FOB 2011 4-2
En forældrerepræsentant i en skolebestyrelse klagede til ombudsmanden over et afslag på aktindsigt i 3 notater. Notaterne var skrevet af 3 ansatte på skolen og vedrørte nogle hændelser mellem de ansatte og forældrerepræsentanten. De ansatte havde givet notaterne til skolelederen, der havde læst notaterne op på et skolebestyrelsesmøde som forældrerepræsentanten også deltog i. Forældrerepræsentanten bad efterfølgende om aktindsigt i de 3 notater. Det afslog kommunen og statsforvaltningen, tilsynet. Kommunen mente at notaterne var interne i offentlighedslovens forstand, og at der ikke var pligt til at udlevere oplysninger i notaterne. Statsforvaltningen mente at notaterne slet ikke var omfattet af offentlighedsloven.
Ombudsmanden udtalte at notaterne var omfattet af offentlighedsloven, og at statsforvaltningens retsopfattelse var åbenbart urigtig. Ombudsmanden mente også at de 3 notater havde været undergivet administrativ sagsbehandling, jf. offentlighedslovens § 4, stk. 1, 1. pkt., hvilket er en forudsætning for at der overhovedet kan være adgang til aktindsigt efter offentlighedsloven.
Ombudsmanden konstaterede at notaterne ikke indeholdt nogen vurderinger fra de ansattes side, men kun oplysninger om faktiske omstændigheder vedrørende de 3 hændelser. Uanset notaternes eventuelle interne karakter var der derfor ret til aktindsigt i notaterne efter offentlighedslovens § 11, stk. 1, om ekstraheringspligt. Herefter mente ombudsmanden ikke det var nødvendigt at undersøge om notaterne måtte have mistet deres interne karakter ved oplæs-ningen.
Ombudsmanden henstillede at statsforvaltningen genoptog behandlingen af sagen.
(J.nr. 2009-2870-701)