FOB 2018-19
Ombudsmanden erfarede på baggrund af konkrete klagesager om aktindsigt efter offentlighedsloven, at nogle myndigheder af ressourcemæssige grunde behandlede flere aktindsigtsanmodninger om det samme emne samlet.
Myndighedernes praksis bestod i, at de ”puljede” en række mere eller mindre enslydende aktindsigtsanmodninger om et bestemt emne, som var indkommet over en vis periode, og med udgangspunkt i den bredest formulerede anmodning udleverede det samme materiale samtidig til de aktindsigtssøgende.
Ombudsmanden havde i to konkrete sager kritiseret myndighedernes fremgangsmåde, med henvisning til at det i de pågældende sager stod klart, at det havde forlænget sagsbehandlingstiden – i den ene sag, fordi anmodningen, der vedrørte et enkelt dokument, var blevet puljet med nogle meget omfattende anmodninger.
Ombudsmanden valgte på baggrund af bl.a. disse sager at rejse spørgsmålet om samlet behandling af aktindsigtssager generelt over for Justitsministeriet.
Justitsministeriet tilkendegav over for ombudsmanden, at der efter ministeriets opfattelse ikke er noget til hinder for at behandle flere aktindsigtsanmodninger samlet, men at hensynet til at spare ressourcer bl.a. ikke kan føre til en udskydelse af offentlighedslovens sagsbehandlingsfrister.
Ministeriet kom derudover med nogle generelle bemærkninger om tilrettelæggelsen af sagsbehandlingen ved samlet behandling af aktindsigtsanmodninger. Bl.a. pegede ministeriet på, at sagsbehandlingen i videst muligt omfang skal tilrettelægges sådan, at de mindst omfattende anmodninger kan afsluttes hurtigst muligt, og sådan, at der om muligt løbende tages stilling til delmængder af det samlede materiale.
Ombudsmanden kunne grundlæggende tilslutte sig ministeriets synspunkter og afsluttede sagen med henvisning til ministeriets oplysning om, at ministeriet ville orientere de øvrige ministerier og offentliggøre information om samlet behandling af aktindsigtsanmodninger på Offentlighedsportalen.
Justitsministeriet orienterede herefter de øvrige ministerier og offentliggjorde information på Offentlighedsportalen og i Retsinformation.
(Sag nr. 15/05669)