Henvisning til ombudsmandens sager éntydig identifikation

I forhold til ombudsmandsudtalelser, som ikke er offentliggjort (utrykte ombudsmandsudtalelser) bør der henvises til f.eks. ”Folketingets Ombudsmands sag j.nr. …”, ”ombudsmandens udtalelse, j.nr. …” eller lignende. Evt. kan man forkorte til ”FO j.nr. …” – FO er en ofte anvendt forkortelse for Folketingets Ombudsmand. Derimod bør man ikke anvende forkortelsen ”FOB j.nr. …”, idet FOB er den officielle forkortelse for Folketingets Ombudsmands Beretning, smh. nedenfor pkt. 1.2 a).

Ombudsmandens journalnumre (sagsnumre) har i tidens løb været opbygget som følger: 

a) Før 1975: løbenr/år. (f.eks. j.nr. 566/73)

b) 1975 – 2009: årstal – løbenr. – 3-cifret arkivkode (f.eks. j.nr. 2008-0001-810)

c) 2010 – 2011: årstal løbenr. – 4-cifret arkivkode (f.eks. 2011-0001-1016)

d) Fra 2012: årsal/løbnr. (f-.eks. 2012-00005). Løbenumrene er ændret fra 4-cifrede til 5-cifrede (en fremtidssikring, hvis ombudsmanden skulle kunne oprette over 9.999 sager på ét år). Den 4-cifrede arkivkode anvendes stadig internt i vores ESDH-system, men indgår ikke i journalnummeret. Siden 2012 har ombudsmandens breve ikke separat angivet sagens j.nr. I stedet er på brevene angivet et dokumentnr. I følgende format: år/sagsløbenr. – dok.nr. på sagen/sagsbehandlerinitialer. Sagsnummeret indgår således i dokumentnummeret, og f.eks. er ”Dok. nr. 12/00005-32/CLA” dokument nr. 32 på sagsnr. 12/00005 (hvor CLA er sagsbehandler).

I forhold til offentliggjorte (trykte) ombudsmandsudtalelser har der været forskellige henvisningsmåder over årene.

a) Til og med 2008 blev ombudsmandens udtalelser formelt offentliggjort i den trykte årsberetning, Folketingets Ombudsmands Beretning (FOB). Offentliggjorte sager, som er optaget i FOB, henviser man traditionelt til i følgende format: FOB ÅÅÅÅ.SS eller FOB ÅÅÅ, s. SSS, f.eks. FOB 2008.79 eller FOB 2008, s. 79. Det er den første side angående den pågældende sag i den trykte beretning, der henvises til. Hvis man ønsker at henvise særligt til det, som står på en bestemt side/nogle bestemte sider i en beretningssag, må man henvise både til sagens første side i beretningen og til den/de specifikke side(r), i eksemplet f.eks. FOB 2008.79 (s. 87) eller FOB 2008.79 (s. 89f), hvis det særligt relevante findes på side 87 hhv. s. 89-90.

b) Fra og med 2009 er ombudsmandens beretningssager ikke optaget i den trykte beretning. De offentliggjorte sager kan derfor ikke længere identificeres ved hjælp af beretningens år og sidetal. I stedet er sagerne tildelt særlige beretningsnumre (som er forskellige fra journalnumrene).

c) I årene 2009 – 2011 blev beretningssagerne offentliggjort på en cd-rom, som blev indsat bag i den trykte beretning. I disse år har beretningsnumrene følgende syntaks: FOB 2009 9-4 (FOB år-ministerområdenr.-løbenr.).

d) Fra og med 2012 er beretningssagerne kun blevet offentliggjort på ombudsmandens hjemmeside (www.ombudsmanden.dk), og beretningsnumrene har følgende syntaks: FOB 2017-5. Ministerområdenummeret er afskaffet, og beretningsnumrene består herefter blot af år og løbenr.

Retsinformation (jf. i øvrigt nedenfor pkt. 2.3) har af systemtekniske grunde dog valgt en anden navngivning af beretningssagerne.

a) Til og med beretningssager fra 2008 anvendes eksempelvis betegnelsen FOU nr. 2008.79 (FOU er en forkortelse for Folketingets Ombudsmands Udtalelse) i stedet for FOB 2008.79.

b) I årene 2009 – 2011 anvendes eksempelvis betegnelsen FOU 2009.0501 i stedet for FOB 2009.501

c) Fra og med 2012 anvendes eksempelvis betegnelsen FOU 2012.0016 i stedet for FOB 2012-16

Der er ingen forskel på FOB og FOU-henvisningerne – se i øvrigt http://www.ombudsmanden.dk/find/udtalelser/ - men FOB-henvisningen er den formelt korrekte form og bør foretrækkes.

Tilgang til ombudsmandens sager på Internettet

Beretningssagerne til og med FOB 1979 er ikke offentligt tilgængelige i digital form.

Hvis du ønsker en (autentisk) pdf-kopi af en beretningssag fra før 2009, må du indscanne den fra vedkommende årsberetning i bogform. De fleste myndigheder – herunder alle centrale statslige myndigheder – har igennem årene modtaget ét eller flere gratis eksemplarer af den trykte beretning. Hvis du imidlertid ikke har adgang til beretningen i styrelsen, vil du kunne låne den, først og fremmest på Det Administrative Bibliotek (http://dab.dk/).

Beretningssager fra årene 1980 – 1988 findes på ombudsmandens hjemmeside i pdf-format – se http://www.ombudsmanden.dk/find/udtalelser/ og http://www2.ombudsmanden.dk/find?query=&mat_type=Udtalelser&aarstal=&myndighed=&inspektionstype=&inspektionsomraade=&sagsomraade=&forvretemne=&viewmode=grid&start=0.

Eksempelvis findes sagen i FOB 1980, s. 91, ved i søgefeltet at indtaste ”80.91” (citationstegnene skal medtages i søgningen). Pdf-filer i sagerne fra 1980-88 er ikke en affotografering af bogudgaven, men en OCR-scanning af teksten (optisk tegngenkendelse), og formatet (herunder opsætning sideombrydninger) er derfor ikke som i den trykte beretning.

Beretningssager fra årene 1989 og frem er indlagt i Retsinformation – i det særlige Retsinformations-format, som ikke svarer til den originale beretningssag. Opsætningen er forskellig, og der er ingen sideombrydning, og man kan derfor ikke henvise til en side i et retsinformationsdokument. Ombudsmandsudtalelser i Retsinformation kan fremsøges på følgene sider:

https://www.retsinformation.dk/Forms/R0410.aspx (søgning via myndighed)

https://www.retsinformation.dk/Forms/R0410.aspx (søgning via lovregister) og

https://www.retsinformation.dk/Forms/R0850.aspx (udvidet feltsøgning)

Beretningssager fra årene 1989 - 2003 findes også på www.ombudsmanden.dk; på hjemmesiden findes et resumé af sagen og et link direkte til beretningsdokumentet i Retsinformation (se om formatet pkt. 2.3 ovenfor). Søgning foretages som beskrevet ovenfor under pkt. 2.2.

Beretningssagerne fra 2004 - 2008 findes også på www.ombudsmanden.dk; på hjemmesiden findes et resumé af sagen og et link direkte til beretningsdokumentet i Retsinformation (se om formatet pkt. 2.3 ovenfor) samt en udgave af beretningsdokumentet i pdf-format. Siderne i pdf-udgaven svarer ikke til siderne i den trykte beretning, der indeholder den officielle version. Søgning foretages som beskrevet ovenfor under pkt. 2.2.

Fra 2009 og frem findes beretningssagerne ikke i en trykt (bog)udgave. Ud over (direkte) i Retsinformation findes beretningssagerne på www.ombudsmanden.dk; på hjemmesiden findes et resumé af sagen og et link direkte til beretningsdokumentet i Retsinformation (se om formatet pkt. 2.3 ovenfor) samt en udgave af beretningsdokumentet i pdf-format, som fra 2009 og frem er den officielle version. Søgning foretages som beskrevet ovenfor under pkt. 2.2.

Når der ovenfor i pkt. 2.1. – 2.6 tales om ”beretningssager fra” et bestemt år, er der i alle tilfælde tale om det år, hvor sagen er afsluttet med ombudsmandens udtalelse. Det kan være et senere år end det år, hvor sagen er oprettet (oprettelsesåret fremgår af sagens j.nr, jf. ovenfor pkt. 1.1).

Ud over beretningssagerne er der i nyere tid i forbindelse med en nyhed på www.ombudsmanden.dk i enkelte tilfælde offentliggjort breve fra ombudsmanden i sager, som ikke er beretningssager.