2015-30 | Resumé

En journalist klagede til ombudsmanden over, at Udenrigsministeriet ved to afgørelser havde givet afslag på aktindsigt i sms-beskeder udvekslet mellem (på tidspunktet for journalistens klage til ombudsmanden) en tidligere udvik­lingsminister og den tidligere formand for en international organisation.

Ved den første afgørelse havde ministeriet henvist til, at ministeriet ikke havde identificeret dokumenter, der var omfattet af anmodningen om aktindsigt. Ved den anden afgørelse havde ministeriet oplyst, at ministeriet havde konstateret, at der på en sag i ministeriet fandtes et internt dokument (en e-mail), der refererede en sms-kontakt mellem de nævnte personer. Ministeriet havde afslået aktindsigt og havde henvist til, at der var tale om et internt dokument omfattet af offentlighedslovens § 23, stk. 1, og at dokumentet ikke indeholdt ekstraheringspligtige oplysninger efter offentlighedslovens § 28, stk. 1. 

Ombudsmanden havde ikke tilstrækkeligt grundlag for at kritisere ministeriets vurdering af, at sms-beskederne på tidspunktet for den første afgørelse ikke var dokumenter omfattet af offentlighedsloven. 

I begrundelsen for afgørelsen burde ministeriet have oplyst, at der faktisk forelå en sms-korrespondance, men at ministeriet havde vurderet, at korrespondancen ikke var omfattet af offentlighedslovens dokumentbegreb. Den begrundelse, som ministeriet havde anført, var egnet til at efterlade den – urigtige – opfattelse hos journalisten, at der slet ikke forelå en sms-korrespon­dance. 

Ministeriet burde endvidere aktivt have sikret en bevaring af sms-korrespon­dancen i en vis, kortere periode, til journalisten havde haft rimelig lejlighed til f.eks. at klage over ministeriets afgørelse til ombudsmanden. 

For så vidt angår ministeriets anden afgørelse fandt ombudsmanden, at e-mailen ikke havde karakter af ét dokument, men derimod en ”sammenklipning” af 7 forskellige dokumenter (4 sms-beskeder og 3 interne e-mailfrem­sendelser). På tidspunktet for afgørelsen opfyldte sms-beskederne – i den sammenhæng, de da fandtes – betingelserne i offentlighedslovens § 7 om at være dokumenter. 

Ombudsmanden henstillede til ministeriet at genoptage sagen og på ny vurdere spørgsmålet om aktindsigt i de sms-beskeder, der fremgik af e-mailen. 

Ombudsmanden anmodede også ministeriet om at vurdere, i hvilket omfang journalisten måtte have ret til hel eller delvis indsigt i endnu en intern e-mail­tråd, som ministeriet havde fundet frem til under ombudsmandens behandling af sagen, og som omfattede en yderligere del af sms-korrespondancen mellem de nævnte personer. 

Udenrigsministeriet traf herefter en ny afgørelse og meddelte aktindsigt i de sms-beskeder, der var omfattet af de to interne e-mails. 

(Sag nr. 14/03932)