FOB nr 04.452

Gennem omtale i pressen blev ombudsmanden opmærksom på at Statsministeriet havde givet en bestemt avis aktindsigt i en tale som statsministeren skulle holde om EU. Avisen ville bringe talen som kronik samme dag som talen skulle holdes. Dagen før viste andre medier, bl.a. en anden avis, interesse for taledokumentet. Avisen bad om aftenen Statsministeriets pressechef om også at få aktindsigt i taledokumentet, men fik afslag med den begrundelse at den første avis allerede havde fået aktindsigt. Ombudsmanden tog sagen op af egen drift.

Ombudsmanden udtalte at en myndigheds interesse i at sikre at visse budskaber formidles på den mest effektive måde og opnår optimal gennemslagskraft ved at lade dem lancere som solohistorier, ikke i sig selv kan frakendes saglighed. Men dette hensyn kan ikke tillægges en så afgørende vægt over for det lovfæstede offentlighedsprincip og den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning at det i almindelighed vil kunne begrunde tilbageholdelse eller forsinket indsigt til andre.

Ombudsmanden udtalte at taledokumentet ved udlevering til den første avis mistede sin interne karakter, og at Statsministeriet herefter ikke kunne afslå at udlevere det til andre på grundlag af offentlighedslovens bestemmelser om interne dokumenter.

Da Statsministeriet samme dag som udleveringen af taledokumentet til den første avis fandt sted, var i kontakt med en række medier vedrørende talen, burde ministeriet efter ombudsmandens mening på eget initiativ have tilbudt disse medier indsigt i de samme oplysninger som den første avis havde fået.

Ombudsmanden udtalte desuden at en forvaltningsmyndighed, hvis den giver en journalist eller andre indsigt i et eller flere dokumenter og/eller afgiver oplysninger og denne ekspedition ikke fremgår af sagen, skal tage notat om det. Af notatet skal fremgå hvilke dokumenter eller oplysninger der er udleveret, til hvem eller under hvilke omstændigheder de er udleveret, tidspunktet for udleveringen og eventuelle vilkår eller klausuler der er aftalt eller forudsat ved udleveringen. Ved udlevering af dokumenter eller oplysninger som en myndighed afgiver som led i en solohistorie, vil det efter ombudsmandens opfattelse være ønskeligt at myndigheden i notatet yderligere angiver den eller de interesser som myndigheden har tillagt betydning ved beslutningen om udlevering. (J.nr. 2003-0322-401).