2011 12-1

Ombudsmanden rejste en sag af egen drift over for Videnskabsministeriet om studerendes og ansøgeres mulighed for at lade sig repræsentere af andre – sådan som de har ret til efter forvaltningslovens § 8 – når de kommunikerer med universiteterne. 

Baggrunden for ombudsmandens undersøgelse var en bekendtgørelse der giver universiteterne mulighed for at beslutte at al kommunikation mellem universitetet og studerende og mellem universitetet og ansøgere til universitetets uddannelser helt eller delvist for den enkelte uddannelse skal foregå elektronisk. 

Videnskabsministeriet var enig med ombudsmanden i at studerende og ansøgere skal have mulighed for at lade sig repræsentere af andre i deres kommunikation med universiteterne. Det kan ske ved at universitetet udformer it-systemet så det er muligt for andre at bruge det på vegne af den studerende eller ansøgeren. Det kan også ske ved at universitetet som et led i sin beslutning om at indføre pligtmæssig elektronisk kommunikation indfører mulighed for at blive undtaget hvis man som studerende eller ansøger ønsker at lade sig repræsentere af andre.

Videnskabsministeriet oplyste at ministeriet ville justere bekendtgørelsen for at sikre at forvaltningslovens regler om partsrepræsentation bliver overholdt. 

Ombudsmanden skrev til ministeriet at han gik ud fra at it-systemet ville informere den studerende eller ansøgeren om muligheden for at lade sig repræsentere af andre. Hvis systemet ikke gav den mulighed – og den studerende eller ansøgeren derfor kunne undtages fra elektronisk kommunikation – gik ombudsmanden ud fra at den studerende eller ansøgeren ville modtage en tydelig og relevant vejledning om muligheden for at blive fritaget for elektronisk kommunikation.   

(J.nr. 2011-0050-7091)