte efter ombudsmandens opfattelse forstås således, at den først og fremmest tager sigte på de relativt sjældne tilfælde, hvor det i lovgivningen er bestemt eller forudsat, at sekretariatsfunktionerne for en myndighed varetages af en anden myndighed. Skal man ud over disse lovbestemte tilfælde anerkende, at en myndighed fungerer som sekretariat for en anden myndighed (hovedmyndigheden), forudsætter det, at sekretariatsmyndighedens funktioner faktisk har karakter af sekretariatsvirksomhed, og at hovedmyndigheden har mulighed for gennem instruktion og tilsyn mv. at styre sekretariatsarbejdet.

Ombudsmanden fandt det betænkeligt at anerkende, at offentlighedslovens § 10 nr. 1, benyttes på dokumenter, som ikke er udarbejdet direkte med henblik på møder mellem ministre, men i første række er tilvejebragt til brug for en ren embedsmandsmæssig bearbejdning.

Det fremgik ikke, i hvilken udstrækning de ovenfor anførte synspunkter havde været anvendt ved Statsministeriets stillingtagen til anmodningen om aktindsigt. I lyset af problemstillingens karakter formulerede ombudsmanden ikke sin opfattelse som en kritik af den konkrete sagsbehandling, men tog i stedet skridt til, at den gennemgang af problemstillingen og de vurderinger, der er indeholdt i hans udtalelse, formidles til den øvrige del af centraladministrationen med henblik på fremtidige tilfælde. (J.nr. 1988-1779-49).