2010 12-1

Forsknings- og Innovationsstyrelsen og Ministeriet for Videnskab, Teknolog og Udvikling gav en part i en afgørelsessag afslag på aktindsigt i navnene på to forbehandlere. Ombudsmanden rejste på den baggrund af egen drift en sag over for myndighederne. 

Myndighederne anførte bl.a. at forskningsrådene modtager et stort antal ansøgninger, og at det ikke er muligt at samtlige medlemmer af rådet behandler alle sager i detaljer. Derfor vælger rådene ofte at lade hver sag forberede af (normalt to) forbehandlere der er medlemmer af rådet. Forbehandlernes opgave er at forbehandle sagen så grundigt at de på et efterfølgende møde i rådet kan forelægge sagen for rådet til behandling og afgørelse. Forbehandlerne træffer ikke afgørelse i sagerne, men forbereder dem så rådet er i stand til at træffe afgørelse i sagerne. Forbehandlerenes foreløbige vurdering ændres ofte. Navnene på alle de personer som sidder i rådet, er offentligt tilgængelige, og ansøgere er derfor ikke afskåret fra at kunne gøre eventuelle inhabilitetsbetragtninger gældende. 

Ombudsmanden udtalte at der som altovervejende udgangspunkt er pligt til at give aktindsigt i forbehandlernes navne. Hvis navnene kun fremgår af interne dokumenter, mente ombudsmanden at navnene er omfattet af ekstraheringspligten i forvaltningsloven.

Ombudsmanden lagde vægt på at der i almindelighed ikke er aktindsigt i personalesager, men dog i navnet. At der er aktindsigt i navnet i personalesager, betyder at der også – og så meget desto mere – må være aktindsigt i navnene på de medvirkende i sager der ikke er personalesager. Han lagde også vægt på at forbehandlerne i forhold til rådets øvrige medlemmer har en særlig funktion idet de netop – og i modsætning til de øvrige medlemmer – har til opgave at forbehandle sagen.

Ombudsmanden henstillede herefter til ministeriet at genoptage sagerne om aktindsigt i forbehandlernes navne og træffe en ny afgørelse på baggrund af ombudsmandens opfattelse.
(J.nr. 2008-3586-701).