2011 5-1

En indsat bad Direktoratet for Kriminalforsorgen om at få aktindsigt i sin sag om udgang. Direktoratet afslog at give aktindsigt i de interne arbejdsdokumenter i sagen med henvisning til § 12 i forvaltningsloven. Direktoratet oplyste efterfølgende at det havde undtaget en række ”uformelle e-mail” som under behandlingen af sagen var blevet udvekslet mellem direktoratet og statsfængslet hvor den indsatte afsonede. Direktoratet begrundede dette med at oplysningerne i ”de uformelle e-mail” ikke ville have været omfattet af notatpligten hvis oplysningerne var modtaget telefonisk.

Principielt omfatter en parts ret til aktindsigt samtlige dokumenter i sagen medmindre en af undtagelserne i forvaltningslovens §§ 12-15 finder anvendelse. Derfor mente ombudsmanden at det afgørende måtte være at finde ud af om de uformelle e-mail kunne betragtes som dokumenter.

Ombudsmanden udtalte at spørgsmålet om hvorvidt det kan antages at en e-mail kan betragtes som et dokument, må afgøres efter en konkret vurdering af navnlig indholdet af den pågældende e-mail, men at det næppe alene kan være afgørende om e-mailen indeholder oplysninger som er omfattet af notatpligten (efter offentlighedslovens § 6).

Ombudsmanden mente ikke der var grundlag for at kritisere direktoratets opfattelse. Men han mente at der var nogle af ”de uformelle e-mail” som det var tvivlsomt ikke at betragte som dokumenter. Derfor henstillede han at direktoratet for så vidt angik disse e-mail igen overvejede spørgsmålet om aktindsigt – og dermed også spørgsmålet om hvorvidt de kunne betragtes som dokumenter.

Ombudsmanden mente i øvrigt ikke der var grundlag for at kritisere at direktoratet havde undtaget interne arbejdsdokumenter fra aktindsigt efter forvaltningslovens § 12. Dog kritiserede han at direktoratets afgørelse ikke indeholdt en fyldestgørende begrundelse.

(J.nr. 2010-0392-6012)