Aktindsigt. Benægtelse af dokumenters eksistens

FOB nr 01.598

En kommune afskedigede en skoleleder, og Danmarks Lærerforening bad kommunen om aktindsigt i samtlige akter. Kommunen sendte nogle dokumenter til foreningen og oplyste også efter at foreningen havde gentaget sin aktindsigtsanmodning at der ikke var yderligere materiale i sagen, og altså heller ikke interne notater.

Skolelederen bad bl.a. om aktindsigt i et bestemt notat om kommunens telefoniske kontakt til Kommunernes Landsforening om sagen. Kommunen oplyste at der ikke var notater i sagen ud over de notater skolelederen allerede havde fået aktindsigt i. Da skolelederen præciserede sin aktindsigtsanmodning yderligere, oplyste kommunen at der fandtes et notat om kontakt til Kommunernes Landsforening, men at det på intet tidspunkt havde været en del af sagen. Kommunen afslog at give aktindsigt i notatet.

I forbindelse med behandlingen af en klage over afskedigelsen blev ombudsmanden opmærksom på at kommunen i forbindelse med aktindsigtsbegæringerne måske havde fortiet eller benægtet eksistensen af dokumenter i sagen. Ombudsmanden optog dette spørgsmål til behandling af egen drift.

Ombudsmanden anså det for utvivlsomt at to notater i sagen med samme dato, herunder bl.a. det notat som skolelederen havde bedt om aktindsigt i, hørte til blandt akterne i afskedigelsessagen,. Det var ombudsmandens opfattelse at Danmarks Lærerforenings aktindsigtsanmodning utvivlsomt omfattede begge notater, og at skolelederens aktindsigtsanmodning i hvert fald omfattede det ene notat.

Ombudsmanden udtalte at kommunen ikke alene havde haft pligt til at omtale dokumenternes eksistens i sine svar til lærerforeningen og skolelederen, men også havde haft en pligt til at ledsage sine skriftlige svar af begrundelserne for afslagene på indsigt i dokumenterne. Ombudsmanden mente at de manglende begrundelser i sig selv var kritisable, men udtalte desuden at kommunens manglende omtale af eksistensen af de to dokumenter i besvarelserne af lærerforeningens og skolelederens gentagne anmodninger om aktindsigt var overordentlig kritisabel. Endelig mente ombudsmanden at kommunens svar til skolelederen at der ikke fandtes yderligere notater i sagen var udtryk for en klart utilstedelig fortielse og benægtelse af eksistensen af det notat som han havde bedt om aktindsigt i.

Da der var begået fejl af større betydning i sagen, fandt ombudsmanden anledning til at underrette vedkommende kommunalbestyrelse og Folketingets Retsudvalg. (J.nr. 2000-0433-401).